Datenimport im csv Format
- Space Sync for Confluence
CSV-Import Stammdaten / Buchungen
Der CSV-Import konvertiert die ausgewählten CSV-Dateien in das Standard-Importformat (Formatbeschreibung ist in der Maske hinterlegt).
Beim Anlegen eines neuen Importprofiles ist das Format CSV-Stammdaten und CSV-Buchungen auswählbar:
Stammdaten-Import
Buchungs-Import
Die Spaltenbezeichnung der CSV-Datei dürfen nicht identisch sein!
Es können nur einfache Buchungssätze übernommen werden und keine Aufteilungsbuchungen. Aufteilungsbuchungen werden gesplittet in einzelne einfache Buchungssätze.
Die Tabellen der Datenfelder, in die die Daten der CSV-Datei zugeordnet werden können, entsprechen den Feldkennungen des Standardschnittstellenformates.
Vorgefertigte DATEV-Import-Profile
In der beigefügten Datei sind drei Standard-Profile für den Import von DATEV-Daten.
Diese können über den Button “Profil importieren” in die Fibu eingelesen werden. Bei der Zuordnung nochmals prüfen, da es hier dennoch zu Abweichungen kommen kann. Diese dann ggf. anpassen.
Die Erstellung eines Import-Profiles für den Import einer CSV-Datei:
Erstellen Sie ein neues Profil
Wählen Sie die Art der CSV-Datei aus - Stammdaten oder Buchungen
Tragen Sie eine Profil-Bezeichnung ein
Geben Sie Pfad und Name der Import-Datei ein bzw. nutzen Sie die Suchfunktion
Klicken Sie auf den Button "CSV-Einstellungen" für die Auswahl der Einstellungen und Zuordnung der Datenfelder
Wählen Sie den Inhalt der Datei (Stammdaten für Sachkonten [Sk], Personenkonten [Pk] etc.)
Wählen Sie den gewünschten Zeichensatz zur korrekten Übernahme von Sonderzeichen.
Wählen Sie aus, ob die Spaltendefinition in der 1. oder der 2. Zeile der CSV-Datei steht, oder ob die Definition komplett fehlt.
CSV-Import => Stammdaten
Importprofil einer CSV-Stammdaten-Datei (hier: Kostenstellen)
Sollen Stammdaten über eine csv Datei importiert werden, muss hier eingestellt werden, was für Stammdaten man einlesen will.
In diesem Beispiel sind es Kostenstellen.
Mit "Weiter" wechseln Sie zur Maske der Felderzuordnung.
In der Spalte "Bemerkung" werden die Mussfelder angezeigt. Ziehen Sie die verfügbaren Felder aus der rechten Anzeige in die entsprechenden Feldnamen des Imports:
Zuordnung speichern und Datei-Import starten.
Hinweis zum Stammdatenimport
Bei DATEV wird der Name eines Personenkontos je nach Adressatentyp (Ohne Angabe, Privatperson oder Unternehmen) in unterschiedliche Spalten gespeichert.
Es gibt hier in den CSV-Einstellungen eigene Feldkennungen (ganz unten - mit "Datev" gekennzeichnet), damit die in das Namensfeld der Buchhaltung übernommen werden können.
Beim Stammdatenimport wird keine Konvertierungs-Datei für die Speicherung der Übernahmekennung erzeugt, da bei Stammdaten eine Doppelübernahme nicht problematisch ist.
Wenn beim Anklicken des Start-Buttons die Tastenkombination <Shift><Strg> gehalten wird, erfolgt keine Übernahme.
Das Konvertierungsergebnis wird in die Datei "Ursprungsdateiname.csk" geschrieben. Diese kann manuell nachbearbeitet werden und mit "Standard-Importformat" importiert werden.
CSV-Import => Buchungen
Importprofil einer CSV-Buchungs-Datei
Voraussetzungen für den Import ist, dass die Pflichtfelder
Kontonummer
Buchungsdatum
Buchungsbetrag
Gegenkonto
in einer CSV-Zeile vorhanden sind.
Beim Import von Personenkontenbelegen und –zahlungen ist zusätzlich die Belegnummer notwendig.
