A1 Antragsverfahren
- Space Sync for Confluence
In diesem Dokument erhalten Sie die Anleitung zum überarbeiteten A1-Antragsverfahren.
Inhalt
Pflege der Stammdaten
Antrag erstellen
Übersicht erstellter Anträge
Der Versand
Versandbestätigung drucken
Antrag stornieren
Rückmeldungen
Filterfunktion
1. Pflege der Stammdaten
Um A1 Anträge fehlerfrei zu erstellen, müssen die Stammdaten im Mitarbeiter und in den Mandantendaten gepflegt sein.
Prüfen, ob die Adresse der Einsatzstelle, sofern es sich um eine feste Einsatzstelle handelt, im Lohn unter: Stammdaten à Adressen hinterlegt ist. Sollte dies nicht der Fall sein, die Anschrift anlegen.
Über die Filterfunktion „Mitarbeiter auswählen“ oder beim Erstellen eines neuen A1 Antrages, werden Mitarbeiter mit fehlenden Angaben in den Stammdaten rot dargestellt. Häufigster Grund hierfür ist die fehlende Angabe des Geburtsortes oder Geburtslandes.
2. Antrag erstellen
Den GDI Browser zur Erstellung der A1 rufen Sie folgendermaßen auf:
Bescheinigungen – A1-Verfahren
Webbrowser:
Mit Klick auf „Neuer A1-Antrag“ können Sie den entsprechenden A1 Antrag auswählen. Danach öffnet sich die entsprechende Erfassungsmaske, abhängig vom gewählten A1 Antragsverfahren.
Wurden alle Daten eingegeben, geht es über den Button „Weiter“ in den nächsten Reiter. Sie können den Antrag nur weiterbearbeiten, wenn Sie alle notwendigen Angaben erfasst haben.
Über den Regler in der oberen Zeile kann die Anzahl der bisherigen Einsätze ausgewählt werden. Gab es bereits Einsätze innerhalb der letzten 2 Monate im gleichen Land, sind die Entsendedaten entsprechen zu erfassen. Dies ist je nach Antragsverfahren unterschiedlich. Bei Ausnahmevereinbarungen werden Zeiten innerhalb der letzten zwei Jahre, unter Berücksichtigung bestimmter Unterbrechungszeiten, zur Prüfung herangezogen.
Um mit der Bearbeitung fortfahren zu können, müssen Sie diesen Punkt gelesen und verstanden haben. Hierfür das „x“ am Ende des Satzes anklicken, um zu bestätigen. Danach können sie die einzelnen Punkte entsprechend beantworten. Diese Vorgehensweise wird auch im Reiter „Arbeitsverhältnis“ angewandt.
Fehlermeldung:
Taucht diese Fehlermeldung auf, wurde keine Hausnummer in der Anschrift der Einsatzstelle hinterlegt. Damit der Antrag nicht nochmal neu erstellt werden muss, einfach in der Adresse die Hausnummer einfügen und im Antrag nochmal auf speichern drücken (nicht auf „aktualisieren“ in der Browserleiste klicken, da der Antrag damit verloren geht.)
Gleiche Vorgehensweise wie im Reiter zuvor. 1x für „ja“ anwählen, 2x für „Nein“ anwählen.
3. Übersicht erstellter Anträge
In der Übersicht können Sie die Anträge filtern, stornieren, löschen (sofern die Anträge noch nicht versendet sind) und nachbearbeiten. Da aktuell die Anträge noch nicht als Entwurf gespeichert werden können, haben Sie die Möglichkeit in der Erfassungsmaske bis zum Ende die Angaben zu erfassen und könnten ggf. fehlende Angaben im Nachgang bearbeiten. Eine Bearbeitung ist nur bis zum Zeitpunkt des Versandes möglich. Sollten sich im Nachgang Änderungen ergeben, ist der betreffende Antrag zu stornieren und es muss ein neuer Antrag erstellt werden.
A1-Anträge aus der Vergangenheit, die nicht über den GDI-Browser erstellt wurden, sind zu finden unter: Dokumentensammlung – A1-Verfahren
4. Der Versand
Der Versand der Anträge erfolgt automatisch über den LohnService. Dies geschieht in einem regelmäßigen Turnus, in dem die erstellten Meldungen versandt und Rückmeldungen abgeholt werden.
5. Versandbestätigung drucken
Sobald der A1 Antrag versendet wurde, steht über den Button „Detail“ eine Druckversion zur Verfügung. Diese können Sie nutzen, sollte der Einsatz kurzfristig erfolgen und noch keine Rückmeldung der KK vorliegen.
6. Antrag stornieren
Ein Antrag kann jederzeit storniert werden. Hierfür müssen bei der Ausnahmevereinbarung und beim Antrag für Beschäftigte, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedsstaaten tätig sind, ein Grund für die Stornierung ausgewählt werden. Wird ein A1 Antrag für eine Entsendung storniert, muss kein Grund ausgewählt werden.
7. Rückmeldungen
Liegen Rückmeldungen für A1-Anträge vor, können Sie die Art der Rückmeldung in der Übersicht auf einen Blick erkennen.
Mit einem Klick auf das Icon können Sie weitere Details sehen. Bei Ablehnung des Antrags erhalten Sie den Grund der Ablehnung als Hinweistext. Wurde ein Antrag genehmigt, können Sie den Antrag als PDF herunterladen.
8. Filterfunktion
Um eine bessere Übersicht zu erhalten, können Sie unterschiedliche Filtermöglichkeiten nutzen. Hierfür auf den grauen Pfeil neben dem Filter klicken. Danach die Filter auswählen, die Sie für sinnvoll erachten und rechts auf „Filtern“ klicken.
