DATEV-Export

• Voraussetzungen

• Übertragung der Daten

• Rücksetzen der Übertragung

• Import von DATEV-Dateien

Mit dem DATEV-Export können die mit der GDI-Fibu erfassten Buchungsdaten in das DATEV-Format übertragen werden. Dieses DATEV-Format kann dann direkt vom Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer weiter verarbeitet werden. Der Export erfolgt auf Basis der DATEV-Schnittstellenversion 7.0.

Voraussetzung für eine korrekte Übertragung:

• Eintrag eines DATEV-Transitkontos für die korrekte Übertragung von Aufteilungsbuchungen

• Korrekte Nummernkreise für Debitoren und Kreditoren

• Eintrag der DATEV-Steuerschlüssel

• Zuordnung der Automatik-Konten

DATEV-Transitkonto: Basisdaten | Mandantendaten ->Firmendaten ->  Kontorahmen

Aktuell wird bei der Neuanlage eines Mandanten mit einem der beiden angebotenen DATEV-Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, das DATEV-Transitkonto nicht mehr eingetragen.

Bei bestehenden Mandanten wurde das Standard-Transitkonto für Geldtransit hinterlegt. Dies konnte - wenn dieses Transitkonto auch für Buchungen verwendet wurde - zu Differenzen führen.

Das Transitkonto für den DATEV-Export sollte keine manuellen Buchungen enthalten!

z.B. wird ein Konto im Bereich des Geldtransitkontos vorgeschlagen.

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Nummernkreise

Die Nummernkreise für Debitoren und Kreditoren werden bei Anlage eines neuen Mandanten wie folgt vorgeschlagen: 

• Debitoren: 10000 - 69999

• Kreditoren: 70000 - 99999 

Dieser Vorschlag entspricht den Standard-Nummernkreisen des DATEV-Programmes und kann bei der Neuanlage eines Mandanten nach Wunsch geändert werden.

Für die Übertragung wird das CSV-Format verwendet (Standard). Mit diesem Verfahren können Debitoren-/Kreditoren-Nummern 5-/6- und 7-stellig übertragen werden.

DATEV-Steuerschlüssel

Den Steuerschlüssel im Menü: Basisdaten, müssen die entsprechenden DATEV-Steuerschlüssel zugeordnet werden.

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Automatik-Konten

In den Sachkontenstammdaten der Finanzbuchhaltung sind die bei DATEV als "Automatik-Konten" geführten Konten zu kennzeichnen. Hierzu ist das Feld "DATEV-Steuerschl." vorgesehen.

Die DATEV-Automatik-Konten sind hier mit "A" zu kennzeichnen. 

Im SKR sind in diesem Beispiel Konten aus dem SKR04  vor einigen Sachkonten ein AM, was bedeutet, das es im DATEVprogramm sogenannte Automatikkonten sind bei denen die Umsatzsteuer gezogen wird.. 

Handelt es sich um Aufwandskonten wie z.B. das Konto 5400 - Wareneingang 19% - dann steht vor der Kontonummer ein AV. Das bedeutet es handelt sich um ein Automatikkonto handelt bei dem die Vorsteuer gezogen wird.

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Wird in der Finanzbuchhaltung ein Konto bebucht, welches aber im DATEVprogramm aber auf ein anderes gebucht werden soll, MUSS hier im Feld DATEV-Kontonr das entsprechende DATEVkonto eingetragen werden.

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Übertragung der Daten

Über das Menü: Zusatz | DATEV Export, können die entsprechenden Dateien für den Import in das DATEVprogramm erstellt werden. 

Als erstes kommt das Übergabeformat:

Das CSV-Format: für 5-/6-/7-stellige Personenkonten/Belegnummern alphanumerisch - 12-stellig/Kostenstellen 8-stellig ist voreingestellt, sodass man hier keine Einstellung vornehmen muss.

Weiterhin ist noch im Programm geblieben das:alte DATEVformat

KNE-Format (Kontonummernerweiterung): für 5-/6-/7-stellige Personenkonten/Belegnummern alphanumerisch - 12-stellig/Kostenstellen 8-stellig 

und das

OBE-Format (Ordnungsbegriffserweiterung): für 5-stellige Personenkonten/Belegnummern numerisch - 6-stellig/ Kostenstellen 4-stellig 

*Der Export in KNE- und OBE-Format wird ab 2018 nicht mehr von DATEV akzeptiert. ABER diese Exportformate werden oftmals noch benutzt für Fremdprogramme mit veralteter DATEV-Schnittstelle.

