Buchungserfassung Lieferantenrechnung

Buchungserfassung Lieferantenrechnung

Rechnungseingang

Siehe auch im Menü Einkauf.

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1. Eingabe der Lieferantennummer

Wenn Ihnen die Lieferantennummer nicht bekannt ist, haben Sie 2 Möglichkeiten: 

2. Eingabe der Buchungsart

Betätigen Sie <Return> um in das Feld "Art" zu gelangen. Die Kennung "R" bezeichnet den Buchungsbeleg als Rechnung.  Um ein "R" darzustellen, können Sie folgende Eingaben machen: R , r oder - oder mit ¿ weiter. Anhand der Kontonummer erkennt das Programm, ob es sich um eine Kunden- oder Lieferantenrechnung handelt.

3. Eingabe der Belegnummer

Mit ENTER gelangen Sie in das Feld "Belegnr." . Tragen Sie hier die Nummer des Eingangsbeleges ein. Das System überprüft, ob diese Belegnummer schon einmal vergeben wurde. Wenn ja, erscheint die Meldung: "OP bereits vorhanden", da eine Belegnummer nur einmal vergeben werden kann. In diesem Fall ist eine andere Belegnummer zu verwenden. 

Bestätigen Sie das leere Feld mit ENTER, erfolgt automatisch eine fortlaufende Belegnummerierung, getrennt für Kunden und Lieferanten.

Das Programm richtet sich nach der zuletzt eingegebenen Belegnummer. 

Zur Eingabe von Zusatzinformationen für diesen Beleg wird mit <F4> - Taste ein Eingabe-Fenster eingeblendet oder durch die Häkchen in Zusatzinfo. 

Siehe auch OP-Erfassen in der Dialogbuchhaltung, Einführung Buchungserfassung

4. Eingabe des Buchungsdatums

Betätigen Sie <RETURN> um in das Feld "Datum" zu gelangen. Geben Sie hier das Belegdatum ein. Das Programm prüft, ob das eingegebene Datum in dem Buchungszeitraum liegt, der am rechten unteren Bildschirmrand angezeigt wird. Falls das Datum außerhalb des Geschäftsjahresbereichs liegt, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie müssen dann das Buchungsdatum so wählen, daß es in diesen Bereich passt. 

Bestätigen Sie das Feld mit <Return> wird automatisch das Buchungsdatum der vorherigen Buchung übernommen.

Geben Sie nur den Tag ein z. B. 20 und gehen mit ¿ weiter, erscheint das vollständige Datum bezogen auf die eingestellte Periode.

5. Eingabe der Zahldaten

Es ist zu empfehlen, über das Kontextmenü (rechte Maustaste) unter dem Punkt 'Einstellungen' (für die Buchungserfassung) - Karteikarte 'Alle Bediener' - die Selektion 'Erfassung von Zusatzinformationen bei Lieferantenrechnungen' zu aktivieren, damit das Programm beim Einbuchen von Lieferantenrechnungen generell in das zusätzliche OP-Erfassungsfenster verzweigt.

Ansonsten erhalten Sie dieses zusätzliche Erfassungsfenster entweder anhand der <F4>-Taste, der Tastenkombination 'Strg + E' oder dem Kontextmenü (OP-Daten Erfassen/Ansehen).

6. Eingabe des Buchungstextes

Falls Sie diese Buchung gesondert dokumentiert haben möchten, können Sie selbst einen Text eintragen. Dieser Text wird danach automatisch in die Gegenbuchung mit übernommen. Sollte es sich um ein Lieferantenkonto "Diverse" handeln, ist es angebracht, den Lieferantennamen zu hinterlegen.

Bestätigen Sie das Feld mit ¿  ohne weitere Eingabe, wird als Text automatisch die Bezeichnung  (bzw. Name) des Gegenkontos eingesetzt. Haben Sie feste Buchungstexte (Sachkonten) hinterlegt, öffnet sich hier automatisch das entsprechende Fenster zur Auswahl des gewünschten Textes.

7. Eingabe der Buchungsseite

Anhand der eingegebenen Kontonummer und der Buchungsart "R" erkennt das  Programm, dass es sich um eine Lieferantenrechnung handelt und schlägt die korrekte Buchungsseite "H" vor.

8. Eingabe des Buchungsbetrags

Hier ist der Brutto-Rechnungsbetrag einzugeben. In der Spalte 'B' wird automatisch das KZ 'B' für Bruttobetrag gesetzt.

Bei Fremdwährungen öffnet sich je nach Währungseintrag im Lieferantenstamm das Währungsumrechnungsfenster automatisch oder kann mit der <F4>-Taste manuell angezeigt werden.

9. Eingabe des Gegenkontos

Hier ist ein Sachkonto (Wareneingangskonto) einzugeben.

Wenn Ihnen die Kontonummer nicht bekannt ist, betätigen Sie die <F4>-Taste, um sich über das Hilfsfenster den Sachkontenrahmen anzeigen zu lassen. Bei Eingabe von Teilen einer Kontonummer setzt das Programm bei dieser Kontenklasse auf und zeigt im Hilfsfenster den Sachkontenplan ab dieser Kontonummer. Mit Hilfe der Cursor-Steuertasten können Sie das benötigte Konto auswählen und mit ENTER in die Buchungsmaske übernehmen. 

10. Abschließen der ersten Buchungszeile

Nach Abschließen des Feldes "G-Kto" mit <RETURN> verbucht das Programm den Buchungsbetrag auf dem Lieferantenkonto. Das Feld 'Skonto' bleibt leer; die Felder 'St.Betrag' und Steuerart 'A' werden übersprungen. Der Cursor steht nun in der nächsten Buchungszeile im Feld "Kontonr".

11. Durchführen der Gegenbuchung

Achten Sie darauf, dass die Automatik eingeschaltet ist. Betätigen Sie ¿, um vom Programm automatisch die Gegenbuchung durchführen zu lassen. Vom Programm wird im Feld 'Kontonr.' das in der ersten Buchungszeile eingegebene Gegenkonto wiederholt.

Ist in den Stammdaten des angesprochenen Aufwandskonto`s ein fester Steuerschlüssel hinterlegt, wird dieser automatisch eingetragen und der dazugehörige Steuersatz aus dem eingegebenen Bruttobetrag herausgerechnet. Der Steuerbetrag wird im Feld 'St.Betrag' angezeigt und vom Programm auf das entsprechende Vorsteuer-Konto gebucht.

Ist in den Stammdaten des Sachkontos kein Steuerschlüssel hinterlegt, bleibt der Cursor im Feld 'St.' stehen und erwartet eine Eingabe.

Nach Bestätigen der Spalte 'St.' mit ¿ ist die Buchung abgeschlossen und wird automatisch an die Buchungsanzeige (obere Tabelle) weitergegeben.

Damit ist die Lieferantenrechnung eingebucht. Der Offene Posten wurde vom Programm automatisch angelegt.

Wie eine Lieferantenrechnung auf mehrere Aufwandskonten aufgeteilt wird, zeigen wir Ihnen unter "Aufteilungsbuchungen".