Automatische Kontierung

Electronik Banking - Automatische Kontierung            -> Manuelle Kontierung

Die Automatische Kontierung sollte von dem Bediener vorgenommen werden, der die Kontoauszüge abgeholt hat.

Die Kontierung durch einen anderen Bediener kann nur erfolgen, wenn dieser über die Berechtigung "Buchungen anderer Bediener freischalten" verfügt und diese aktiviert hat.

Bei der Abholung von Auszügen im Format MT940 oder CAMT kann die Automatische Kontierung direkt erfolgen.

Beim Electronic Banking ist nun auch ein Buchungsassistent wie in der Dialogbuchhaltung zuschaltbar. Dieser enthält die Tabulatorseiten Kontoauszug, Belegsuche und Zahlungsverkehr.

Open

Die automatische Kontierung analysiert den Text der Bankauszüge und filtert dort die Belegnummern heraus. Die entsprechenden OP werden überprüft, ob sie betragsmäßig mit der Zahlung innerhalb gewisser Toleranzen (z. B. Skontoabzug) übereinstimmen.

In den -> Einstellungen kann ein Schema für den Aufbau der Belegnummern der Ausgangsrechnungen hinterlegt werden. Dadurch wird die in vielen Fällen die Trefferquote erhöht, speziell wenn die Belegnummer Sonderzeichen wie Binde- oder Schrägstrich enthält.

Weiterhin werden Texte und ggf. Datumsangaben im Bankauszug mit dem OP-Beleg bzw. dem Stammdaten verglichen. Die in Frage kommenden Belege werden nach gewissen Prioritäten sortiert. Sofern mehrere OP auf einmal bezahlt wurden und diese eindeutig einem Konto zugeordnet werden können, werden alle OP erkannt.

Die Werte aus den Zahlungsdispositionen werden ebenfalls herangezogen, so dass auch Lastschriften und Überweisungen aus einem Clearing zugeordnet werden können.

Fehlgeschlagene automatische Kontierung wegen der Aufsplittung der Lastschriftbelege durch die Bank mit unterschiedlichem Wertstellungsdatum 

• Statusspalte grün
  Wenn die Kontierung eindeutig ist, werden die entsprechenden Gegenbuchungen erzeugt und sind in der unteren Buchungsmaske sichtbar. Bei betragsmäßiger Übereinstimmung wird der Auszug in der Statusspalte (St) grün markiert.
  Wurde die Kontierung nach einer Kontierungs-Regel verbucht, enthält die Statusspalte zusätzlich den Buchstaben R.
   

• Statusspalte dunkelgrün
  Die Kontierung ist anhand einer Kontierungs-Regel erfolgt. In dieser Regel ist die "manuelle Bestätigung" eingestellt. (Buchstabe R + M)

• Statusspalte gelb
  Bei Betragsabweichungen, die durch häufig vorkommende Rundungen der Zahlungsbeträge der Kunden oder Skontoabzug entstehen, werden auch die Gegenbuchungen erzeugt; es bleibt jedoch ein Buchungssaldo.
  Diese Auszüge werden gelb markiert. Hier kann man über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Buchungsanzeige in der unteren Buchungsmaske ) anhand der 'Restsaldo als Skonto' – Funktion den Buchungssaldo ausgleichen und den Auszug damit ebenfalls einbuchbar machen (Statusanzeige wird grün).

• Statusspalte rot
  Gibt es mehrere Kontierungsmöglichkeiten oder große betragsmäßige Abweichungen, kann der Beleg nicht automatisch kontiert werden und bleibt rot (Spalte 'St'). Hier hilft die manuelle Kontierung über das OP-Fenster weiter, die die geeignetsten Kontierungsmöglichkeiten in einer Auswahlliste bereitstellt.

