Daten-Import

Automatische Übernahme per Tasksteuerung

GDI-Warenwirtschaft Direkt-Import

Import für Personen-/ Sachkonten-Buchungen und Stammdaten aus anderen Programmen 

Folgende Stammdaten können eingelesen werden (bitte beachten Sie hier das PDF mit der Schnittstellenbeschreibung (Formatbeschreibung) oben rechts in der Maske "Datenimport"):

• Sachkonten

• Personenkonten

• Kostenstellen

• Kostenarten

• Kostenträger

• SEPA-Mandate

• Ansprechpartner

• Bau-Aufträge

• Planzahlen 

Erstellen Sie hier für die verschiedenen Importe feste Profile.

Vergeben Sie eine neue Profil-Nr. für die Anlage eines neuen Import-Profiles oder nutzen Sie die Kopierfunktion. 

Zur Nutzung eines Profils in einem anderen Mandanten nutzen Sie die Buttons "importieren / exportieren". 

Open

Format

Folgende Schnittstellenformate stehen zur Auswahl: 

• Standard-Schnittstelle GDIFIBU2.STD

  • Mit dem Button "Standard-Formatbeschreibung" ist die Schnittstellen-Beschreibung im PDF-Format aufrufbar 

• Datev-Schnittstelle (nach SELF-Satzbeschreibung) für Daten nach OBE (DE001) oder KNE (ED00001)
  (ACHTUNG! veraltete Versionen) 

• GDIDTA - Datenaustausch 

• GDIFIBU.STD 

• CSV-Datei (z.B. aktuelle Datev-Dateien) 

Autorun-Profil

Autorun-Profile können über die Tasksteuerung aufgerufen werden (Automatische Übernahme per Tasksteuerung). So können wiederkehrende Importe automatisiert angestoßen werden.

Autorun-Profile müssen die Stammdaten "immer übernehmen" und die Buchungen "übernehmen" und können in diesen Bereichen nicht geändert werden.

Achtung! Das Programm startet automatisch das erste Autorun-Profil, das in der fortlaufenden Nummerierung gefunden wird.

Sind mehrere Autorun-Profile vorhanden, muss bei der Task-Erstellung die Nummer des gewünschten Profiles mit eingetragen werden.

'.....autorun=11TBStdSchnitt....'  (11=Profilnummer) 

Profil-Bezeichnung

Vergeben Sie eine Bezeichnung für das Profil, z.B. 'Import der Lohndaten' etc.

Importdatei

Eingabe bzw. Suchen des Datenpfades für die gewünschte Import-Datei.

Bisher verwendete Datenpfade werden gespeichert und können beim nächsten Import ausgewählt werden

(Löschen gespeicherter Pfade mit rechter Maustaste). 

Open

Die folgenden Einstellungen werden pro Profil gespeichert:

Änderungen bei Stammdaten

• Nach Abfrage
  Änderungen, die in den Personenstammdaten des Warenwirtschafts-Programmes eingegeben wurden, werden angezeigt und können nach Wunsch in die Fibu-Stammdaten übernommen werden.
   

• Immer übernehmen
  Änderungen in den Personenstammdaten werden automatisch in den Fibu-Stammdaten übernommen.
   

• Nicht übernehmen
  Änderungen werden nicht übernommen (z.B. die Sachkontenbezeichnungen aus Lohndaten).

Nicht vorhandene Stammdaten anlegen

• Ist das Häkchen gesetzt, werden neue Stammdaten angelegt

• Ist das Häkchen nicht gesetzt, werden neue Stammdaten nicht übernommen und angelegt

Buchungen

• Buchungen prüfen
  Es wird geprüft, ob die zu übertragenden Buchungen fehlerfrei übertragen werden können.
   

• Buchungen übernehmen
  Die Buchungen werden übernommen.

Periodenzuordnung

Open

Buchungen können einmal ganz normal so wie in der Datei vorhanden, zum entsprechenden Buchungsdatum eingelesen und verbucht werden. 

Sind Buchungen vorhanden die verschiedenen Perioden angehören, kann über diese Einstellung gesagt werden, das in den bereits abgeschlossenen Perioden die notwendigen Buchungen verbucht werden sollen.