Exportverzeichnis

Das Exportverzeichnis MUSS angelegt und beschreibbar sein, ansonsten kann die Übertragung nicht durchgeführt werden. 

Im linken Bereich müssen die Beraternummer sowie die Mandanten Nr. eingetragen werden. Diese sind bei Ihrem Steuerberater nachzufragen.

Diese Daten werden nach der Eingabe gespeichert und stehen beim nächsten Aufruf des Moduls wieder zur Verfügung. 

Die Primanota-Seiten-Nr. (Journalseite) werden vom Programm aktualisiert. Diese Daten werden geschäftsjahresbezogen gespeichert und können nur vom Administrator geändert werden, falls dies durch eine fehlgeschlagene Übertragung notwendig werden sollte (siehe auch "Rücksetzen der Übertragung").

Sachkontenlänge

Werden mit 6 oder 7 stelligen Personenkontonummern gebucht, kann hier noch eingestellt werden mit wie viel Stellen die Sachkonten übertragen werden sollen.

Bucht man nur mit 5 stelligen Personenkonten ( Standard ), erhält man diese Auswahl nicht !!! 

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Übertragung von Buchungen mit Kostenstellen: 

• DATEV kann keine Kostenstellenaufteilungen (mit Eingabe *). Diese Buchungen werden bei der DATEV-Übergabe ignoriert. Um hier eine korrekte Übergabe zu erreichen, muss die Buchungseingabe mit aufgeteilten Buchungen erfolgen. 

Übertragung von Belegnummern: 

• Die CSV-Übergabe akzeptiert alphanumerische Belegnummern in beliebiger Länge. Es sind folgende Sonderzeichen erlaubt: $ % & / * + -   Andere Sonderzeichen werden bei der Übergabe heraus gefiltert.
  KEINE Leerzeichen innerhalb der Belegnummer! 

Datenübertragung

Im TreeView kann die Übertragungsart gewählt, die zugehörigen Selektionen angegeben und die Übertragung gestartet werden. 

• Buchungsübertragung - hier werden die einzelnen Buchungen in den entsprechenden Dateien erstellt

• Kontenbezeichnung    - alle Konten werden zusammengetragen, Sachkonten und Personenkonten

• Saldenübertragung     - hier werden nur die Saldenbeträge erstellt und keine einzelnen Buchungen

Entweder die Übertragungsart Buchungsübertragung" wählen ODER Saldenübertragung. NICHT beides übertragen, da der Steuerberater der mit DATEV arbeitet, doppelte Werte hat.

Buchungsübertragung

EB-Werte der Sachkonten übertragen

Hier kann gewählt werden, ob die EB-Buchungen für Sachkonten übertragen werden sollen.

Wenn die EB-Buchungen nicht übertragen werden, so erhalten sie auch kein Ausdruckkennzeichen.

EB-Werte der Personenkonten übertragen

Hier kann gewählt werden, ob die EB-Buchungen für Personenkonten ebenfalls übertragen werden sollen.

Wenn die EB-Buchungen nicht übertragen werden, so erhalten sie auch kein Ausdruckkennzeichen.

Kostenstellen übertragen

Wenn dieses Feld angekreuzt ist, werden die Kostenstellen ebenfalls an DATEV (im Datenfeld 'KOST1') übertragen.

Lieferantenbelegnummer verwenden

Kreuzen Sie hier an, wenn die Belegnummer des Lieferanten übertragen werden soll

Standardtexte ebenfalls übertragen

Wurde kein manueller Text in der Buchung eingetragen, wird bei Buchungen auf Personenkonten die Bezeichnung des Personenkontos übertragen.

Gegenkonto bei Transitbuchungen im Buchungstext

Durch die Schnittstellenvorgabe von DATEV werden Aufteilungsbuchungen in einzelne Buchungszeilen umgewandelt. Hier wird jeweils das DATEV-Transitkonto als Gegenkonto verwendet.
Die fehlende Information des eigentlichen Gegenkontos wird durch Aktivieren dieser Option in den Buchungstext eingetragen.

