Anträge Webterminal

Die Antragsverwaltung dient dazu, dass Mitarbeiter selbständig Anträge für Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung usw. stellen können.

Voraussetzung ist, dass Mitarbeitergruppen angelegt sind und die Mitarbeiter einer Gruppe zugeordnet sind. Des Weiteren muss ein Bediener für den Mitarbeiter angelegt sein, damit er sich bei der jeweiligen Erfassungsmöglichkeit anmelden kann.

• In der GDI Zeit: Menüpunkt "Bearbeitung" - "Anträge".

• Im GDI Webterminal: Menüpunkt „Anträge“.

• In der GDI Zeit App: Schaltfläche „Anträge“.

Die eigenen Anwesenheits- und Fehlzeiten, sowie auch die der anderen Gruppenmitglieder, können eingesehen werden.

Einzelbuchungen mit Uhrzeiten und Stunden werden dabei nicht angezeigt.

Die Vorgehensweise:

1. Der Mitarbeiter stellt einen Antrag (z.B. für Urlaub). Dieser wird mit Bestätigung des Buttons „Einreichen“ bei dem zuständigen Vorgesetzten beantragt.

2. Der Vorgesetzte wird über den Antrag in der Zeiterfassung und per E-Mail informiert.

3. Der Vorgesetzte kann den Antrag genehmigen oder ablehnen.

4. Der Mitarbeiter sieht im Antragswesen, ob sein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde und wird per E-Mail informiert.

5. Ein Antrag kann vom Mitarbeiter jederzeit zurückgezogen werden.

Um jeweils eine E-Mail für den Antragsstatus zu versenden, ist wie folgt vorzugehen:

1. Im GDI App Server muss ein SMTP-Server für den Mailversand hinterlegt sein (Kapitel "Installation und Konfiguration des App Servers" Punkt “SMTP Konfiguration für E-Mail Versand“.

2. In der GDI Zeit muss im Personalstamm eine gültige E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter hinterlegt sein.

Ansicht Anträge:

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Jahr: Es werden alle Anträge "ab" dem ausgewählten Jahr angezeigt.

Antrag erstellen: Anlage eines neuen Antrages sowie gleichzeitiges Einreichen.

Antrag zurückziehen: Anträge (genehmigte, beantragte) die noch nicht angetreten wurden, können noch zurückgezogen werden und der jeweilige Anspruch wird zurückgerechnet.

Übersicht: Hier haben Sie den Überblick über die geplanten Fehlzeiten für das komplett ausgewählte Jahr. Je nach Rechte oder Gruppenzuordnung werden in dieser Ansicht, Ihnen die Gruppen angezeigt, in denen Sie zugeordnet sind.

Filter: Hier können Gruppen- oder Statusfilter gesetzt werden.

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Anträge: Hier können die Mitarbeiter ihre Anträge erstellen/beantragen oder zurückziehen.

Genehmigen: Der Gruppenleiter / Stellvertreter kann in dieser Übersicht die beantragten Anträge genehmigen oder ablehnen.

Je nach Rechteeinstellung ist die Ansicht "Anträge" und/oder "Genehmigen" verfügbar. Ist ein Mitarbeiter als Gruppenleiter oder Stellvertreter definiert, wird die Kartei „Genehmigen“ zuerst angezeigt.

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Des Weiteren ist für diesen Mitarbeiter im Menü links sichtbar, wie viele neue Anträge zur Bearbeitung vorliegen.

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Urlaubssaldo:

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In der Ansicht „Anträge“ wird der Urlaubssaldo des Antragsstellers angezeigt.

In der Ansicht „Genehmigen“ wird der Urlaubssaldo des Mitarbeiters angezeigt, dessen Antrag gerade bearbeitet wird.

Die Anzeige von Schwerbehinderten Urlaub „BU“ erfolgt nur, wenn der Mitarbeiter darauf auch einen Anspruch hat.

