Zeiterfassungsservice

Der Zeitservice-Dienst muss immer installiert werden und muss laufen, auch wenn keine Hardware-Terminals im Einsatz sind!

Dies gilt für Einplatzversionen gleichermaßen wie für Serverinstallationen.

Dies ist erforderlich, da alle Verarbeitungen und Berechnungen nur noch in diesem Service durchgeführt werden!

Es ist notwendig, dass der Port 23048 als eingehender Port in der Firewall freigegeben ist.

Die Einträge sind grundsätzlich am Server vorzunehmen. Ggf. muss das Programm mit der Option "als Administrator ausführen" gestartet werden.

I. Standard-Installation des Zeitservice-Dienst (ohne Einsatz eines Hardwareterminals)

Rufen Sie die Datei "ZTservice_Config.exe" im Programmverzeichnis auf.

Kopfbereich

Kopfzeile: hier wird der aktuell geöffnete Pfad angezeigt. Dieser kann mit dem im Fussbereich gezeigten Pfad in welchem der Zeitservice-Dienst aktuell installiert ist verglichen werden.

Datenbanken: Bitte geben Sie hier eine oder mehrere Datenbanken für den Zeitservice-Dienst an.

Server-IP: Das ist die IP-Adresse des PCs auf dem der Zeitservice-Dienst eingerichtet wurde. Ist das Feld leer, wird beim speichern die automatisch erkannte IP-Adresse vorgeschlagen.

Aktiv (von-bis): Tragen Sie die Uhrzeit ein, von wann bis wann in der Firma gearbeitet wird. Alle Berechnungen erfolgen nur in dem hier angegebenen Zeitraum. Immer um Mitternacht beendet sich der Service und wird von der ZTServiceGuard.exe neu gestartet.

Port: In der Regel ist das der Port 23048 für die Kommunikation zwischen Zeiterfassung.exe und dem Zeitservice.exe. Bitte den Port in der Firewall freigeben.

Status: Zeigt den aktuellen Zeitservice-Status an. Mögliche Stati: Läuft - steht - am Starten - am Beenden.

Max.Threads: Bitte geben Sie die Anzahl von Prozessen die gleichzeitig verarbeitet werden können.

Prüfintervall: ZTService.EXE wird von ZTServiceGuard.exe alle 10-Minuten (Standardeinstellung) überwacht und ggf. neu gestartet (bei einem Störfall).

Logging: für die erstmalige Einrichtung empfiehlt es sich "Ausführliches Logging" zu verwenden. Standardeinstellung ist "Nur Fehler".

möglich sind:

Nur Fehler: Es wird ein reines Fehlerprotokoll erzeugt. Alle anderen Aktionen werden nicht protokolliert
Einfaches Logging: Das Protokoll enthält nur die tatsächlichen Aktionen und ggf. Fehlerhinweise
Ausführliches Logging: Das Programm prüft alle 10 Sekunden, ob eine Aufgabe zur Ausführung anliegt. Alle Prüfungen werden protokolliert. Zusätzlich werden die tatsächlichen Aktionen und ggf. Fehlerhinweise protokolliert.

Abhängigkeit: hier ist keine Eingabe notwendig (Standardeinstellung: "Keine").

Tabelle

im Tabellenbereich konfigurieren Sie grundsätzlich Kommunikationen mit externen Terminals.

Der Zeitservice verarbeitet die Tabelle zyklisch von oben nach unten.

Es stehen vier Verarbeitungsmethoden zur Verfügung:

Tageswerte, damit auch Tage ohne Buchung berechnet werden und ggf. Fehlermeldungen ausgegeben werden können. Es reicht, wenn die Tageswerte einmal am Folgetag für den Vortag berechnet werden.
Terminal mit Stamm bedeutet, daß die Buchungen abgeholt werden und Stammdaten wie Salden, Personal etc. ans Terminal übertragen werden (betrifft Datafox-Geräte).
Terminal ohne Stamm bedeutet, daß lediglich die Buchungen vom Terminal abgerufen werden (betrifft Hardwareterminals).
Dateiimport

Außerdem wird unabhängig von den Einstellungen in der Tabelle die BUCH_JJJJMM.SIC Datei eingelesen und in den GDI-Mandanten importiert.

Diese Datei wird für jeden Monat automatisch neu angelegt.

Protokoll

Alle Fehler sind durch das Wort "Error" gekennzeichnet und können im Protokollfenster mit Strg+F Suchfunktion gesucht werden.

Damit die Protokolldatei nicht zu groß wird, wird diese alle drei Tage überschrieben.

