Staffelung
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Gestaffelte Mahngebühren werden in Form einer Tabelle angelegt. Dabei gibt es drei Felder, die die Berechnung steuern:
"Bis OP-Betrag", "Mahngebühr" und "Pro angefangene". Außerdem gibt es noch die Felder "Mahngebühr von dem Mehrbetrag" sowie "Pro angefangene von dem Mehrbetrag".
Beispiele für die gestaffelte Gebühren:
Konto Mahngebühren
Hier ist das Sachkonto einzutragen, auf das die Mahngebühren gebucht werden sollen. Das Konto muß im Sachkontenstamm angelegt sein (Menüpunkt "Stammdaten - Sachkonten"). Mit der <F4> Taste oder durch Klick auf das Symbol rechts hinter der Eingabe kann eine Tabelle der angelegten Sachkonten eingeblendet werden.
Gebührenverbuchung
Mahngebühren werden automatisch verbucht, sobald beim Mahnlauf der Mahnvermerk gesetzt wird. Dabei gibt es drei Varianten:
Einmalig pro Belegnummer
Mahngebühren werden nur einmal berechnet. D.h. wurden bei der ersten Mahnung Gebühren berechnet und verbucht (dies erkennt das Programm automatisch), so werden bei weiteren Mahnungen diese Gebühren ebenfalls ausgewiesen, aber nicht erneut gebucht. Dies bedeutet zum einen, daß Teilzahlungen vor der nächsten Mahnung die Mahngebühren (wegen des geringeren OP-Betrages) nicht vermindern, zum anderen, daß die Mahngebühren aber auch nicht erhöht werden (wegen der höheren Säumniszuschläge).
Bei jedem Mahnlauf
Hier werden die Mahngebühren bei jeder Mahnung neu berechnet und verbucht, unabhängig davon, ob bereits Mahngebühren durch vorhergehende Mahnungen entstanden sind. Dadurch können die Mahngebühren bei jeder Mahnung unterschiedlich hoch sein, je nachdem, ob Teilzahlungen geleistet wurden oder ob der OP-Betrag sich durch Säumniszuschläge erhöht hat.
Keine Verbuchung
Mahngebühren werden zwar berechnet und auf der Mahnung ausgewiesen, sie werden jedoch nicht automatisch verbucht.
Gebührenberechnung
Die Berechnung der Mahngebühren unterscheidet sich je nach Bundesland. In einigen Bundesländern wird die Mahngebühr aus dem Gesamtbetrag der Forderungen berechnet, sobald in einem Schreiben mehrere Forderungen angemahnt werden. In den anderen Bundesländern wird die Mahngebühr für jede Forderung einzeln berechnet.
Fallbeispiel: Es sind zwei Rechnungen offen, eine über 500,- Euro, eine über 750,- Euro. Ist die Berechnungsart "einzeln pro Belegnr." gewählt, wird die Mahngebühr aus 500,- Euro berechnet und ausgewiesen und die Mahngebühr aus 750,- Euro wird berechnet und ausgewiesen. Bei der Berechnungsart "vom Gesamtbetrag" werden die Forderungen addiert, die Mahngebühr errechnet sich aus 1.250,- Euro und wird nur einmalig ausgewiesen.