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Menü-/Rechteverwaltung

Menü-/Rechteverwaltung

Owned by Space Sync for Confluence
März 06, 2025
9 min read

Über den Ball | Systemadministration und hier auf Menü-/ Rechteverwaltung

Das Öffnen der Menü-/Rechteverwaltung schließt alle offenen Fenster im Hintergrund !

 

Die Maske „Menü- und Rechteverwaltung“ gliedert sich in drei Bereiche.

  • Die Selektionsleiste auf der linken Seite,

  • die Symbolleiste

  • und den Bearbeitungsbereich

Das Fenster öffnet sich modal, was bedeutet, dass kein anderer Vorgang in der Finanzbuchhaltung bearbeitet werden kann, solange das Fenster der Menü- und Rechteverwaltung geöffnet ist.

 

In der Menü-/Rechteverwaltung werden die Benutzer der Finanzbuchhaltung angelegt. Diese werden zu Gruppen zusammen gefasst und erhalten einzeln oder in der Gruppe unterschiedliche Rechte zur Bedienung.

Über das Plus-Symbol in der Navigationsleiste werden neue Benutzergruppen angelegt.

 

 Die Benutzergruppe ADMIN ist immer angelegt und kann nicht gelöscht werden. Sie hat immer Zutritt zur Rechteverwaltung.

 

Der Bediener "admin" hat ebenfalls einen Sonderstatus:

  • Er darf als einziger Bediener Mandanten anlegen und ist immer der Bedienergruppe "ADMIN" zugeordnet.

Legt man eine neue Benutzergruppe über den "+"-Button der Symbolleiste an, erhält diese automatisch das Menü der zuvor angewählten Bedienergruppe (es wird also deren Menü zunächst kopiert und man kann es anschließend für die neue Gruppe modifizieren). Der dabei vorgeschlagene Gruppenname kann individuell verändert werden.
Ordnet man unter dem Menüpunkt "Bediener" neue Benutzer zu, erhält dieser das Menü der Benutzergruppe.

 

Die Einstellungen im Menüpunkt „Allgemein“ erhält jeder Benutzer als Voreinstellung.

 

Die Symbolleiste in der Menü- und Rechteverwaltung

In der Symbolleiste werden mit dem Plus-Symbol neue Benutzergruppen oder Benutzer angelegt, mit dem Minus-Symbol gelöscht. Über "Speichern" werden die Einstellungen (Menüaufbau, Berechtigungen für die Menüpunkte) für die gewählte Bedienergruppe in der Datenbank gespeichert. Man kann angepasste Menüs über Buttons auch als Datei abspeichern oder solche gespeicherten Menüs laden und somit weiteren Gruppen zuordnen. 

Über den Button "Standard Menü zuweisen" wird die Definition des Menüaufbaus für die gewählte Bedienergruppe aus der Datenbank entfernt.
Somit besitzt die Bedienergruppe wieder das mit der Business-Line ausgelieferte Standardmenü mit vollen Rechten.

Wenn man ein Menü aus einer Datei lädt, erfolgt eine Abfrage, ob neue Menüpunkte ergänzt werden sollen. Wird JA gewählt, so wird für die einzelnen Menüknoten (z.B. Stammdaten) des geladenen Menüs geprüft, ob darin befindliche Menüpunkte bereits im aktuellen Menü vorhanden sind. Nicht vorhandene Menüpunkte werden ergänzt.

Wenn Sie das bestehende Menü komplett ersetzen möchten, ist die Funktion „Menüpunkte ergänzen“ abzulehnen.

Bevor man jedoch das neue Menü lädt, muss diese Gruppe im Mandanten angelegt sein, da andernfalls die Rechteeinstellungen überschrieben werden.

 

 

 

Menü-Anpassungen, Karteikarte "Menü"

Um ein Menü anzupassen, achten Sie bitte darauf, dass Sie die richtige Gruppe ausgewählt haben, für die Sie ein Menü anpassen möchten. Klicken Sie zunächst auf einen Menüpunkt im rechten Eingabefenster und lesen die aktuellen Einstellungen auf der rechten Seite des Bildschirms.

