Anzahlungs-Buchhaltung
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Anzahlungs-Buchhaltung
Die Anzahlungsbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung gliedert sich in zwei Bereiche:
Vorauszahlungen
Anzahlungsforderungen
In beiden Fällen sind die Buchungen mit der Belegart 'A' zu buchen. Die weitere Vorgehensweise unterscheidet sich jedoch.
Vorauszahlungen
Die Vorauszahlungen sind Zahlungsvorgänge, ohne dass eine Rechnung zuvor eingebucht wurde. Der klassische Anwendungsfall hierbei ist die 'Vorkasse' bei Versandgeschäften.
Hierbei wird die Rechnung unmittelbar nach dem Geldeingang erstellt und liegt somit im gleichen Besteuerungszeitraum. Daher ist diese Vorauszahlung nicht gesondert zu versteuern. Die Versteuerung erfolgt daher wie üblich bei der Rechnung.
Bei dieser Vorgehensweise (Zahlung vor der Rechnung) werden zwei OP erzeugt (Anzahlungs-OP und Rechnungs-OP), die miteinander verrechnet werden sollten, damit die OP in der OP-Verwaltung (Erfassungsmodul + Listen) als ausgeglichen gelten. Siehe Kapitel OP-Verrechnung.
Anzahlungsforderungen
Die Anzahlungsforderungen sind Forderungen, die sich auf ein Objekt beziehen, für das die Schlussrechnung erst mit der Fertigstellung des Objektes gestellt wird. Der Schlussrechnungsbetrag ist i. d. R höher als die Anzahlungsforderungen und steht zum Zeitpunkt der Anzahlungsforderung meist noch nicht fest. Der klassische Anwendungsfall hier sind die Abschlagsanforderungen im Baubereich.
Zu einer Schlussrechnung kann es mehrere zeitlich gestaffelte Anzahlungsforderungen geben, die auch per Mahnung eingefordert werden können. Zahlungseingänge zu solchen Anzahlungsforderungen sind steuerpflichtig und müssen bei der Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt werden.
Buchung von Anzahlungsforderungen
Um die Versteuerung der Anzahlungsforderungen korrekt durchführen zu können, muss die Verteilung der Beträge auf die verschiedenen Steuersätze bekannt sein. Dazu gibt es prinzipiell zwei Wege:
Eingabe der Versteuerung bei den Zahlungsbuchungen
Eingabe der Versteuerung bei der Buchung der Anzahlungsforderung
Bei der 1. Lösung muss diese Versteuerung bei jeder Zahlung angegeben und entsprechende Steuerbuchungen erzeugt werden. Bei der Schlussrechnung müssen dann diese wieder zurückgebucht werden.
Bei der 2. Lösung ist zu beachten, dass die Steuer erst beim Zahlungseingang fällig wird. Bei Teilzahlungen ist nur anteilmäßig zu versteuern. Dies ist genau die gleiche Problematik wie bei der Istversteuerung. Dies kann vom Programm ohne Umbuchungen errechnet und ausgewiesen werden (Siehe Kapitel Istversteuerung).
Programmtechnisch wird in der Fibu die 2. elegantere Lösung weniger Buchungsaufwand darstellen.
Die 1. Lösung kann aber trotzdem manuell gebucht werden, ohne die Steuerberechnung zu beinträchtigen.
Buchungsbeispiel Anzahlung
Im folgenden Beispiel wird eine Anzahlungsforderung über 5.950,00 € gebucht. Der Kunde zahlt 5.474,00 € (mit 476,00 € Einbehalt).
Die Umsatzsteuer zu dieser Anzahlung wird über die Istversteuerung berechnet und beträgt 874,00 € (4.600,00 € Bemessungsgrundlage).
Diese Werte weist die Umsatzsteuerliste detailliert aus. In diesem Fall, wird durch den Eintrag des Kontos 4401 auf der Karte Zusatz in den Stammdaten des Sachkontos 3272 eine automatische Umbuchung bei der Zahlungsbuchung erzeugt. So wird bei der Zahlung ein tatsächlicher Ertrag, nämlich der Nettobetrag vom Zahlbetrag auf das Erlöskonto verbucht. Das Konto 3272 hat nur noch den Betrag vom Einbehalt.
