Mahngruppen
Das Programm ermöglicht die Definition beliebiger Mahngruppen. Die jeweilige Mahngruppe wird dem Kunden in den Kundenstammdaten zugeordnet. Die Mahngruppen sind die Basis für Erstellung der Mahnungen.
Standardmahngruppe ist die Mahngruppe 1
Wir ein neuer Kunde angelegt, wird automatisch die Mahngruppe 1 zugeordnet.
Bei Übernahme von Kundendaten über die Importschnittstelle kann dort in den Einstellungen gewählt werden, ob die Mahngruppe 1 bei neuen Kunden gesetzt werden soll.
Eine Mahnung für einen Kunden / Beleg wird NICHT erstellt, wenn
im Kundenstamm keine Mahngruppe eingetragen ist
der Kunde ein Lastschriftkunde ist und der Beleg diese Kennung trägt
der Gesamt-OP-Betrag des Kunden ein Guthaben ergibt*
der in der Mahngruppe eingetragene Mindestmahnbetrag (Mahnung ab) nicht überschritten wird*
der Ablauf der Tage in der Mahngruppe noch nicht erreicht ist (1. Mahnung = Fälligkeitsdatum + Tage für 1. Mahnung, 2. Mahnung = Mahndatum 1. Mahnung + Tage für 2. Mahnung etc.
*Besonderheiten siehe "Mahnung ab EUR"
Im Kundenstamm wird auch der Empfänger der Mahnung hinterlegt. Mahnungen können versandt werden an:
Adressdaten im Kundenstamm (je nach Versandart)
Adressdaten im Beleg (je nach Versandart)
Adressdaten im Ansprechpartner (je nach Versandart)
Anlegen neuer Mahngruppen
Bestehende Mahngruppen können kopiert werden. Dadurch ist die Erstellung weiterer Mahngruppe einfacher.
Bestehende Mahngruppen können für die Übergabe an andere Mandanten exportiert und dort importiert werden.
Formulareinstellungen können aus einer anderen Mahngruppe übernommen werden.
Mahneinstellungen / Formulareinstellungen
Nummer
Mahngruppennummer. Klicken Sie auf "+" in der Navigationsleiste zur Eingabe einer neuen Mahngruppe.
Bezeichnung
Bezeichnung der Mahngruppe.
Mahnung ab EUR
Es werden nur Kunden-Belege ab dem hier eingegebenen EUR - Betrag zur Mahnung vorgeschlagen.
Maßgebend ist der Gesamtbetrag der zu mahnenden Belege, nicht die jeweiligen Einzelbeträge.
Keine Eingabe bedeutet, dass alle Belege unabhängig vom Betrag zur Mahnung vorgeschlagen werden.
Es erfolgt allerdings KEINE Mahnung, wenn der Gesamtsaldo des Kunden ein Guthaben aufweist.
*In manchen Fällen (z.B. Gutschriften werden während des laufenden Jahres gesammelt und am Jahresende ausbezahlt) ist die Berücksichtigung eines Guthabens nicht gewünscht. Dies kann durch Eingabe eines NEGATIVBETRAGS in das Feld "Mahnung ab EUR" gesteuert werden.
Mahnstufe 1 - 5
Sie können für das jeweilige Mahnverfahren der Kunden insgesamt 5 Mahnstufen mit unterschiedlicher Handhabung definieren.
Versandart
Email
Die Mahnungen werden automatisch an die gespeicherte Mail-Adresse versandtFax
Die Mahnungen werden automatisch (je nach Faxprogramm) an die gespeicherte Fax-Nummer versandtBrief
Es werden Mahnungen für den Briefversand ausgedruckt
Alle Versandarten können innerhalb der Mahngruppe verwendet werden, z.B. erste Erinnerung per Mail, zweite per Fax, dritte per Brief
Tage
Bei Mahnstufe 1:
Zeitraum in Tagen nach Fälligkeit des Beleges. Ist dieser Zeitraum überschritten, wird gemahnt.
Der jeweilige Mahn-Zeitpunkt berechnet sich wie folgt:
Rechnungsdatum (Valutadatum) + Nettotage + Tage = Mahn-Zeitpunkt der 1. Mahnung
Die Nettotage werden dem Kunden über das Zahlungsziel zugeordnet (Siehe Bankdaten/Kundenstamm).
Die Eingabe der Tage bei den weiteren Mahnstufen bewirkt folgendes:
Die zweite Mahnung erfolgt X Tage nach dem hinterlegten Fälligkeitsdatum der 1. Mahnung
Die dritte Mahnung erfolgt X Tage nach dem hinterlegten Fälligkeitsdatum der 2. Mahnung
Gebühren
Mahngebühren in EUR
Haben Sie in Ihrem Mahnformular Mahngebühren vorgesehen, wird der hier eingegebene EUR - Betrag ausgedruckt und bei dem Zahlbetrag berücksichtigt.
