Mahngruppen

Das Programm ermöglicht die Definition beliebiger Mahngruppen. Die jeweilige Mahngruppe wird dem Kunden in den Kundenstammdaten zugeordnet. Die Mahngruppen sind die Basis für Erstellung der Mahnungen.

Standardmahngruppe ist die Mahngruppe 1

Wir ein neuer Kunde angelegt, wird automatisch die Mahngruppe 1 zugeordnet.

Bei Übernahme von Kundendaten über die Importschnittstelle kann dort in den Einstellungen gewählt werden, ob die Mahngruppe 1 bei neuen Kunden gesetzt werden soll. 

Eine Mahnung für einen Kunden / Beleg wird NICHT erstellt, wenn 

• im Kundenstamm keine Mahngruppe eingetragen ist

• der Kunde ein Lastschriftkunde ist und der Beleg diese Kennung trägt

• der Gesamt-OP-Betrag des Kunden ein Guthaben ergibt*

• der in der Mahngruppe eingetragene Mindestmahnbetrag (Mahnung ab) nicht überschritten wird*

• der Ablauf der Tage in der Mahngruppe noch nicht erreicht ist (1. Mahnung = Fälligkeitsdatum + Tage für 1. Mahnung, 2. Mahnung = Mahndatum 1. Mahnung + Tage für 2. Mahnung etc. 

*Besonderheiten siehe "Mahnung ab EUR"

Im Kundenstamm wird auch der Empfänger der Mahnung hinterlegt. Mahnungen können versandt werden an:

• Adressdaten im Kundenstamm (je nach Versandart)

• Adressdaten im Beleg (je nach Versandart)

• Adressdaten im Ansprechpartner (je nach Versandart)

Anlegen neuer Mahngruppen 

Open

Bestehende Mahngruppen können kopiert werden. Dadurch ist die Erstellung weiterer Mahngruppe einfacher.

Bestehende Mahngruppen können für die Übergabe an andere Mandanten exportiert und dort importiert werden.

Formulareinstellungen können aus einer anderen Mahngruppe übernommen werden.

Mahneinstellungen / Formulareinstellungen

Nummer

Mahngruppennummer. Klicken Sie auf  "+"  in der Navigationsleiste zur Eingabe einer neuen Mahngruppe.

Bezeichnung

Bezeichnung der Mahngruppe.

Mahnung ab EUR

Es werden nur Kunden-Belege ab dem hier eingegebenen EUR -  Betrag zur Mahnung vorgeschlagen.

Maßgebend ist der Gesamtbetrag der zu mahnenden Belege, nicht die jeweiligen Einzelbeträge.

Keine Eingabe bedeutet, dass alle Belege unabhängig vom Betrag zur Mahnung vorgeschlagen werden.

Es erfolgt allerdings KEINE Mahnung, wenn der Gesamtsaldo des Kunden ein Guthaben aufweist.

*In manchen Fällen (z.B. Gutschriften werden während des laufenden Jahres gesammelt und am Jahresende ausbezahlt) ist die Berücksichtigung eines Guthabens nicht gewünscht. Dies kann durch Eingabe eines NEGATIVBETRAGS in das Feld "Mahnung ab EUR" gesteuert werden.
 

Mahnstufe 1 - 5

Sie können für das jeweilige Mahnverfahren der Kunden insgesamt 5 Mahnstufen mit unterschiedlicher Handhabung definieren.

Versandart 

• Email
  Die Mahnungen werden automatisch an die gespeicherte Mail-Adresse versandt

• Fax
  Die Mahnungen werden automatisch (je nach Faxprogramm) an die gespeicherte Fax-Nummer versandt

• Brief
  Es werden Mahnungen für den Briefversand ausgedruckt

Alle Versandarten können innerhalb der Mahngruppe verwendet werden, z.B. erste Erinnerung per Mail, zweite per Fax, dritte per Brief

Tage

Bei Mahnstufe 1:

Zeitraum in Tagen nach Fälligkeit des Beleges. Ist dieser Zeitraum überschritten, wird gemahnt. 

Der jeweilige Mahn-Zeitpunkt berechnet sich wie folgt: 

• Rechnungsdatum (Valutadatum) + Nettotage + Tage = Mahn-Zeitpunkt der 1. Mahnung 

Die Nettotage werden dem Kunden über das Zahlungsziel zugeordnet (Siehe Bankdaten/Kundenstamm).