 

Symbolleiste

Mit dem Plus-Symbol in der Symbolleiste legen Sie einen neuen Menüpunkt an. Klicken Sie hierzu bitte zuerst auf das Menü, das Sie verändern möchten. (Systemmenü, Toolbar oder Menü). Mit dem Minus-Symbol löscht man einen Menüpunkt. Mit dem Baum-Symbol lässt sich ein Menü als Baumstruktur komplett öffnen oder schließen.

 

Eigenschaften der Menüpunkte

Unterhalb des Menübaumes kann man die Eigenschaften eines gewählten Menüpunktes in Form einer Tabelle einsehen und bearbeiten:

 

  • Text: Hier ändern Sie die Bezeichnung des Menüpunktes. 

 

  • Hint: Hier erzeugen Sie mit der Maus einen Hinweis für den Anwender, welches Programm oder Modul bei diesem Menüpunkt geöffnet wird. 

 

  • Programmaufruf: Bestimmt die hinter einem Menüpunkt liegende Aktion. Hier erhalten Sie eine Auswahl aller Module aus der GDI Business-Line, Sie haben die Möglichkeit den Aufruf eines Fremdprogrammes zu gestalten oder eine externe Maske einzubinden uvm. 

 

  • Parameter 1 bis Parameter 4: Geben Sie hier zusätzliche Parameter ein, die beim Öffnen des Menüpunktes hinzugefügt werden sollen. 

 

  • Tastenkürzel: Wählen Sie hier aus einer Liste aller verfügbaren Tastenkürzel für den Aufruf des Menüpunktes von der Tastatur aus. Die Auswahl unterstützt dabei, dass nicht versehentlich Tastenkürzel doppelt vergeben werden. Sie können jedoch auch eine eigene Tastenkombination hinterlegen. 

 

  • Recht:   In der GDI Finanzbuchhaltung gibt es fünf verschiedene Bedienerzugriffsrechte (Rechtestufen). Die Information über das momentan aktive Recht bei dem betreffenden Menüpunkt ist zum einen in Form einer farblichen Kennung (rot, türkis, gelb, dunkelgrün, grün)  als auch textuell erkennbar.

  1. Keine Rechte (rot): Ist ein Menüpunkt rot (gesperrt), so wird auch der indirekte Zugang zu diesem verwehrt. Wenn Sie die Kundenverwaltung  für einen Bediener sperren, so ist auch kein anderer Zugriff auf die Kundendaten möglich (z.B. über die Buttons im Kopf der Dialogbuchung).

  2. Nur Lesen (türkis): Der Bediener kann keine wirksamen Änderungen an dem (zur Maske gehörigen) Datenbestand vornehmen. Eventuell in der Maske geänderte oder hinzugefügte Werte werden nicht abgespeichert.

  3. Ändern (gelb): Der Bediener kann an dem (zum Menüpunkt gehörigen) Datenbestand Änderungen vornehmen, darf aber keine neuen Datensätze anlegen und keine bestehenden löschen.

  4. Einfügen / Ändern (dunkelgrün): Der Bediener kann an dem (zum Menüpunkt gehörigen) Datenbestand Änderungen vornehmen und neue Datensätze anlegen. Er darf aber keine bestehenden Datensätze löschen.

  5. Alle Rechte (grün): Der Bediener darf alle Operationen an dem (zum Menüpunkt gehörigen) Datenbestand vornehmen (incl. Löschen von Datensätzen). 

 

  • Symbol: Dieser Menüpunkt zeigt eine Reihe von Symbolen an, die einem Menüpunkt zugeordnet werden können. Diese Liste ist statisch und kann  nicht erweitert werden. 

 

 

Karteikarte "Rechte"

 

Mit <Alt> + <R> oder per Mausklick auf die Karteikarte "Rechte" findet man zusammengefasst eine Aufstellung aller Module der GDI Finanzbuchhaltung in dem Hauptknoten "Programme".

In vielen Fällen werden Berechtigungen auf der Kartei Menü beim jeweiligen Menüpunkt vorgenommen.

Die Karteiseite "Rechte" wird vor allem in den Fällen genutzt, wenn Berechtigungen auf Programmteile eingestellt werden sollen, zu denen es keine expliziten Aufrufe über das Menü gibt. Manche sind Teil eines Workflows (automatische Abfolge von Arbeitsprozessen in der EDV) und sollten nicht jedem Mitarbeiter mit allen Berechtigungen zur Verfügung gestellt werden.