Zusätzlich zu den Pflichtfeldern können alle Werte importiert werden, die im Standardschnittstellenformat beschrieben sind.
Diese sind ggf. abhängig von der Buchungsart (Sachkontenbuchung, Personenkontenbelege bzw. Zahlungen). Werte, die bei der Buchungsart nicht möglich sind, werden bei der Übernahme ignoriert.
Da Daten aus anderen Buchhaltungssystemen oft nicht genau die Felder zur Verfügung stellen, die beim Import notwendig sind, gibt es manuelle Einstellmöglichkeiten und automatische Umsetzungen, die trotzdem eine korrekte Verbuchung ermöglichen:
Sachkontenformateinstellung
Betragsschemaeinstellung
Automatische Steuerschlüsselbestimmung
Automatische Steuerberechnung
Automatische Belegartenermittlung
Aufteilungserkennung bei Personenkontenbelegen
Voraussetzung für die korrekte Funktion der automatischen Umsetzungen ist, dass die Sachkonten in der Finanzbuchhaltung bzgl. der Kontenart (bei Banken, Kassen und EB-Konten) und des Steuerschlüssels richtig eingestellt sind.
Sachkontenformateinstellung
Wenn der Sachkontenbereich (Länge der Sachkonten) der CSV-Daten nicht mit dem Bereich der Finanzbuchhaltung übereinstimmt, kann dies durch die manuelle Einstellung des Kontenformats korrigiert werden.
Fünf- oder sechsstellige Sachkonten, wie sie im DATEV-Bereich (und daran angelehnten Systemen) vorkommen können, werden hierzu durch 10 bzw. 100 geteilt. Die hinteren Stellen der Kontonummern werden dabei als Nachkommastellen (Unterkonten) umgesetzt.
Weitere Umsetzungen, z.B. Anpassungen des Sachkontorahmens (SKR03 -> SKR04) sind nicht möglich.
Alle Konten mit größeren Kontonummern als die Sachkonten werden 1:1 als Personenkonten übernommen. Hier findet keine Umsetzung statt.
Betragsschemaeinstellung, Steuerschlüsselbestimmung und Steuerberechnung
In Fremdsystemen gibt es verschiedene Arten, wie Buchungs- und Steuerbeträge gespeichert oder exportiert werden können. Für die Zuordnung des Buchungsbetrags gibt es verschiedene Schemata.
Das zu den Daten in der CSV-Datei passende Schema muss vor der Zuordnung der einzelnen Buchungsfelder eingestellt werden.
Folgende Einstellungen sind hier möglich:
Bruttobetrag mit Vorzeichen
Bruttobetrag mit getrennter S/H-Kennung
Soll- und Habenspalte (Brutto)
Netto- und Steuerbetrag mit Vorzeichen
Die ersten drei Varianten enthalten Bruttobeträge.
Aus diesen Beträgen ermittelt das Programm den Steuerbetrag anhand des Steuerschlüssels der verwendeten Sachkonten.
Maßgeblich hierfür ist der im Sachkontenstamm der Finanzbuchhaltung eingetragene Steuerschlüssel.
Falls beim angesprochenen Sachkonto kein Steuerschlüssel hinterlegt ist (leerer Eintrag), wird der Steuerschlüssel aus der CSV-Datei verwendet, sofern dort einer zugeordnet wurde. Bei der Zuordnung der CSV-Felder kann ausgewählt werden, ob der Steuerschlüssel zum Konto oder zum Gegenkonto gehört.
In der CSV-Datei zugeordnete Steuerschlüssel müssen in der Finanzbuchhaltung auch unter dieser Steuerschlüsselnummer angelegt sein.
Vom Sachkonto abweichende Steuerschlüssel aus der CSV-Datei werden ignoriert. Insbesondere wird bei Sachkonten, die den Steuerschlüssel '0' tragen, keine Steuer berechnet.
Die vierte Betragsvariante geht davon aus, dass der Netto- und Steuerbetrag getrennt in der CSV-Datei enthalten sind. Bei Konten, bei denen keine Steuerberechnung zulässig ist (Sachkonten mit Steuerschlüssel '0' und Personenkonten), wird der Bruttobetrag aus der Summe von Netto- und Steuerbetrag ermittelt.
