Clearing (Erstellen)

Das Clearing ist ein Verfahren für den beleglosen Datenträgeraustausch mit Ihrer Bank. Die Zahlbelege werden nach einem mit den Banken abgestimmten Format (Bankstammdaten -> SEPA-Einstellungen) in einer XML-Datei gespeichert.

Diese Datei kann per Banking-Programm oder über das Directbanking der Bank zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Erstellen der Clearing-Datei

• Doppelklick auf einen Zahllauf

• Aufruf über die Funktionen des Bereichs Zahlläufe

• Clearing-Button am unteren Maskenrand 

Ausführung über Hausbank

Die Hausbank des Zahllaufes wird mit Kontodaten angezeigt. Eine Änderung ist hier nicht mehr möglich.

Clearing-Datei

Dateipfad: Eingabe des Dateinamens incl. Pfadangabe für die Clearingdatei.

Im Bankenstamm kann pro Bank und pro Clearingart ein Dateipfad mit Dateinamen vorgegeben werden.

• Sie können einen festen Dateinamen eingeben - z.B. Zahlung.XML und die Datei jeweils beim Erstellen einer neuen Clearingdatei überschreiben lassen.
  Diese Einstellung ist sinnvoll bei der Nutzung des Directbankings.

• Sie können einen Dateinamen eingeben und durch Datum und/oder Uhrzeit ergänzen lassen: z.B. Zahlung<Datum>.XML
  Diese Einstellung ist sinnvoll bei Nutzung eines Bankingprogramms. So wird sichergestellt, dass auch mehrere XML-Dateien zur Übertragung bereitgestellt werden können.

Eilüberweisungen (ACHTUNG! höhere Gebühren!)

Voraussetzung hierfür ist, dass bei der betreffenden Bank bei den SEPA-Formateinstellungen für die Überweiser mindestens das Format '3 – ZKA-Version 2.7' eingestellt ist.

In den Clearingsperren kann diese Funktion gesperrt werden, wenn dies bei der Bank nicht möglich ist, oder, um die höheren Gebühren für Eilüberweisungen durch versehentliches Anklicken beim Clearing zu vermeiden. 

Ausführungstermin: Der Ausführungstermin kann maximal 14 Tage im Voraus gewählt werden und darf nicht vor dem aktuellen Datum liegen. 

Druckvermerk setzen: Die in die XML-Datei übernommenen Belege erhalten den Druckvermerk "C" in der Spalte "V" der Zahllauftabelle
Der Druckvermerk verhindert, dass das Clearing für die gleichen Belege doppelt durchgeführt wird.

Soll bei vorhandenem Druckvermerk das Clearing wiederholt werden, muss zuerst der Druckvermerk im Menüpunkt "Übertragungs/Druckvermerk löschen" entfernt werden (Kontextmenü mit rechter Maustaste aufrufen).

Bei Übertragungsproblemen per Directbanking wird kein Druckvermerk gesetzt. Beachten Sie die Ursachen im Übertragungsprotokoll und starten Sie nach evtl. Korrektur die Übertragung erneut oder entfernen Sie das Häkchen "Direktübertragung" bei der XML-Dateierstellung. Dann kann alternativ eine Übertragung per Bankingprogramm erfolgen.

Direktübertragung bei dieser Bank deaktivieren (Bankstammdaten)

Ist die Direktübertragung einer Zahlungsdatei nicht gewünscht, muss das Häkchen "Direktübertragung" entfernt werden. Die Datei wird dann erstellt, der Druckvermerk gesetzt, aber die Übertragung zur Bank muss mit einem separaten Banking-Programm erfolgen (z.B. Vier-Augen-Prinzip oder zur zusätzlichen Kontrolle).

Soll das Directbanking bei einer Bank für die Übertragung von Zahlungsdateien dauerhaft ausgeschaltet werden, ist in den Bankstammdaten -> Clearingsperren das Häkchen bei "Direktübertragung bei dieser Bank deaktivieren" zu setzen.

Besonderheiten bei SEPA-Lastschriften

Ausführungstermin: Wird hier ein Ausführungsdatum eingegeben, übersteuert dieses Datum das Einzugsdatum der Lastschriftbelege, allerdings nur, wenn das Einzugsdatum dadurch auf später verschoben wird.

Ein Einzug VOR dem angekündigten Einzugsdatum ist nicht erlaubt.

Das Einzugsdatum im Beleg wird automatisch bei der Dateierstellung verschoben, wenn das Einzugsdatum bereits verstrichen ist.

Termine an Vorlauftage anpassen: Ist das Häkchen gesetzt, werden die Einzugstermine so auf später verschoben, dass die Vorlauftage der Bank eingehalten werden können.

Übertragung

Direktübertragung

Startet die direkte Übergabe der XML-Datei an die Bank. Die bei der Synchronisation hinterlegten Sicherheitsmedien werden abgefragt. 

Kontrollansicht

Die einzelnen Belege der XML-Datei werden zur Kontrolle angezeigt. 

Auswahl Bankkontakt

Sind für die Banknummer der eigenen Hausbank mehrere Kontakte synchronisiert (z.B. zwei verschiedene Karten), kann hier ausgewählt werden, mit welchem Kontakt die Übertragung durchgeführt werden soll.

Diese Felder sind nur dann aktiv, wenn das Directbanking lizenziert ist. Mit diesem Modul können die Clearing-Dateien direkt an die Bank übertragen werden.

Ausdrucke

Clearingliste:

Diese Liste gibt die Daten der SEPA-Datei aus: Empfänger, Empfängerbankdaten, Verwendungszweck (u.U. auch Alternativtext!) etc.

Die Reihenfolge der Belege kann in den Nummernkreisen im Textmodus festgelegt werden.

Wenn keine Sortierung festgelegt wird erfolgt der Ausdruck in der Erstellungsreihenfolge der Zahlbelege. 

Es können - zusätzlich zur vorgeschlagenen Clearingliste - weitere Listendrucke eingestellt werden.

Begleitzettel:   

Hier kann der zusätzliche Druck einer zweiten Seite mit Gesamtbetrag und Unterschriftsfeld gewählt werden.

Sammlerdruck:

Ausgabe eines weiteren Sammlers - zusätzlich zur Clearingliste.

Zahlungsavise versenden

Avisversand:    

Für die Zahlungs- / Lastschriftempfänger können hier Info-Briefe/-Faxe erstellt werden, um die verarbeiteten Belegnummern zu avisieren.

Durch die Verwendung der Avise für "komprimierte" Zahlungen/Lastschriften wird nur dann der Druck erstellt, wenn das Verwendungszweckfeld nicht ausreicht.

Clearing starten

Die Datei wird in das angegebene Verzeichnis gespeichert und - bei Verwendung des Directbankingmoduls - an die Bank übergeben. Die ausgewählten Belege werden gedruckt. 

Auf der nächsten Seite wird ein Protokoll ausgegeben. 

Zahlungsbelege in Fremdwährung und außerhalb des SEPA-Bereichs 

Das Clearing für Belege in Fremdwährungen wird über einen eigenen Menüpunkt 'Auslandsclearing' (Option) abgehandelt.