 

In der GDI Finanzbuchhaltung gibt es fünf verschiedene Bedienerzugriffsrechte (Rechtestufen). Die Information über das momentan aktive Recht bei dem betreffenden Menüpunkt ist zum einen in Form einer farblichen Kennung (rot, türkis, gelb, dunkelgrün, grün)  als auch textuell erkennbar.

 

  • Keine Rechte (rot): Ist ein Menüpunkt rot (gesperrt), so wird auch der indirekte Zugang zu diesem verwehrt. Wenn Sie die Kundenverwaltung  für einen Bediener sperren, so ist auch kein anderer Zugriff auf die Kundendaten möglich (z.B. über die Buttons im Kopf der Dialogbuchung).

 

  • Nur Lesen (türkis): Der Bediener kann keine wirksamen Änderungen an dem (zur Maske gehörigen) Datenbestand vornehmen. Eventuell in der Maske geänderte oder hinzugefügte Werte werden nicht abgespeichert.

 

  • Ändern (gelb): Der Bediener kann an dem (zum Menüpunkt gehörigen) Datenbestand Änderungen vornehmen, darf aber keine neuen Datensätze anlegen und keine bestehenden löschen.

 

  • Einfügen / Ändern (dunkelgrün): Der Bediener kann an dem (zum Menüpunkt gehörigen) Datenbestand Änderungen vornehmen und neue Datensätze anlegen. Er darf aber keine bestehenden Datensätze löschen.

 

  • Alle Rechte (grün): Der Bediener darf alle Operationen an dem (zum Menüpunkt gehörigen) Datenbestand vornehmen (incl. Löschen von Datensätzen).

 

Bediener

Mit <Alt> + <2> oder per Mausklick auf die zweite Karteikarte in den Menürechten öffnet man die Bedienereinstellungen. Hier werden die Bediener der Finanzbuchhaltung angelegt.

GDI verwaltet Bediener nach dem concurrent user-Verfahren. Das bedeutet, dass man so viele Bediener anlegen kann, wie man möchte. Es können nur so viele gleichzeitig arbeiten, wie lizenziert wurden. Ein concurrent user erhält also eine "Verbindungslizenz" zum Server. Gezählt werden die gleichzeitig im Mandanten angemeldeten Bediener, nicht die dahinter stehenden Personalnummern.

In der Selektionsleiste sind die Bediener in einer Liste dargestellt. Mit dem Plus-Symbol wird ein neuer Bediener angelegt. Mit dem Minus Symbol wird ein Bediener gelöscht.

Der Bediener "admin" wird beim Start des Systems angelegt und kann nicht gelöscht werden. Es wird empfohlen, grundsätzlich einen weiteren Benutzer sowie eine zweite Benutzergruppe anzulegen.

 

Folgende Angaben zum Bediener lassen sich pflegen: 

  • Passwort: Ändern Sie hier das Codewort des Bedieners zum Einloggen in die Finanzbuchhaltung (Mindestlänge: 6 Zeichen, mindestens eine Zahl, mindestens einen Großbuchstaben - ACHTUNG - letztes Zeichen darf KEIN '+' sein!) 

  • Gruppe: Ordnen Sie den Bediener einer zuvor angelegten Gruppe zu. Der Bediener erhält damit die eingestellten Gruppenrechte. 

  • Bedienername: Geben Sie hier den Namen des Bedieners ein. 

  • Bediener: geben Sie hier ein 5-stelliges Bedienerkürzel ein, mit dem sich der Benutzer im Programm anmelden muss. Das Bedienerkürzel ist aus Gründen der Datenhaltung auf 5 Stellen begrenzt. Es ist nicht sinnvoll, sich mit seinem vollständigen Namen einzuloggen.*  

  • Dialogbuchungseinstellungen:

Anzeigesperre für Buchungen anderer Bediener: Der entsprechende Bediener hat keine Möglichkeit Buchungen anderer Bediener zu sehen noch zu verändern. Er kann nur seine eigenen Buchungen sehen und verändern.

Ändern von Buchungen anderer Bediener erlaubt: Der entsprechende Bediener kann alle Buchungen sämtlicher angelegter Bediener sehen und auch verändern. Nachträgliche Änderungen sind jedoch über die Änderungshistorie nachzuvollziehen.