Beim Setzen eines Filters über die Statusspalte werden Prozentsätze der Zuordnung bei den Farben angezeigt:

• Farbe rot = 0%

• Farbe grün = 100%

Farbige Unterlegung in Spalte "G-Kto"

Stimmen bei der Lastschrift eines Lieferanten Gläubiger-ID und/oder Mandats-ID aus dem Verwendungszweck nicht mit den eingetragenen Angaben im Lieferantenstamm (Bankdaten2) überein, wird das Feld farbig unterlegt und die Warnung "Mandat!" angezeigt.

 Änderung der Zeilenhöhe

Open

In der Spalte ganz links kann die Zeilenhöhe manuell eingestellt werden. Diese Einstellung gilt für alle Zeilen.

Durch Doppelklick auf das Verschiebe-Zeichen wird die Zeilenhöhe automatisch angepasst - je nach Größe des Verwendungszwecks.

Filterfunktion in allen Spalten

In der Tabelle der Kontoauszüge kann in jeder Spalte die Filterfunktion aufgerufen werden:

Open

Die Filterung nach Sachkonto, Auszugsdatum etc. wird über das Setzen der Häkchen für ein oder mehrere Auswahlmöglichkeiten aktiv.

Die Filterung wird auch beim Einbuchen der kontierten Auszüge berücksichtigt. Dadurch kann z.B. bankenweise oder nach Datum die Einbuchung erfolgen. Beim Einbuchen erfolgt ein Hinweis auf einen gesetzten Filter.

Filter entfernen

Einzelne Filter werden entfernt durch Klick auf (Alle) in der obersten Zeile.

Alle Filter können über das Kontextmenü entfernt werden.

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Open

Button "Abgleichs-/Kontierungsfunktionen" - die einzelnen Menüpunkte - Aufruf auch über "rechte Maustaste":

• Bankenabgleich (Auszüge abholen)
  Start der Abholung - diese Funktion erfolgt bei Aufruf des Menüpunktes "Electronic Banking" automatisch, wenn die Electronic-Banking-Tabelle leer ist.
   

• Bankauszüge (MT940)
  Anzeige der gespeicherten Bankauszüge (nur für Format MT940)
   

• Bankauszugsliste (MT940)
  Ausdruck der Bankauszugsliste (nur für Format MT940)
   

• MT-940 Import-Einstellungen
  Auftragsschlüsselbezeichnungen im Verwendungszwecke wie z.B. SAMMELUEBERWEISUNG können hier mit Kürzel versehen werden.
   

• MT-940/CAMT Import-Übersicht (nur Bediener 'admin')
  Hier sind die Inhalte der Import-Dateien zu sehen - z.B. zur Kontrolle der Bankleitzahl und Kontonummer
  mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) können einzelne Import-Dateien / das Übertragungsprotokoll als Datei exportiert werden. So wird eine Kontrolle des Dateiaufbaus und ein erneuter, manueller Import möglich
  
  

• Beleginformation
  Angaben des Bankauszugs, wie z.B. Auftraggeber, IBAN+BIC des Auftraggebers, Textschlüssel (Bank), Auftragsschlüssel (Bank)

   

• Automatische Kontierung
  Manueller Start der automatischen Kontierung - kann bei Abholung von MT940-Dateien automatisch erfolgen
   

• Kontierungsregeln
  Erstellen von Kontierungsregeln für wiederkehrende Sachkontenbuchungen
   

• Kontierungsregel akzeptieren
  Akzeptieren einer Kontierung nach einer Kontierungsregel, die eine manuelle Bestätigung erfordert
   

• Kontierung löschen
  Die bereits erfolgte Kontierung (Status grün) eines Beleges kann rückgängig gemacht werden - z.B. zum Test einer Kontierungsregel
   

• Beleg einbuchen
  Bei Status grün kann der aktuelle Beleg verbucht werden
   

• Alle kontierten Belege einbuchen
  Alle Belege mit Status grün werden verbucht

• Beleg löschen
  Aktueller Beleg wird gelöscht
  
  

• Filter löschen
  Löschen aller gesetzten Filter in der Tabelle
   

• Einstellungen
  Eigene Einstellungen - OP-Einstellungen
   

• Buchungen anderer Bediener freischalten
  Zugriff auf Buchungen anderer Bediener