Fussbereich

Es wird der Pfad des installierten Zeitservice-Dienst zur Kontrolle angezeigt. Er kann mit dem Pfad über dem Kopfbereich verglichen werden.

rote Schrift bedeutet:

Hier besteht die Möglichkeit zum

Protokoll löschen: löscht das Protokoll aus der ZTService.log Datei.
Installieren: installiert Zeitservice-Dienst auf dem PC. Diese Funktionalität erfordert Admin-Rechte.
Deinstallieren: deinstalliert den Zeitservice-Dienst vom PC. Diese Funktionalität erfordert Admin-Rechte.
Starten: startet den Zeitservice-Dienst. Diese Funktionalität erfordert Admin-Rechte.
Stoppen: stoppt den Zeitservice-Dienst. Diese Funktionalität erfordert Admin-Rechte.
Speichern: speichert die Einstellungen in der ZTSERVICE.ZS Datei.

Wichtig: Der Zeitservice-Dienst wird um Mitternacht automatisch neu gestartet. Zu diesem Zeitpunkt werden keine Buchungen verarbeitet.

Erläuterungen zum Kopfbereich:

Datenbanken: nachdem Sie die Datei "ZTservice_Config.exe" im Programmverzeichnis aufgerufen haben, fügen Sie Datenbank(en) hinzu.

Zum Bearbeiten der Datenbanken auf "..." klicken.

Hiermit öffnet sich das Fenster „Datenbankauswahl“.

Durch drücken des Buttons werden die vorgenommenen Änderungen übernommen.

Durch drücken des Buttons kann eine neue Datenbank hinzugefügt werden.

Durch drücken des Buttons wird die markierte Datenbank aus der Liste gelöscht.

Durch drücken des Buttons kann ein "Datenbank-Verbindungstest" gestartet werden, der die Verbindung zur Datenbank prüft.

Durch drücken des Buttons werden die vorgenommenen Änderungen verworfen und das Fenster geschlossen.

In der Übersicht kann zur jeweiligen Datenbank/Mandaten die Anzahl aktiver Mitarbeiter, die Anzahl aktiver Geräte und verwendete Programmnummer ausgelesen werden.

Die Anzeige wird erst gefüllt nachdem der Zeitservice einmal die Datenbank eingelesen hat.

Dazu ist folgende Vorgehensweise erforderlich:

Speichern Sie die „Datenbankauswahl“ -Liste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Stoppen" um den Zeitservice-Dienst anzuhalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern“ um die „Zeitservice-Konfiguration“ zu speichern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Starten" um den Zeitservice-Dienst neu zu starten.

Möglicherweise erscheint die Meldung (in roter Schrift), das die Datenbank im Zeiterfassungs-Programm nicht gefunden wird:

Wird die Datenbank nicht gefunden, ist hier ggf. eine andere Auswahl aus dem Auswahldialog zu treffen.

Vorgehensweise in diesem Fall:

Zeitservice-Dienst stoppen, deinstallieren
Änderung vornehmen (wie unter Datenbanken beschrieben)- ggf. muss die IP-Adresse eingetragen werden, wenn die Datenbank über den Rechnernamen nicht gefunden werden kann.

Erläuterungen zum Tabellenbereich:

Tragen Sie eine Zeile mit Tageswerten ein, damit auch Tage ohne Buchung berechnet werden und ggf. Fehlermeldungen ausgegeben werden können.

Wenn die Angaben unter "Von/Bis Tag" leer bleiben, werden Tage ohne Buchung nicht berechnet und keine Fehlermeldungen ausgegeben.

Weitere Angaben (z. B. Terminal mit/ohne Stamm) sind notwendig, wenn ein Hardwareterminal im Einsatz ist

(Beschreibung siehe unter II. Zeitservice-Dienst für externe Terminals)

Beispiele zu Tageswerten:

Erläuterungen zum Fussbereich:

Hier wird der Pfad angezeigt in welchem der Zeitservice-Dienst aktuell installiert ist. Zum Vergleich mit der Kopfzeile, in welcher der aktuell geöffnete Pfad angezeigt wird.

Wenn alle Eintragungen erfolgt sind, klicken Sie hier auf "Speichern" - dann auf "Installieren" - dann auf "Starten", damit ist die Standard-Installation des Zeitservice-Dienst durchgeführt.

Für die Installation des Zeitservice-Dienst mit externen Terminals bitte weiterlesen.