Eine Übertragungsdatei pro Buchungsperiode

Es können mehrere Perioden gleichzeitig erstellt werden. Durch ein Häkchen erfolgt die Erstellung von Exportdateien je nachdem aus wie viel Perioden die Übertragung besteht.

Bis Periode

Hier kann man einstellen bis zu welcher Saldenperiode (vgl. Saldenliste) man die Buchungen übertragen will. Bei EB-Buchungen (Saldenperiode 0) wird zusätzlich noch das Buchungsdatum abgeprüft, damit mit nachträgliche EB-Buchungen aus späteren Buchungsperiode schon mit der Periode 1 übertragen werden.

Hierbei sollte man sich nicht irritieren lassen. Es heisst hier Bis Periode. D.h. sollen die Daten des ersten Halbjahres erstellt werden, stellt man hier einfach Bis Periode 06 ein. Je nach Häkchen bei der Übertragungsdatei würden 6 Übertragungsdateien erstellt werden oder nur eine Datei. 

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Verarbeitung

Prüfen         - die Daten werden auf Übertragungsfähigkeit überprüft

Übertragen - die Daten werden geprüft und übertragen 

Die Übertragung wird gestartet durch Klick auf den Button 'Übertragen'.

Stellen Sie sicher, dass der Druckvorgang möglich ist. Der Ausdruck des DATEVjournales kann auch als PDF erzeugt werden, was den gleichen Effekt hat wie ein Ausdruck über Drucker. 

Neben den Standardumsetzungen die durch das DATEV-Format bedingt sind (Bruttoprinzip, Automatikkonten, Übertragung von Aufteilungsbuchungen über Transitkonten), gibt es folgende Besonderheiten zu beachten: 

• Skontobuchungen: DATEV lässt es prinzipiell zu, dass man den Skontobetrag im gleichen Buchungssatz übergibt wie die Zahlungsbuchung. Als Gegenkonto ist aber nur ein Bank oder Kassenkonto zulässig. Skontobuchungen werden aber i. d. R. bei Bankauszügen gebucht werden, die in unserer Buchhaltung mehrere Buchungszeilen ergeben. Diese müssen zur Übertragung an DATEV über Transitkonto (kein Bank oder Kassenkonto) gebucht werden. Daher ist diese Übergabe so nicht möglich und so werden Skontobeträge als einzelne Buchungszeilen übergeben.

• Buchungen mit zwei Steuerbeträgen: Bei Buchungen mit zwei Steuerbeträgen (z. B. innergem. Erwerb, Altteilesteuer...) gilt folgendes: Ist der Steuerschlüssel ein Erwerbsteuerschlüssel oder ist das Buchungskonto ein DATEV-Automatikkonto, so wird der Bruttobetrag übertragen. Ansonsten werden die Netto- und Steuerbeträge einzeln übertragen.

• Kostenstellenbuchungen: Wenn die Kostenstellenübertragung ausgewählt ist werden alle Buchungen mit Kostenstellen über Transitkontobuchungen übertragen. Die Zusammenfassung von zweizeiligen Buchungen zu einzeiligen DATEV-Buchungen ist dann nicht möglich.

Kontenbezeichnung

Alle Konten übertragen

Neue Konten übertragen

Bei den Kontenbezeichnungen haben Sie die Wahl, ob Sie alle oder nur neue Konten übertragen wollen. Es wird jeweils die Kontonummer und die Kontenbezeichnung bzw. Name1 bei Kunden und Lieferanten übertragen. Werden diese Informationen im Stammsatz geändert, so wird intern der Übertragungsvermerk zurückgesetzt und das Konto wird bei der nächsten Übertragung der Kontenbezeichnungen wieder übertragen. 

Verarbeitung

Prüfen - die Daten werden auf Übertragungsfähigkeit überprüft

Übertragen - die Daten werden geprüft und übertragen

Saldenübertragung

Bei der Saldenübertragung können die EB-Werte von Sach- und Personenkonten und die einzelnen Periodensalden ausgewählt werden. Dabei werden pro Periode Soll- und Habenwerte einzeln übertragen. Bei den EB-Werten wird der erste Tag des Geschäftsjahres als Buchungsdatum, ansonsten der letzte Tag der Buchungsperiode verwendet. 

