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- Space Sync for Confluence
Dokumentenverwaltung
Siehe auch:
Mit der Dokumentenverwaltung können Sie:
Bei der Verwaltung von Kunden, Lieferanten, Vertretern und Personal gezielt Notizen hinterlegen, Nachrichten und Dokumente versenden und Termine vergeben.
Vorgänge mit externen Belegen verknüpfen, Anhänge (z. B: WORD, EXCEL, PDF, GIF.)
E-Mails schreiben und verschicken (Intern (LAN) und im Internet). Hierzu müssen die betroffenen Bediener im Personalstammdatensatz existieren und entsprechende E-Mail Daten definiert sein).
Termine in Verbindung mit den o. g. Daten vergeben (für sich selbst oder einen anderen Bediener innerhalb des gleichen Mandanten).
Zuständigkeiten definieren (Feld "Termin für").
Die verschiedenen Möglichkeiten der Dokumentenverwaltung werden in Aktivitäten eingeteilt.
Aktivität (Ordner)
Aktivitäten sind eingeteilt in:
Alle (Aktivitäten)
E-Mail-Eingang
E-Mail-Ausgang
Dokumenten-Eingang
Dokumenten-Ausgang
Termine
Eigene Foren
Mit der Auswahlliste wird das jeweilige Filter aktiviert für die Anzeige der jeweiligen Aktivitäten in Tabellenform. Über die Auswahl "Alle" wird der Filter abgeschaltet.
Symbole der Menüleiste und ihre Bedeutung:
(Neu) Öffnet die Erfassungsmaske zum Eingeben einer Notiz/Nachricht.
(Antwort) Öffnet eine Nachricht, bereits an den Absender adressiert mit Text.
Die Nachricht kann mit Kommentaren versehen direkt an den ursprünglichen Absender zurückgesandt werden.
(Weiterleiten) Empfangene (ursprüngliche) Nachricht kann mit Kommentar an neuen Empfänger weitergeleitet werden.
(Löschen) Löschen einer bereits gespeicherten Notiz
(Suchen)
(Drucken) Formular drucken. Öffnet Maske Notizdruck.
Spaltenüberschriften der Erfassungsmaske:
Notizen anzeigen und auswählen
Die Auswahl einer Notiz erfolgt per Doppelklick auf die Tabellenzeile.
Anzeigen und bearbeiten der Notizen kann auch über das Kontextmenü (Klicken der rechten Maustaste) erfolgen, wenn der Mauszeiger in der Anzeigetabelle steht.
Dann ist es per Menüauswahl möglich:
Alle Notizen anzeigen
Nur die Unerledigten Notizen anzeigen.
Die Auswahl "Mehr Info" zeigt in einem Fenster unterhalb des Aktivitätenfensters den Inhalt einer Notiz an. Sortieren der Notizen erfolgt durch Doppelklick auf den Spaltenkopf.
Notiz neu erstellen - Notiz bearbeiten (Neu)
Doppelklick auf eine Notiz öffnet die Maske zum bearbeiten. (Die gleiche Maske erscheint beim Anklicken des Buttons "Neu", aber ohne Daten).
Die oberste Menüzeile enthält folgende Elemente:
Dokumente erfassen (Neu)
Geben Sie zunächst den "Betreff" ein und erfassen Sie dann Ihr Dokument oder Ihr Email in dem dafür vorgesehenen Erfassungsblock.
Möchten Sie ein MS-WORD-Dokument oder andere Dokumente hinterlegen Siehe unter Anlagen.
Wenn die ausgewählte Notiz fertig bearbeitet wurde, muss sie über den Button "Speichern" beendet werden, damit sie im System erhalten bleibt.
Anlagen zu Notizen (Dateianhänge)
Durch die Auswahl von Anlagen in einer Notiz erscheint eine Maske, die es erlaubt eine oder mehrere Dateien als Anlage hinzuzufügen. Dieses können beliebige Dateien sein. Sie haben die Möglichkeiten Dateien:
Hinzuzufügen
zu Löschen
und Microsoft-Word zu öffnen, um ein WORD-Dokument als Anlage zu erstellen.
Wählen Sie den Button "Hinzufügen", öffnet sich die Dateiauswahlmaske von Windows. Wählen Sie hier die Datei aus, die Sie hinzufügen wollen.
Per Doppelklick auf den Dateianhang öffnet sich das entsprechende MS-Standardprogramm, falls vorhanden (z. B. PAINT bei BMP-Files).
Termin
Definition von Personalterminen.
Die Auswahliste im Kurzbetreff wird definiert in den Systemdaten.
Wurde ein Termin hinterlegt, erscheint in der Übersichtstabelle der Notizen das Symbol
Notizen per E-Mail versenden
Mit dem "Senden" Button verschickt man die fertige Mail über das Internet, mit dem Button "LAN-Senden" ins Lokale Netzwerk
Vorraussetzung für den E-Mail-Versand ist, das für den Adressaten eine E-Mail-Adresse vorhanden ist und das für den Bediener eine Verbindung zum Internet definiert wurde.
(Siehe auch unter Personalstammdaten E-Mail-Definitionen).
Posteingang bearbeiten
z. B. eingehende E-Mails Stammdaten zuweisen
Interne oder extern eingehende Nachrichten (z. B. eingehende E-Mails) können Sie den jeweiligen Stammdaten der GDI zuweisen.
Hinweis: Wenn Sie ein Standard-E-Mail-Programm (Netscape, Internet-Explorer) gestartet haben, dürfen hier die E-Mail´s nach dem Abruf auf dem Server nicht gelöscht werden. (Siehe Einstellungen im jeweiligen E-Mail-Programm). Ansonsten hat die GDI keinen Zugriff mehr auf die E-Mails.
Rufen Sie Ihre Nachrichten ab (Siehe Abrufen) und gehen Sie folgendermaßen vor:
Doppelklick auf die Notiz
Checkbox Stammdaten anklicken
Datei für die Zuweisung auswählen (Kunden, Lieferanten, Personal ...)
Referenz-Adressnummer direkt eingeben oder per Tabelle auswählen/suchen.
Wichtig: Haben Sie eine Adresse ausgewählt, wird autom. die Adressnummer als Referenz übernommen. Betätigen Sie nun noch den "Speicher"-Button, dann ist die Notiz der ausgwählten Adresse zugeordnet.
Notizen speichern
Notizen werden beim versenden automatisch gespeichert. Der Button "Speichern" kann jederzeit benutzt werden.
Notizen löschen
Die ausgewählte Notiz wird über den Button "löschen" entfernt. Alle Anlagen werden ebenfalls mit gelöscht,. d. h. die Dateien werden entfernt. Wenn eine Anlage innerhalb einer Notiz gelöscht wird, wird die Notiz selbstverständlich nicht gelöscht.