Einbuchung der Schlussrechnung
Nach der Einbuchung der Schlussrechnung im Beispiel über 7.735,00 € wird über das Kontextmenü die Anzahlungsverrechnung / Schlussrechnung aufgerufen.
Die Zeile der Rechnung R100 markieren, rechte Maustaste:
Anzahlungsverrechnung (Schlussrechnung) anklicken
Im oberen Teil erscheint die Rechnung.
Hier können nun alle Anzahlungsforderungen markiert werden, die zu dieser Schlussrechnung gehören. Betätigen Sie den Button 'Einbuchen', werden automatisch die Verrechnungsbuchungen erzeugt mit gleichzeitiger Umbuchung auf das tatsächliche Erlöskonto.
die Anzahlungsforderungen storniert
die Anzahlungsversteuerung zurückgebucht (Istversteuerung)
Ggf. der Rest-OP auf der Anzahlungsforderung auf den Schlussrechnungs-OP umgebucht.
Die Umsatzsteuerliste zeigt nun in der Summe korrekt die fällige Umsatzsteuer zur Schlussrechnung an, da die Anzahlungsforderung mit der Schlussrechnung verrechnet wurde.
Schlussrechnung erst im nächsten Monat:
In der Ust Liste erkennt man genau das nur noch vom Restbetrag der Steuerbetrag ausgewiesen wird.
Handling "Projektbezogene Anzahlungen"
Möchten Sie die Anzahlungen projektbezogen verwalten, so muss bei jedem Beleg (Anzahlungsforderungen + Schlussrechnung) bei der Buchungserfassung die gleiche Projektnummer vergeben werden. In diesem Falle werden im Tabellenteil alle Anzahlungsforderungen zu dieser Projektnummer angezeigt.
Wurde in der Schlussrechnung keine Projektnummer eingegeben, so ist das Feld 'Projektbezogene Anzahlungsverwaltung' gesperrt. In diesem Fall werden alle Anzahlungsforderungen des gleichen Personenkontos mit gleicher Belegnummer wie die Schlussrechnung angezeigt. Wenn Sie bei den Anzahlungsforderungen unterschiedliche Belegnummer verwendet haben, so kann man durch anklicken des Schalters 'Alle Anzahlungsbelege anzeigen' auch diese Belege anzeigen.
In der Tabelle muss man nun die Belege ankreuzen, die mit dieser Schlussrechnung storniert werden sollen. Dies erfolgt mit einem Klick in die Spalte 'M' oder per <Leertaste>. Das Programm markiert automatisch alle Belege die für die Verrechnung in Frage kommen. Dies sind bei projektbezogener Anzahlungsverwaltung alle Anzahlungsforderungen mit der gleichen Projektnummer wie die Schlussrechnung.
Andernfalls sind die Anzahlungsforderungen markiert, die die gleiche Belegnummer wie die Schlussrechnung haben.
Vorauszahlungen - Anzahlungen in bar
Bei Vorauszahlungen in bar darf bei der Belegart kein "K" eingegeben werden wenn das Gegenkonto ein Personenkonto ist. Es öffnet sich beim Bestätigen der Gegenbuchung sofort die OP-Verwaltung zum Ausgleich eines vorhandenen Beleges.
Da jedoch kein Beleg vorhanden sein kann, durch diese Anzahlungsbuchung in bar, MUSS jetzt einfach rechts unten auf den Button "Akonto" gegangen werden. So gelangt man wieder in die Dialogbuchungsmaske in der in der Gegenbuchungszeile das Kundenkonto mit Belegart A steht. Jetzt geht es in der Buchung mit der Belegnummer weiter. Eingeben und Bestätigen.
Später wird die Rechnung eingebucht.
Die Verrechnung der Anzahlungen mit der Rechnung darf jedoch nicht über den Menüpunkt: Abschlussrechnung (Schlussrechnung) verbucht werden, da die Kasse auf der Habenseite wieder ausgebucht werden würde, was jedoch nicht ist.
Die Verrechnung der Kassenanzahlungen mit der Rechnung kann nur über die normale OP-Verrechnung durchgeführt werden.