Angefallene Mahngebühren und Verzugszinsen werden vom Programm gespeichert und können im Programmteil Verkauf eingesehen werden.
Falls Sie Mahngebühren und/oder Verzugszinsen angeben, achten Sie bitte darauf, dass diese im Mahnformular generiert sind, damit sie auf der Mahnung ausgedruckt werden.
Zinsen
Verzugszinsen in Prozent
Möchten Sie bei einer Mahnstufe Verzugszinsen in Ansatz bringen, werden diese anhand des hier eingegebenen Zinssatzes berechnet. Die Berechnung erfolgt anhand der angefallenen Zinstage.
Im Mahnwesen spielen die Nettotage bei der Berechnung der Verzugszinsen eine entscheidende Rolle: Addiert man zum gebuchten Rechnungsdatum (Valutadatum) die Nettotage, so erhält man das Mahn-Fälligkeitsdatum des OP. Ab diesem Datum tritt der Verzug ein und es werden Verzugszinsen berechnet.
Berechnung / Formel:
FTage = Mahndatum (aktuelles Datum des Mahnlaufs) minus Fälligkeitsdatum (Nettodatum) des OP
FTage x Zinsen x OP Betrag / 360 / 100
Bsp.:
Fälligkeit | Mahndatum | OP-Betrag | Zinsen | Ftage | Berechnung Verzugszinsen |
01.03.2021 | 13.06.2023 | 150 | 10 | 834 | 34,75 |
07.06.2023 | 12.06.2023 | 54609,06 | 10 | 5 | 75,85 |
Gebührenart
Falls Sie einzelne Mahnstufen mit Mahngebühren belegt haben, legen Sie hier fest, ob diese Mahngebühren pro Beleg oder nur einmalig pro Mahnstufe belastet werden sollen.
Mahnart
Mahnen aller OP
Es werden alle Offenen Posten gemahnt für die Kunden, die mindestens einen zu mahnenden Beleg haben. Die Mahnstufe wird jedoch nur bei den fälligen OP erhöht.
Mahnen der fälligen OP
Es werden nur die fälligen OP beim Ausdruck berücksichtigt.
Bei Versand immer höchste Stufe
Bei Kunden mit Belegen in unterschiedlichen Mahnstufen wird das Formular und die Versandart der höchsten Mahnstufe verwendet.
Durch diese Voreinstellung in der Mahngruppe wird beim Erstellen der Mahntabelle automatisch die entsprechende Versandart hinterlegt.
Soll pro Mahnstufe ein eigenes Mahnanschreiben erzeugt werden, müssen in den Mahnstufen unterschiedliche Formulare hinterlegt werden (kopieren und umbenennen).
Formulareinstellungen
In den Formulareinstellungen sind die Formulare und die Texte für Anrede und Schlusstext hinterlegt.
Beim Anlegen der Mahngruppe 1 werden automatisch das Standard-Formular und die Standard-Texte für die Mahnstufen 1-5 hinterlegt.
Änderung der Texte
Die vorgeschlagenen Texte für die Anrede (Gruppenkopf) und die Grußformel (Gruppenfuß) können direkt in den Formulareinstellungen geändert werden. Diese Texte werden automatisch in die Felder des Formulars übernommen - daher kann EIN Formular für alle Mahnstufen verwendet werden.
Texte in eckiger Klammer sind Variablen - der Inhalt der beiden Variablen "Zahlungsfrist" und "ZahlungBis" kann beim Versand der Mahnungen eingegeben werden und wird entsprechend im Fließtext eingesetzt.
Beispiel:
Wir bitten um Ausgleich bis zum [Zahlungsfrist]. Vielen Dank. Diese Aufstellung berücksichtigt Zahlungseingänge bis zum [ZahlungBis].
Die ersten fünf Felder werden aus den Mahndaten gefüllt. Für die korrekte Verarbeitung müssen diese Felder als Funktionen im Mahnformular angelegt sein. Das aktuelle Standard-Mahnformular enthält diese Funktionen.
Auch der Betreff und Inhalt des Emailtextes für den Mahnversand per Email sollte mit diesen Feldern versehen sein, um die Mail zu individualisieren und die Einordnung als SPAM zu vermeiden. |
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Beispiel:
In den älteren Mahnformularen wurde die Variable [Zahlung Bis] verwendet! Für die neuen Formulare muss das Leerzeichen entfernt werden! |
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Versandarten im Formular
Das Standard-Formular enthält sowohl die Felder für die Briefanschrift als auch die Felder für Faxnummer (für den Faxversand) und Emailadresse (für den Mailversand).
Daher kann EIN Formular für alle Versandarten verwendet werden.
Formularkopf und Fußtexte
Wird ausschließlich der Briefversand genutzt, kann das Standard-Formular direkt für den Druck auf Geschäftspapier verwendet werden.
Für den Fax- und Mailversand müsste das Formular mit dem Briefkopf und den Firmen-/Bankangabe im Fußtext versehen werden.