Antrag erstellen:

Um einen neuen Antrag zu erstellen klicken Sie im Menü auf „Antrag erstellen“.

Nun öffnet sich folgendes Fenster:

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Zeitart: Wählen Sie die gewünschte Zeitart aus mit Hilfe einer Auswahlliste. Beispiel: Wählen Sie  "U" - für Urlaub oder "BU" - für Schwerbehinderten Urlaub aus.

Zeitraum: Wählen Sie einen Zeitraum über den Kalender aus. Der ausgewählte Zeitraum muss in der Zukunft liegen! Ab der GDI Zeit Version 4.3.x kann ein Antrag ab dem heutigen Tag gestellt werden!

Erster Tag / Mitte / Letzter Tag: Geben Sie hier an, ob der Antrag für ganze Tage oder für Tages-/Schicht-Bereiche gelten soll.

Erster Tag: Am ersten Antragstag 1)

Mitte: Die Tage zwischen ersten und letzten Antragstag 1)

Letzter Tag: Am letzten Antragstag 1)

zu 1) 

Ganzer Tag: Antrag gilt für den ganzen Tag.          

Halber Tag: Der Antrag gilt für den halben Tag, undefiniert, ob es sich um Schichtbeginn oder -ende handelt.          

Halber Tag Schichtanfang: Der Antrag gilt für den halben Tag zum Schichtbeginn.          

Halber Tag Schichtende: Der Antrag gilt für den halben Tag zum Schichtende.

Hier können Sie optional einen Text zu Ihrem Antrag erfassen. Diesen finden Sie in der Antragsliste und in der Antragsinfo wieder. Für Ihren Gruppenleiter/Stellvertreter ist dieser Text auch sichtbar und kann als Entscheidungshilfe dienen.

Ist Ihr Antrag korrekt, wird die Schaltfläche „Einreichen“ freigegeben. Nach Bestätigen des Buttons wird Ihr Antrag gestellt.

Es werden bei der Einreichung folgende Prüfungen je nach Zeittyp durchgeführt:

Urlaub - "U" (U=Kürzel des Zeittyps in der GDI Zeit):- Urlaubsanspruch: Ist noch genug Urlaub im aktuellen Jahr vorhanden?

• Mindestbesetzung: Ist die Mindestbesetzung in der Mitarbeitergruppen unterschritten?

Schwerbehinderten Urlaub - "C" (C=Kürzel des Zeittyps in der GDI Zeit):- Urlaubsanspruch für den Schwerbehinderten: Ist noch genug Schwerbehinderten Urlaub im aktuellen Jahr vorhanden?

Passt eine Prüfung nicht, erhalten Sie entsprechende Hinweis-/Fehlermeldung und Ihr Antrag wird nicht eingereicht.

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oder

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Prüfung auf doppelte Anträge:

Ist bereits für einen Zeitraum ein Antrag gestellt, so wird eine Hinweismeldung ausgegeben:

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In der Ansicht „Anträge“ sehen Sie Ihren eingereichten Antrag:

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In der Spalte „Bemerkung“ sehen Sie Ihre Texteingabe, die Sie zu dem gestellten Antrag eingegeben haben.

In der Spalte „Status“ können Sie den aktuellen Stand Ihres Antrages verfolgen. Mögliche Status:

• Beantragt

• Genehmigt

• Abgelehnt

• Zurückgezogen

Klicken Sie in der Spalte „Info“ auf das „?“, bekommen Sie die Info über den Genehmigungsstatus in den einzelnen Mitarbeitergruppen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mehreren Mitarbeitergruppen zugeordnet sind. Damit der Antrag als genehmigt gilt, muss in jeder Gruppe eine Genehmigung vorliegen. In der Spalte Text wird der Ablehnungsgrund angezeigt, wenn ein Antrag abgelehnt wird.

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Gruppenauswahl-Bereich

Die Gruppenansicht zeigt alle Mitglieder der Gruppe mit den eventuell gebuchten Fehlzeiten für den Zeitraum, der in der Einzelansicht markiert ist.