Die Eingabe der Tage bei den weiteren Mahnstufen bewirkt folgendes: 

• Die zweite Mahnung erfolgt X Tage nach dem hinterlegten Fälligkeitsdatum der 1. Mahnung

• Die dritte Mahnung erfolgt X Tage nach dem hinterlegten Fälligkeitsdatum der 2. Mahnung

Gebühren 

Mahngebühren in EUR

Haben Sie in Ihrem Mahnformular Mahngebühren vorgesehen, wird der hier eingegebene EUR - Betrag ausgedruckt und bei dem Zahlbetrag berücksichtigt. 

Angefallene Mahngebühren und Verzugszinsen werden vom Programm gespeichert und können im Programmteil Verkauf eingesehen werden. 

Falls Sie Mahngebühren und/oder Verzugszinsen angeben, achten Sie bitte darauf, dass diese im Mahnformular generiert sind, damit sie auf der Mahnung ausgedruckt werden.

Zinsen

Verzugszinsen in Prozent

Möchten Sie bei einer Mahnstufe Verzugszinsen in Ansatz bringen, werden diese anhand des hier eingegebenen Zinssatzes berechnet. Die Berechnung erfolgt anhand der angefallenen Zinstage.

Im Mahnwesen spielen die Nettotage bei der Berechnung der Verzugszinsen eine entscheidende Rolle: Addiert man zum gebuchten Rechnungsdatum (Valutadatum) die Nettotage, so erhält man das Mahn-Fälligkeitsdatum des OP. Ab diesem Datum tritt der Verzug ein und es werden Verzugszinsen berechnet.

Bsp.:

Gebührenart

Falls Sie einzelne Mahnstufen mit Mahngebühren belegt haben, legen Sie hier fest, ob diese Mahngebühren pro Beleg oder nur einmalig pro Mahnstufe belastet werden sollen.

Mahnart

Mahnen aller OP

Es werden alle Offenen Posten gemahnt für die Kunden, die mindestens einen zu mahnenden Beleg haben. Die Mahnstufe wird jedoch nur bei den fälligen OP erhöht. 

Mahnen der fälligen OP

Es werden nur die fälligen OP beim Ausdruck berücksichtigt. 

Bei Versand immer höchste Stufe

Bei Kunden mit Belegen in unterschiedlichen Mahnstufen wird das Formular und die Versandart der höchsten Mahnstufe verwendet.

Durch diese Voreinstellung in der Mahngruppe wird beim Erstellen der Mahntabelle automatisch die entsprechende Versandart hinterlegt. 

Soll pro Mahnstufe ein eigenes Mahnanschreiben erzeugt werden, müssen in den Mahnstufen unterschiedliche Formulare hinterlegt werden (kopieren und umbenennen).

Formulareinstellungen

In den Formulareinstellungen sind die Formulare und die Texte für Anrede und Schlusstext hinterlegt.

Beim Anlegen der Mahngruppe 1 werden automatisch das Standard-Formular und die Standard-Texte für die Mahnstufen 1-5 hinterlegt.

Änderung der Texte

Die vorgeschlagenen Texte für die Anrede (Gruppenkopf) und die Grußformel (Gruppenfuß) können direkt in den Formulareinstellungen geändert werden. Diese Texte werden automatisch in die Felder des Formulars übernommen - daher kann EIN Formular für alle Mahnstufen verwendet werden.

Texte in eckiger Klammer sind Variablen - der Inhalt der beiden Variablen "Zahlungsfrist" und "ZahlungBis" kann beim Versand der Mahnungen eingegeben werden und wird entsprechend im Fließtext eingesetzt. 

Open

Beispiel:

Wir bitten um Ausgleich bis zum [Zahlungsfrist]. Vielen Dank. Diese Aufstellung berücksichtigt Zahlungseingänge bis zum [ZahlungBis].

Beispiel:

Open

Versandarten im Formular

Das Standard-Formular enthält sowohl die Felder für die Briefanschrift als auch die Felder für Faxnummer (für den Faxversand) und Emailadresse (für den Mailversand).

Daher kann EIN Formular für alle Versandarten verwendet werden.

Formularkopf und Fußtexte

Wird ausschließlich der Briefversand genutzt, kann das Standard-Formular direkt für den Druck auf Geschäftspapier verwendet werden.

Für den Fax- und Mailversand müsste das Formular mit dem Briefkopf und den Firmen-/Bankangabe im Fußtext versehen werden.

Open

 Zur Änderung des Standard-Formulars