Nein - Die Buchungen werden je nach Buchungsdatum der entsprechenden Periode zugeordnet. Falls die Perioden bereits abgeschlossen sind, wird die Buchung als Nachbuchung in die Periode gebucht. 

Sollen die Buchungen jedoch in die 13. Periode verbucht werden, muss - 13.Periode - eingestellt sein. Es können jedoch nur Buchungen mit Buchungsdatum des letzten Tages des Geschäftsjahres in die 13. Periode gebucht werden. D.h. Geschäftsjahr entspricht Kalenderjahr, wäre das der 31.12.

KST-Prüfung abschalten

Eine in den Sachkonten-Stammdaten hinterlegte Kostenstellen-Prüfung kann abgeschaltet werden, wenn mit der Schnittstelle keine Kostenstellen übertragen werden können, ODER keine Prüfung der Kostenstellen erfolgen soll. Dann werden die Buchungen mit den Kostenstellen so eingelesen wie in der Datei.

Open

Beleg Nr.-Lieferanten prüfen

Ist hier das Häkchen gesetzt, wird bei Lieferantenbelegen (Belegarten R, G und F) geprüft, ob diese Belegart/BlgNrLief bereits vergeben ist. Wenn ja, dann erfolgt eine Meldung und der Datensatz wird abgewiesen. Bei Zahlungsbuchungen erfolgt keine Prüfung, da die OP-Zuordnung über die interne Belegnummer erfolgt.

Button Einstellungen 

Karte: "Weitere Einstellungen" 

Diese Einstellungen werden pro Import-Profil gespeichert. Beim Kopieren eines vorhandenen Profils mit der Kopierfunktion werden diese Einstellungen alle übernommen.

Open

Übernahmeeinstellungen

Mahngruppe 1 bei neuen Kunden vorbesetzen
Wie bei manueller Neuanlage von Kunden wird die Mahngruppe 1 vorbesetzt. Der Kunde wird bei Mahnläufen berücksichtigt.

Avisgruppe 1 bei neuen Personenkonten vorbesetzen

Beim Import neuer Personenkonten wird automatisch Avisgruppe 1 vorbesetzt (Achtung - Avisgruppe in Basisdaten anlegen!) 

Name1 bei Personenkonten auch als Suchname verwenden

Beim Import wird der Suchname automatisch mit Name1 gefüllt (Großbuchstaben). Dies ist besonders beim CSV-Import mit Adressatentyp (Datev) sinnvoll.

1.GKto bei Aufteilungsbuchungen weglassen
Wenn diese Einstellung angekreuzt ist und bei Aufteilungsbuchungen verschiedene Gegenkonten angesprochen werden, bleibt das Gegenkonto in der 1. Buchungszeile frei. Die davon abhängigen Funktionen (Erzeugen eines automatischen Buchungstextes, falls keiner übergeben wurde und die Anzeige des Steuerschlüssels bei Belegbuchungen) entfallen damit auch.

Datev-Buchungssteuerschlüssel übernehmen

Datev-Import
Sachkonten-Länge: gem. Importdatei

Bei der Übergabe einer Datev-Datei mit einer Angabe der Länge der Sachkonten > 4 konnte bisher kein Import erfolgen.

Banknummer bei neuen Kunden/Lieferanten vorbesetzen
Die ausgewählte Banknummer wird bei neuen Kunden- und Lieferantenstammdaten vorbesetzt.
Die automatische Lastschrift- und Überweisererstellung kann nach der Banknummer selektiert werden.
Die Liquiditätsvorschau berücksichtigt die eingetragene Banknummer bei der Ermittlung der Werte.

Protokollausdruck

Auswahl, welche Inhalte im Protokoll ausgegeben werden sollen.

OP-Export nach der Buchungsübernahme

Der OP-Export (OP-Daten mit Zahlungen zur Übergabe an die Warenwirtschaft) wird direkt nach dem Import gestartet.

Autorun-Einstellungen

Pfad und Name der Protokolldatei zur Speicherung des Übernahmeprotokolls, z.B.

C:\BLine\Daten\protokoll.txt 

In den Dateinamen für die Protokolldatei kann auch der Platzhalter <Datum> verwendet werden.