Nur feste Gruppenmitglieder werden bei der Minimalbesetzung berücksichtigt.

Hier kann jedoch festgestellt werden, ob ein weiterer Mitarbeiter der Gruppe bereits eine Fehlzeit geplant oder eingetragen hat. Des Weiteren kann man sehen, ob die Minimalbesetzung bereits erreicht wurde.

Je nach eingestelltem Recht können Sie Mitarbeiter einer Gruppe ansehen, um z. B. sich überschneidende Urlaubszeiträume zu vermeiden.

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Ansicht Genehmigen:

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Jahr: Anträge für das Jahr, in dem diese begonnen haben.

Antrag genehmigen: Markieren Sie einen Antrag, um diesen zu genehmigen. Der Mitarbeiter erhält in seiner "Antragskarte" den Status "genehmigt".

Antrag ablehnen: Markieren Sie einen Antrag, um diesen abzulehnen. Der Mitarbeiter erhält in seiner "Antragskarte" den Status "abgelehnt". Wird der Antrag abgelehnt, muss ein Ablehnungsgrund erfasst werden, der dann beim Antragsteller erscheint.

Übersicht: Hier haben Sie den Überblick über die geplanten Fehlzeiten für das komplett ausgewählte Jahr. Je nach Rechte oder Gruppenzuordnung werden in dieser Ansicht, Ihnen die Gruppen angezeigt, in denen Sie zugeordnet sind.

Filter: Hier können Gruppen- oder Statusfilter gesetzt werden.

Im Gruppenfilter werden nur die Gruppen angezeigt in denen man Gruppenleiter oder Stellvertreter ist.

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Übersicht:

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Hier haben Sie den Überblick über die geplanten Fehlzeiten für das komplett ausgewählte Jahr. Ihnen werden die Gruppen angezeigt, in denen Sie zugeordnet sind.

Mehrfachauswahl von Anträgen:

Im Antragswesen können nun mehrere Anträge markiert und auf einmal „genehmigt“ bzw. „abgelehnt“ werden.

Dies gilt für die Karteireiter “Genehmigen (Neue Anträge)” und “Genehmigen (Neue Korrekturbuchungen)”.

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Zeilenmarkierung in der Kalenderansicht:

Bei Auswahl eines Antrages wird die Zeile in der Kalenderansicht markiert und der Fokus auf die beantragten Tage gesetzt (schwarze Umrandung). Werden mehrere Anträge markiert, so wird in der Kalenderansicht der zuletzt ausgewählte Antrag angezeigt. Bei der Auswahl des Antrages wird dieser gleich mit dem “Häkchen” selektiert.

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Anträge für Buchungskorrekturen genehmigen:

Für die Buchungskorrektur gibt es auf dem Menüpunkt “Anträge” einen neuen Karteireiter „Genehmigen (Neue Korrekturen)“. Hier können Sie die Anträge der Buchungskorrekturen, die der Mitarbeiter über das Webterminal gestellt hat, bearbeiten.

Wie Sie die Einstellung aktivieren, damit Anträge für Buchungskorrekturen gestellt werden können, lesen Sie unter Zeiterfassungsoptionen | Webterminal.

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Antrag genehmigen: Markieren Sie einen oder mehrere Anträge, um diese(n) zu genehmigen. Der Mitarbeiter erhält in seiner "Antragskarte" den Status "genehmigt".

Antrag ablehnen: Markieren Sie einen oder mehrere Anträge, um diese(n) abzulehnen. Der Mitarbeiter erhält in seiner "Antragskarte" den Status "abgelehnt".

Filter: Hier können Statusfilter gesetzt werden. Bsp. Sie möchten alle Anträge sehen die den Status “Abgelehnt” haben.

Bei der Buchungskorrektur gibt es drei Aktionen für einen Antrag. Diese können Sie unter GDI Zeit | Bearbeiten | Anträge | Anträge stellen nachlesen.