II. Zeitservice-Dienst für externe Terminals (z. B. Datafox/PCS)

Zusätzlich zu den unter I. Standard-Installation des Zeitservice-Dienst beschriebenen Schritten beachten:

Wurde der GDI-Zeiterfassungsservice / Zeitservice-Dienst mit einem speziellen User installiert, muss dieser User ebenfalls angemeldet sein.

Kopfbereich

Aktiv (von - bis):

Für externe Datensicherungsprogramme beachten Sie bitte die unter Aktiv (von-bis) eingegebenen Uhrzeiten.

Tragen Sie die Uhrzeit ein, von wann bis wann in der Firma gearbeitet wird. Alle Berechnungen erfolgen nur innerhalb des hier angegebenen Zeitraums.

Immer um Mitternacht beendet sich der Service und wird vom ZTServiceGuard.exe neu gestartet.

Die in der Folge eingegebenen Zeiten für die Verbindung zu den Terminals (mit/ohne Stamm) müssen innerhalb des hier vorgegebenen Zeitraums liegen.

Außerhalb der Aktiv (von-bis) Zeiten können die Datenbanken (welche in der Spalte Information eingetragen sind) gesichert werden.

Tabelle

Zusätzlich zur unter I. Standard-Installation des Zeitservice-Dienst beschriebenen Vorgehensweise müssen noch folgende Aufgaben eingetragen werden:

Terminal ohne Stammdaten (Ruft eine Kommunikationsdll für das Abholen von Terminaldaten ohne Übergabe der Stammdaten auf.)

Terminal mit Stammdaten (Ruft eine Kommunikationsdll für das Abholen von Terminaldaten mit Übergabe der Stammdaten auf.)

Nun können in der Tabelle die einzelnen Aufgaben für den Service festgelegt werden.

Wenn Sie zwei INI_Dateien für die Übertragung mit und ohne Stammdaten angelegt haben (siehe Installation externe Terminals), sind beide in der Konfiguration mit unterschiedlichen Intervallen einzutragen.

In der Spalte "Information” ist der genaue Datenpfad und die Bezeichnung der INI-Datei einzutragen.

Die Spalte „LetzteAktion“ gibt an, wann diese Aufgabe zuletzt ausgeführt wurde.

In der Spalte „Von Tag“ und „Bis Tag“ wird angegeben, von welchem Wochentag bis zu welchem Wochentag diese Aufgabe durchgeführt werden soll (z.B.: „Montag“ bis „Sonntag“)

In den Spalten „Von Uhrzeit“ und „Bis Uhrzeit“ wird angegeben, zwischen welchen Uhrzeiten die Aufgabe gestartet werden soll.

Dabei muss die Angabe unter „Bis Uhrzeit“ größer oder gleich mit der Spalte „Von Uhrzeit“ sein.

In der Spalte „Alle min“ wird eingetragen, in welchem Intervall die Aufgabe gestartet werden soll. Die Angabe erfolgt in Minuten.

In der Spalte „Tätigkeit“ ist die Art der Aufgabe festzulegen.

III. Installation des externen Terminals:

Das Programm selbst wird zusammen mit der übrigen Zeiterfassung in das bei der Installation angegebene Verzeichnis beim Setup aufgespielt. Auf dem PC, auf dem auch die Firebird-Datenbank installiert wird, sollte auch der GDI-Zeiterfassungsservice / Zeitservice-Dienst installiert werden.

1. Zuerst den Zeitservice-Dienst konfigurieren

(Beschreibung unter I. Standard-Installation des Zeitservice-Dienst und II. Zeitservice-Dienst für externe Terminals )

2. INI-Dateien für Terminals konfigurieren

Bei der Installation werden im Programmverzeichnis der Zeiterfassung verschiedene Muster-Ini-Dateien für verschiedene Terminals angelegt.

Öffnen Sie die Musterdatei, die Ihrem Terminal entspricht. Folgende Angaben sind zwingend vorzunehmen:

Der Bereich [DLL] ist um den kompletten Datenpfad zu ergänzen. Der Name der DLL muss exakt eingetragen werden.

Beispiel:

[DLL]

DLLName=C:\[kompletter Datenpfad]\DatafoxPZEMaster.dll

Für jedes Terminal muss es eine Adresse geben. Sie können mehrere Adressen in einer INI-Datei angeben. Für alle unter [Adressen] definierten Bezeichnungen muss es einen eigenen Block geben mit allen Angaben, die hier im Beispiel unter [ESUED] (für Eingang Süd) enthalten sind.

Die IP-Adresse des jeweiligen Terminals ist zwingend einzutragen.