Beispiel: C:\BLine\Daten\protokoll_<Datum>.txt 

Dieser Platzhalter wird durch das aktuelle Rechner-Datum ersetzt. 

Wenn die Übernahme taskgesteuert jede Nacht abläuft, bleiben die Protokolldateien bestehen und können auch nachträglich noch kontrolliert werden.

Import-Protokoll automatisch speichern

Es wird das Prüf-/Übernahmeprotokoll in eine Datei geschrieben (gleiche Funktion wie bei Autorun-Importen).

Als Dateiname wird der Name der Autorun-Protokolldatei Einstellungen-> Weitere Einstellungen) verwendet. 

Durch Ergänzen des Dateinamens mit der Variable <Datum> wird das Protokoll nicht überschrieben, sondern für jeden Tag ein neues Protokoll erstellt. Als Dateiendung sollte TXT verwendet werden. 

 Es sind folgende Platzhalter möglich: 

 <Datum>
Dieser Platzhalter wird mit der Tagesdatum im Format TT.MM.JJJJ ersetzt. 
<Zeit>
Dieser Platzhalter wird mit der Uhrzeit im Format hh-mm-ss ersetzt. 
<Pfad>
Dieser Platzhalter wird mit der Pfadbezeichnung der importierten Datei ersetzt. 
<Datei>
Dieser Platzhalter wird mit dem Dateinamen der importierten Datei ersetzt.

<Profil>
Dieser Platzhalter wird mit der Importprofilnummer ersetzt.

Beispiel: '<Pfad><Datei>-Import vom <Datum> <Zeit> Uhr.txt'
Mit dieser Angabe wird das Protokoll im gleichen Pfad wie die Importdatei abgelegt. Als Dateiname wird der Importdateiname mit angehängtem '-Import vom … .txt' verwendet.

Folgende Fehlermeldungen können bei Prüfung/Übernahme auftreten:

• Buchungsdatum außerhalb des Geschäftsjahres

Die einzulesenden Buchungen tragen ein Buchungsdatum, das nicht innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegt. Über den Systemball | Jahreswechsel das passende Geschäftsjahr auswählen. 

• OP bereits vorhanden

Die einzulesende OP-Belegnummer ist für diesen Kunden bereits vorhanden. 

• Konto nicht angelegt

Das angegebene Konto ist in der Fibu nicht vorhanden und kann somit nicht bebucht werden.

Neue Personenkonten werden automatisch angelegt, wenn die Personen-Stammdaten mit übergeben werden. Sätze mit Personen-Stammdaten tragen die Kennung [Pk] am Satz-Beginn. 

• Steuersatz nicht korrekt

Die übergebenen Rechnungs- und Steuerbeträge passen vom Prozentsatz nicht zu dem angegebenen Konto. 

Beispiel: Wird ein Netto-Rechnungs-Betrag von 100,00 Euro und ein Steuerbetrag von 19,00 Euro übergeben, muss das Umsatzerlöskonto in der Fibu mit dem passenden Steuerschlüssel 19% versehen sein.

 Karte: Umsetzungen

Open

Währungsumsetzung
Falls die Schnittstelle keinen ISO-Code übergibt sondern eine Währungs-Kennziffer, kann hier eingetragen werden, welche Kennziffer welchem ISO-Code entspricht.

Zahlarten-Umsetzung
Die Fibu erkennt nur die Zahlarten-Nummer aus den Basisdaten. Andere Kennungen können hier umgesetzt werden.

Sammelkonten-Umsetzung
Die Fibu erkennt nur die tatsächliche Konto-Nummer des Sammelkontos. Kennziffern können hier umgesetzt werden. Eine Übergabe des Sammelkontos ist nur notwendig, wenn nicht das Standard-Sammelkonto verwendet werden soll.

Sonderfunktion 

Direkter Eintrag in Systemdaten zur Übernahme des Datev-Feldes "KOST2" als Kostenträger

Diese Meldung erscheint immer, auch wenn nur eine Datei mit einer anderen Bezeichnung, ABER gleichen Verzeichnispfad, ausgewählt werden musste.

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