Aufhebung der Buchungssperre für Periode 13 / EB: Wenn dieses Recht eingestellt ist, kann der Bediener in der Dialogbuchhaltung trotz eingetragener Buchungssperre Buchungen in der (Salden-)Periode 13 und EB-Buchungen im gesperrten Zeitraum vornehmen. Ebenso können solche Buchungen auch über den Datenimport importiert werden. Das Recht für die EB-Buchungen gilt auch für den Menüpunkt EB-Vortrag/Jahresabschluss.

 

  • Zahlungsverkehrseinstellungen:

Anzeigesperre für Zahlläufe anderer Bediener: Der entsprechende Bediener kann nur seine eigenen Zahlläufe sehen.

Ändern von Zahlläufen anderer Bediener erlaubt: Der Bediener hat das Recht Zahlläufe die ein anderer Bediener erstellt hat. zu ändern. Über die rechte Maustaste kann er im Kontextmenü die Zahlläufe frei schalten.

 

  • Mandantendaten / Sachkonten:

Buchungssperre setzen: Dieser Bediener darf ebenfalls, wie auch der Bediener admin, in den Mandantendaten und/oder in den Sachkonten das Datum für die Buchungssperre setzen, ändern oder löschen.

 

Die Bediener werden ab der neuen Menü-/Rechteverwaltung nur noch in Kleinbuchstaben angelegt. Bisherige Bediener die in Großbuchstaben angelegt waren, können sich weiterhin so anmelden und im Programm arbeiten.

Die Passwortpflicht (seit 2019) wurde den Vorgaben entsprechend angepasst: die Mindestlänge eines Bedienerpasswortes (bei Neuanlage eines Bedieners) sind 6 Zeichen, die mindestens eine Zahl und einen Großbuchstaben enthalten müssen (letztes Zeichen KEIN '+'!).

Bestehende Passwörter sind von den Änderungsvorgaben nicht betroffen.

Allgemein

In den allgemeinen Einstellungen werden Einstellungen für das gesamte Programm vorgenommen. Die hier vorgenommenen Änderungen gelten erst einmal für jeden Bediener, können jedoch zum Teil vom Bediener individuell verändert werden.  

 

Folgende Einstellungen sind allgemein: 

System-Passwort und Administrator-Passwort

Hier können die Passwörter für den Administrator und den Systemmanager zugewiesen bzw. geändert werden. Hierunter sind keine Bediener zu verstehen, es handelt sich um Passwörter für spezielle Berechtigungen im Programm. Kontaktieren Sie bei Fragen zu diesen Passwörtern bitte Ihren GDI-Fachhandelspartner.

Eigenes Zusatzmenü anlegen

Je nachdem in welcher Benutzergruppe das Menü vorhanden sein soll, wird auf der rechten Seite mit der <Einfg> Taste ein neuer Menüpunkt angelegt. Der Menupunkt wird auf die Ebene angelegt in der man sich befindet.

Ein Untermenüpunkt erreicht man über die Tastenkombination <Strg> und <Einfg>.

Jetzt muss nur noch im unteren Bereich der Programmaufruf hinzugefügt werden, damit das entsprechende Fenster ordentlich aufgerufen werden kann.

 

Beispiel:

Aufruf der Dialogbuchungen und OP Listen

 

Dialogbuchungsmaske einbinden

Nachdem man mit der <Strg> und <Einf> Taste den Untermenüpunkt erzeugt hat, im unteren Bereich in der Textzeile die Bezeichnung  eintragen.

In der Zeile für Programmaufruf die entsprechende Datei heraufladen. Hier kann man bei den Vorgaben nachschauen welche Datei benötigt wird.

Wenn man möchte kann auch noch ein Symbol ausgewählt werden.

 

als weiteren Menüunterpunkt OP Listen

Die gleiche Vorgehensweise wie bei den Dialogbuchungen

Anlegen der Session

Im unteren Bereich den Namen des Menüpunktes eintragen und bei Programmaufruf den entsprechenden Aufruf.

In der Toolbarzeile ist jetzt das Symbol zum Aufrufen der Session.

 

Sessionkonfiguration

Hier können jedoch auch noch andere Sessions angelegt werden.