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Speicherung von Mahnungen als PDF-Datei in externer Dokumentenverwaltung

Speicherung von Mahnungen als PDF-Datei in externer Dokumentenverwaltung

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März 06, 2025
3 min read

Das Programm zur Speicherung der Mahndokumente in der externen Dokumentenverwaltung ist nicht Bestandteil der Finanzbuchhaltung.

 

Dieses muss für jede Anbindung an eine Dokumentenverwaltung individuell erstellt werden und dafür sorgen, dass die Mahndokumente korrekt eingespeichert und indexiert werden.

Anschließend sollten die verarbeiteten Dateien gelöscht werden.

 

Definition der Parameter in den Nummernkreisen

Die Parameter zur Speicherung von Mahnungen als PDF-Kopien in externen Dokumentenverwaltungen können in den Nummernkreisen (Systemdaten – Externe Dokumentenverwaltung) angegeben werden.

 

Hinweis zu den Speicherungsparametern für die externe Dokumentenverwaltung in den Nummernkreisen (Systemdaten - Externe Dokumentenverwaltung - Mahnungen (Speichern) - Speicherungsparameter für die PDF-Kopie): Diese hat nichts mit der Speicherung der individuellen Mahn-PDFs zu tun.

Es sind die Parameter, die ganz am Ende des Mahnlaufs an die externe Dokumentenverwaltung übergeben werden. Dort wird eine erzeugte Liste über alle Mahnungen übergeben.

 

Ablauf der Mahnung

Wenn die Speicherungsparameter eingetragen sind, erfolgt nach dem Ausdruck der Mahnungen mit Druckvermerk ein Hinweis auf die Erzeugung und Abspeicherung der PDF-Kopien.

 

Falls hier abgebrochen wird, werden keine Druckvermerke gesetzt und die Mahnstufen nicht erhöht.

 

Für die Dokumentenverwaltung wird für jede einzelne Mahnung eines Kunden ein PDF-Dokument erzeugt. Falls ein Kunde im gleichen Mahnlauf Mahnungen auf verschiedenen Mahnformularen erhält, so werden diese als getrennte Dokument erzeugt und gespeichert. 

Das Programm erstellt eine Liste der erzeugten Dokumente, in der auch die zugehörigen Referenzwerte (Kontonr, Mahndatum, Mahnformular, Belege auf der Mahnung) aufgeführt sind, und speichert diese Liste unter dem Dateiname "Mahnung-tt.jjjj.mm-hh.mm.ss.txt" (tt.mm....ss = Zeitpunkt das Mahnlaufs) im Unterverzeichnis PDF\Mahnungen\ des Mandantenverzeichnisses ab.

 

Beispiel: 

[D:\GDI Programme\GDIFibu\Fibu2021_1\DemoDaten für Kore\PDF\Mahnungen\MahnungAllgemein-Brief-10003-02.11.2021-09.10.58.pdf]

Dateiname=D:\GDI Programme\GDIFibu\Fibu2021_1\DemoDaten für Kore\PDF\Mahnungen\MahnungAllgemein-Brief-10003-02.11.2021-09.10.58.pdf

Kontonr=10003

Mahndatum=02.11.2021

Mahnformular=MahnungAllgemein.fr4

Belege=R 167 v. 04.09.2019 M.Stufe: 2; R 168 v. 04.09.2019 M.Stufe: 1

 

[D:\GDI Programme\GDIFibu\Fibu2021_1\DemoDaten für Kore\PDF\Mahnungen\MahnungAllgemein-Brief-12001-02.11.2021-09.10.58.pdf]

Dateiname=D:\GDI Programme\GDIFibu\Fibu2021_1\DemoDaten für Kore\PDF\Mahnungen\MahnungAllgemein-Brief-12001-02.11.2021-09.10.58.pdf

Kontonr=12001

Mahndatum=02.11.2021

Mahnformular=MahnungAllgemein.fr4

Belege=R 151300036 v. 02.02.2019 M.Stufe: 3; R 151300038 v. 07.05.2019 M.Stufe: 1

 

Im Beispiel wurden zwei Mahndokumente im Unterverzeichnis PDF\Mahnungen\ des Mandantenverzeichnisses (D:\Daten\) erzeugt.

Nach der Erstellung der PDF-Dokumente und der Referenzdatei wird das in den Nummernkreisen angegebene ausführbare Programm aufgerufen. Als Parameter werden die dahinter angegebenen Platzhalter übergeben.

 

Speicherungsparameter für die Speicherung der PDF-Kopien

Alles was in %-Zeichen eingeschlossen ist, ist eine Variable und wird mit den entsprechenden Werten aus der zu speichernden Mahnung gefüllt. 

Die verfügbaren Variablen werden angezeigt.

Momentan gibt es hier die Variablen:

  • Dateiname

  • Mahndatum

  • BedName

  • MandNr

  • DBServer

  • DBPfad

 

Datenpfad für die PDF-Kopien

Eintrag des gewünschten Datenpfades für die Speicherung der PDF-Kopien (im Beispiel D:\Daten\)

Modaler Aufruf des Speicherungsprogramms

In den Nummernkreisen kann festgelegt werden, ob das Speicherungsprogramm modal aufgerufen werden soll. Das bedeutet, dass die Finanzbuchhaltung nach dem Aufruf des Programms auf dessen Beendigung wartet und den Rückgabewert (Programmexit-Code) auswertet. Der Rückgabewert "0" wird als Erfolg interpretiert; Rückgabewerte <> "0" werden als Fehler gewertet.

Ebenfalls als Fehler gilt, wenn das Speicherungsprogramm nicht gefunden wird oder beim Aufruf ein Fehler auftritt.

Nichtmodaler Aufruf des Speicherungsprogramms

Beim nichtmodalen Aufruf wird lediglich geprüft, ob das Speicherungsprogramm fehlerfrei gestartet werden konnte. Es wird nicht auf dessen Beendigung gewartet.

In der Finanzbuchhaltung kann unabhängig von der Verarbeitung des Speicherungsprogramms weiter gearbeitet werden.

 

Abschluss des Mahnlaufs

Kann das Speicherungsprogramm nicht fehlerfrei aufgerufen werden, oder wird es beim modalen Aufruf mit einem Rückgabewert ungleich "0" beendet erfolgt die Hinweismeldung, dass die Speicherung nicht erfolgreich war.

Die Mahnvermerke werden nicht gesetzt und die erzeugten Mahndokumente und die Referenzdatei werden gelöscht.

 

Im Erfolgsfall werden die Mahnvermerke gesetzt und die Mahndokumente gespeichert.