 
Übertragungsarten

Bei den drei Übertragungsarten können jeweils die Verarbeitungsarten 'Prüfen' oder 'Übertragen' ausgewählt werden. 

Bei der Verarbeitungsart 'Prüfen' werden die Daten am Bildschirm angezeigt.

Es wird keine Übertragungsdatei geschrieben und es werden keine Übertragungsvermerke gesetzt. 

Bei der Verarbeitungsart 'Übertragen' werden die Daten geprüft und ausgedruckt (Öffnen des Druckauswahl-Dialogs, da nur Ausgabe auf einen Drucker möglich ist). Wenn hierbei keine Fehler auftreten werden die Daten an ein von der Firma DATEV zur Verfügung gestelltes Programm übergeben, das die Übertragungsdatei im DATEV-Format erstellt.

Anschließend werden die notwendigen internen Vermerke (Journalkennzeichen, Letzte Journalseite, DATEV - Abrechnungsnummer- und Zeitraum) gesetzt.

Während den einzelnen teilweise zeitaufwendigen Verarbeitungsschritten erscheint eine blinkende Meldung, die über den aktuellen Verarbeitungsschritt informiert (lesen, drucken, übertragen...) Nach erfolgreicher Übertragung wird ein entsprechendes Hinweisfenster eingeblendet. 

Die Übertragung der Kontenbezeichnungen/Saldenübertragung erfolgt die Ausgabe immer als Bildschirmvorschau. Dort ist auch eine Ausgabe auf den Drucker möglich. 

Die Dateinamen für das DATEV-Programm hat diesen Aufbau. Er enthält die Beraternummer, die Mandantennummer sowie den entsprechenden Buchungszeitraum.

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Aufbau der erstellten Übertragungsdatei

In der csv Datei sieht man noch einmal die richtige Angabe der Sachkontenlänge und auch den Periodenbereich.

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Probleme beim Import der Exportdateien in das DATEV-Programm

Bei Problemen (Fehlermeldungen) beim Buchungsimport sollten Sie von Ihrem Steuerberater das Fehlerprotokoll anfordern. So können die Einstellungen in Ihrer Buchhaltung korrigiert und die Übertragung nochmals gestartet werden.

Vor einer wiederholten Übertragung der Buchungen muss die Rücksetzung des Übertragungskennzeichens erfolgen: 

Rücksetzen der DATEV-Übertragung (nur durch Bediener "admin"):

Bei diesem Bediener ist ein Kontextmenü freigeschaltet, das man mit der rechten Maustaste über dem Maskenteil rechts oben Letzter Übertragungszeitraum aufrufen kann. 

Dort gibt es die Funktion:

• - Journalseite zurücksetzen 

Diese Funktion ist mit Vorsicht anzuwenden, da vom Programm nicht geprüft werden kann, ob die vom Anwender eingegebenen Daten korrekt sind! Sie sollten nur angewendet werden wenn der Datenträger nach der Übertragung nicht mehr lesbar ist oder die Übertragung von DATEV wegen Fehlern nicht angenommen wird. 

Beim Anwählen von 'Journalseite zurücksetzen'  ist die Seitennummer einzugeben, ab der das DATEV-Journalkennzeichen der betreffenden Buchungen zurückgesetzt werden soll. Dies ist die Startseitennummer des Journalausdruckes, bei dem die Übertragung nicht korrekt funktioniert hat.

Es erscheint folgende Abfrage:

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Bei der Auswahl von 'Ja' werden die Journalkennzeichen der betreffenden Buchungen zurückgesetzt und der Eintrag für die letzte vergebene Journalseite aktualisiert.

Import der DATEV - Dateien in die Finanzbuchhaltung

Die Import-Schnittstelle dient zur Übergabe von Rechnungsbelegen aus Fremd-Faktura, die einen Export per DATEV-Schnittstelle durchführen können.

Der Import von Stammdaten und Buchungen in DATEV-CSV-Format erfolgt über ein Import-Profil mit passendem Format. Dieses Import-Profil ist einmalig zu erstellen und die Felder der CSV-Datei zuzuordnen.