Nach der Konfiguration der Datei sollte die Muster-INI-Datei unbedingt umbenannt werden, sonst wird sie beim nächsten Setup vom Programm überschrieben

Überprüfen Sie bitte unbedingt, daß Sie keine der GDI-Muster-Dateien verwenden. Bitte benennen Sie die GDI-Muster-Dateien entsprechend um.

In der Tabelle in der Spalte Information diese umbenannte(n) Datei(en) auswählen.

Der Eintrag "Listen" ist dafür zuständig, dass Stammdaten an das Terminal übertragen werden oder nicht.

Da bei einigen Terminals Speicherzellen mit beschränkten Schreiboperationen ausgestattet sind, sollte die Übertragung der Stammdaten nur so oft erfolgen, wie notwendig (z.B. 1 - 2 x pro Tag).

Da die Übertragung der Buchungen vom Terminal an die Zeiterfassung jedoch viel häufiger erfolgen soll, empfiehlt es sich, zwei INI-Dateien anzulegen, eine mit und eine ohne Übertragung der Stammdaten. Die beiden INI-Dateien werden dann im Zeitservice-Dienst (siehe Kapitel Zeitservice-Dienst konfigurieren weiter oben) eingetragen.

Geben Sie den INI-Dateien eindeutige Namen, z.B. "Mit_Stamm" und "Ohne_Stamm".

3. Service aktivieren

Um den Service zu aktivieren wird die Diensteverwaltung (Systemsteuerung/Verwaltung/Dienste) aufgerufen. Dort ist der Eintrag „GDI-Zeit-Service“ zu suchen. Durch einen Doppelklick auf diesen Eintrag werden die Einstellungen zu diesem Dienst angezeigt und können auch verändert werden. Der Starttyp sollte auf „Automatisch“ gestellt werden, damit der Service bereits beim Hochfahren des Computers mit gestartet wird. Durch einen Klick auf Starten kann der Service auch sofort gestartet werden.

Muss der Dienst oder eine DLL, die von dem Dienst aufgerufen wird, auf ein Netzwerklaufwerk eines anderen Rechners zugreifen, so muss bei den Einstellungen noch ein entsprechender Anwender und das dazugehörige Passwort angegeben werden.

Dazu in den Einstellungen des Dienstes auf den Karteikartenreiter „Anmelden“ klicken. Dann bei „Anmelden als“ die Option „Dieses Konto“ wählen und in das erste Feld den Usernamen und gegebenenfalls den Servernamen eintragen (z.B.: „GDI-Zeiterfassung@GDI.LAN“). Bei „Kennwort“ ist das Kennwort des Benutzers einzugeben. Die Eingabe ist im Feld „Kennwortbestätigung“ zu wiederholen. Dann alles mit „Ok“ bestätigen.

IV. Protokollierung (Log-Datei "Buch_[JJJJMM].APP)

Monatlich wird eine neue Log-Datei erstellt. Die Buchungen und Veränderungen vom Handy, Webterminal und Zeiterfassung werden darin protokolliert (ausgenommen sind externe Terminals, diese haben eine eigene Log-Datei (Buch_[JJJJMM].sic)). Diese Dateien sind im Programminstallationsordner zu finden.

V. Protokollierung (Log-Datei „ZTService.log“)

Über die Vorgänge die der Zeitservice bearbeitet wird je nach Einstellung des Loggings (siehe Punkt I.) eine separate Datei namens ZTService.log geschrieben. Die Datei ist im Programminstallationsordner zu finden.

Ist es dem Zeitservice nicht möglich in die ZTService.log zu schreiben, so können bis zu 4 Dateien (früher nur 3 Dateien ohne separate ERR Datei) erstellt werden. Ist dies bei der letzten Datei auch erfolglos, so wird eine weitere Datei ZTService.ERR erstellt. In dieser wird festgehalten zu welchem Timestamp die anderen Dateien im Zugriff waren.

Nach 4 Tagen wird aus der ZTService.log eine ZTService.logold geschrieben. Nach weiteren 4 Tagen wird die ZTService.logold ersetzt und enthält dann die Daten aus der aktuellen ZTService.log.

Handhabung des Löschens der Protokolldatei:

Beim Klick auf die Schaltfläche „Protokoll löschen“ in der ZTservice_Config.exe wird wie folgend vorgegangen:

Zeitservice läuft => Der Inhalt der Log Datei wird gelöscht in die geschrieben wird.

Zeitservice steht => Es werden alle Log Dateien gelöscht (Bsp. ZTService.log, ZTService(1).Log und ZTService.logold)