Aushilfen auf Abruf
- Space Sync for Confluence
Mitarbeiter ohne festgelegte Arbeitszeiten
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge wahlweise
Keine Urlaubsabrechnung
Findet Anwendung z.B. in
Diskotheken
Gastronomie
Firmen mit Teilzeitkräften, die bei Bedarf eingesetzt werden
Es werden überwiegend Teilzeitkräfte ohne feste Arbeitszeiten beschäftigt. Diesen Teilzeitkräften wird in der Regel auch keine Entgeltfortzahlung im Urlaubs- oder Krankheitsfall gezahlt.
Ihre ersten Schritte:
Mandantenanlage
Anlage bzw. Import der Personalstammdaten
Eintragen der Lohnarten in den Zeitkonten
Erfassen der Anwesenheitszeiten
Export der Daten für das Lohnprogramm
Import in das Lohnprogramm
Mandantenanlage
Nach der Installation des Programmes ist ein Beispielmandant bereits angelegt. Dieser Beispielmandant ist nur für Testzwecke vorgesehen. Er ist nicht dazu geeignet, Ihre eigene Zeiterfassung damit abzubilden. Zu diesem Zweck ist ein eigener Mandant anzulegen.
Personalstammdaten
Der erste Schritt nach der Mandantenanlage sollte die Eingabe bzw. der Import der Personalstammdaten sein. Die mitgelieferten Voreinstellungen sind für das Beispiel "Mitarbeiter ohne feste Arbeitszeiten" in der Regel ausreichend.
Die Personalstammdaten finden Sie unter "Stammdaten" - "Personal". Sie können direkt in der Zeiterfassung eingegeben oder aber, da sie häufig bereits im Lohnprogramm vorhanden sind, von dort importiert werden. Zum Import müssen sie im XML-Format vorliegen. Zu diesem Zweck können die Stammdaten aus GDI Lohn & Gehalt exportiert werden.
Im Personalstamm werden alle Mitarbeiter angelegt.
Die Mindestangaben sind: Personalnummer, Name, Eintrittsdatum, Mandantennummer und Arbeitsplan. Jedem Mitarbeiter ist ein Arbeitsplan zuzuordnen. Wenn es sich, wie im aktuellen Beispiel, um Mitarbeiter ohne feste Arbeitszeitvorgabe handelt, ist der voreingestellte Arbeitsplan "Ohne Soll" (Mitarbeiter ohne Sollzeit) zu verwenden.
Bei der Mandantennummer handelt es sich um die entsprechende Nummer aus GDI Lohn & Gehalt.
In GDI Lohn & Gehalt zu beachten: Bei allen Personalnummern muss in der Tariftabelle ein Stundensatz eingetragen sein. Die verwendeten Lohnarten müssen mit diesem Stundensatz verknüpft sein. Es ist darauf zu achten, dass Lohnarten für Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge angelegt sind, damit diese automatisch übergeben werden können. Diese Eingaben sind vorzunehmen, bevor die erste Datenübernahme aus der Zeiterfassung in das Lohnprogramm gestartet wird.
Da im Beispiel keine Urlaubsverwaltung vorgesehen ist, ist im Bereich "Fehlzeiten" keine Eingabe erforderlich.
Erfassen der Anwesenheitszeiten
Für die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten bieten sich 3 verschiedene Menüpunkte an:
Jahreswerte, Monatswerte und Schnellerfassung. Gleich welcher Punkt für die Eingabe gewählt wird: Jede Eingabe ist sofort auch in allen anderen Erfassungsmasken verfügbar.
Datenexport für das Lohnprogramm
Im Menüpunkt "Lohnexport" werden die Daten für den späteren Import im Lohnprogramm bereit gestellt. Der Export kann für jeden Zeitraum beliebig oft wiederholt werden.
Die Voreinstellung legt die Daten im Verzeichnis "Export" unterhalb des Programmverzeichnisses ab. Diese Voreinstellung kann bei Bedarf geändert werden.
Wird keine weitere Angabe gemacht, werden alle Mitarbeiterzeiten des gewählten Zeitraums exportiert. Es wird eine CSV-Datei erzeugt, die in GDI Lohn & Gehalt importiert werden kann.
Sollen für den Export nur einzelne Mitarbeiter, Filialen oder Abteilungen berücksichtigt werden, können diese aus einer Tabelle selektiert werden. In diesem Fall wird das Häkchen im Feld "Alle" automatisch entfernt.
Datenimport in GDI Lohn & Gehalt
Im Menüpunkt "Extra - Datenübernahme - GDILOHN2.CSV" ist die erzeugte Datei auszuwählen. Zunächst ist die Schaltfläche "Prüfen" zu betätigen. Erst wenn die ausgewählte Datei als korrekt erkannt wurde, ist die Schaltfläche "Import" aktiv und die Daten werden in das Lohnprogramm importiert.
Nach dem Import wird automatisch eine Nettolohnberechnung gestartet.
Die importierten Daten stehen als fertige Lohnpositionen in der Bruttolohnerfassung. Dass es sich um importierte Lohnpositionen handelt ist daran zu erkennen, dass sie gelb markiert sind. Hat eine Bruttolohnerfassung noch weitere Lohnpositionen, die manuell eingegeben wurden, werden diese durch den Import nicht verändert.