Fremdwährung
Hier wird festgelegt, ob der Fremdwährungsbetrag auch vom Soll/Haben-Kennzeichen der Buchung abhängt oder in getrennten Soll- und Habenspalten vorliegt.
Automatische Belegartermittlung
Die automatische Belegartermittlung filtert ungültige Belegarten.
Bei Belegarten mit mehr als einem Zeichen, wird nur das erste Zeichen übernommen ('RE' -> 'R').
Es werden feste Belegarten für bestimmte Buchungsvorgänge und fehlende Belegarten bei Beleg- und Zahlungsbuchungen (Personenkonten) anhand des Gegenkontos und des Betrages nach folgendem Schema ermittelt:
'O' für Personenkontenumbuchungen
'E' wenn ein EB-Konto gebucht wird
'Z' wenn ein Personenkonto und eine Bank oder eine Kasse gebucht werden
'R' wenn ein Kunde mit einem positiven Betrag oder ein Lieferant mit negativen Betrag gebucht werden (Gegenkonto nicht Bank oder Kasse)
'G' wenn ein Kunde mit einem negativen Betrag oder ein Lieferant mit positiven Betrag gebucht werden (Gegenkonto nicht Bank oder Kasse)
Aufteilungserkennung bei Personenkontenbelegen
Bei Buchungen mit Personenkonten wird ggf. Konto und Gegenkonto vertauscht, so dass das Personenkonto immer als Buchungskonto (1. Buchungszeile) verwendet wird.
Bei den Belegarten 'R', 'G', 'A' und 'F' wird geprüft, ob es sich um eine Aufteilungsbuchung handelt. Dies ist der Fall, wenn bei den folgenden CSV-Datensätzen Personenkonto, Belegnummer und das Buchungsdatum gleich bleiben.
Mit "Weiter" zur Zuordnung der Datenfelder
In der Spalte "Bemerkung" werden die Mussfelder angezeigt. Ziehen Sie die verfügbaren Felder aus der rechten Anzeige in die entsprechenden Feldnamen des Imports:
Zuordnung übernehmen - Profil speichern und Datenimport starten.
Um zu verhindern, dass eine CSV-Buchungsdatei doppelt oder nur teilweise übernommen wird, werden die Datensätze ins Standard-Importformat konvertiert und in eine zweite Datei im gleichen Dateipfad geschrieben.
Diese hat den gleichen Dateinamen wie die Ursprungsdatei, nur mit der Endung ".knv".
Zur Übernahme wird diese zweite Datei verwendet und darin vermerkt, welche Buchungsätze übernommen wurden ([XX] = Datensatz wurde übernommen, [Bu] = Datensatz wurde nicht übernommen).
Bei Übernahmefehlern (Protokoll) können die Ursachen des Problems durch korrigierte Stammdateneinstellungen (z.B. fehlende oder falsch geschlüsselte Konten, bzw. Steuerschlüssel) behoben oder die .knv-Datei manuell angepasst werden, um eine Übernahme zu ermöglichen.
Beim nächsten Start des Importprofils prüft das Programm, ob noch nicht übernommene Buchungen in der .knv-Datei enthalten sind. In diesem Fall wird angeboten, diese Buchungen zunächst zu übernehmen.
Wenn bereits alle Buchungen übernommen wurden und die Ursprungsdatei noch unverändert ist, erfolgt keine weitere Übernahme (Doppeltübernahme).
Erst wenn sich die Ursprungsdatei ändert, kann eine neue Übernahme stattfinden.
Aber auch hier wird zunächst abgeprüft, ob vom vorhergehenden Import noch nicht übernommene Buchungen vorhanden sind.
Hinweis zum Stammdatenimport
Beim Stammdatenimport wird keine .knv-Datei erzeugt, da hier die Doppelübernahme nicht problematisch ist. Wenn beim Anklicken des Start-Buttons die Tastenkombination <Shift><Str> gehalten wird, erfolgt keine Übernahme. Das Konvertierungsergebnis wird dann in die Datei "Ursprungsdateiname.csv" geschrieben. Diese kann manuell nachbearbeitet werden und mittels Importformatfilter "Standard-Importformat" importiert werden.