Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – eAU
- Space Sync for Confluence
In diesem Dokument erhalten Sie die Anleitung zum neuen eAU-Verfahren.
Inhalt
Einleitung
Voreinstellung
Einstellung der zeitverzögerten Nachweis- und Abholpflicht
eAU-Verfahren
eAU-Anfragen
eAU-Rückmeldungen
Besondere Meldegründe
1. Einleitung
Prolog:
Mit dem Dritten Gesetz zur Entlastung, insbesondere der mittelständischen Wirtschaft, von Bürokratie und dem siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze, wurde eine gesetzliche Grundlage für den elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten durch die Arbeitgeber bei den Krankenkassen geschaffen.
Durch das Gesetz zur Verbesserung der Transparenz in der Alterssicherung und der Rehabilitation, sowie zur Modernisierung der Sozialversicherungswahlen und im März 2022, mit dem Gesetz zur Verlängerung von Sonderregelungen im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie beim Kurzarbeitergeld und anderer Leistungen, wurde der Start des Verfahrens sowie der Pilotierung des eAU-Verfahrens verschoben.
Portierungen sind nunmehr seit dem 1. Januar 2022 möglich und der obligatorische Start des Verfahrens erfolgte am 1. Januar 2023. Die Ausfertigung für den Arbeitgeber in Form eines unterschriebenen Papierausdrucks blieb bis 31. Dezember 2022 noch bestehen und musste vom Arbeitnehmer vorgelegt werden. Seit dem 01. Januar 2023 entfällt dieser Papierausdruck und wird umfassend durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt.
Was ist die eAU?
eAU steht für "Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung". Das ist die Krankmeldung in digitaler Form. Über eine technische Schnittstelle schicken ärztliche Praxen die Krankmeldung direkt an die zuständige Krankenkasse. Die eAU ist so, in der Regel, noch am selben Tag bei der Krankenkasse. Die üblichen Durchschläge für Arbeitgeber und Krankenkasse fallen dadurch weg. Arbeitgeber erhalten innerhalb weniger Tage eine Rückmeldung zu aktuellen Erst- und Folgekrankmeldungen.
Je nach Organisation im Unternehmen muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber weiterhin darüber informieren, dass er krankheitsbedingt ausfällt, damit der Arbeitgeber die entsprechende Meldung und Anfrage erstellen kann.
Die privaten Krankenversicherungen nehmen nicht am Verfahren teil. Somit ist für privatversicherte Arbeitnehmer weiterhin das Papierverfahren anzuwenden, um den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit zu erbringen.
Das eAU-Verfahren im Lohn & Gehalt in Kürze
Die Abfrage der eAU erfolgt mitarbeiterbezogen für jeden einzelnen Arbeitsunfähigkeitszeitraum. Dabei ist eine Erst- bzw. Folgeanfrage an die zuständige Krankenkasse zu versenden. Das Versenden von Anfragen und Abholen von Rückmeldungen erfolgt automatisch, nachdem manuell über die Fehlzeitenmaske die dazugehörige Anfrage erstellt wurde.
Die Rückmeldung der Krankenkasse dauert in der Regel wenige Tage, kann sich aber bis zu 14 Tage hinauszögern.
Erstellte Anfragen werden direkt an den Meldeserver übergeben und einmal am Tag über diesen an die zuständige Krankenkasse gemeldet.
Rückmeldungen werden vom Lohnservice bei jedem Programmstart automatisch abgerufen und in den Stammdaten der Arbeitnehmer in der jeweiligen Anfrage hinterlegt.
2. Voreinstellung
Lohnservice
Um das eAU-Verfahren anwenden zu können, ist die vorherige Aktivierung des Lohnservice zwingend erforderlich. Die Einstellung zum Lohnservice befinden sich in den Mandantendaten im Reiter Lohnservice. Der Lohnservice steuert den automatischen Versand der Anfragen und die Abholung der Rückmeldungen.
Um den Lohnservice zu aktivieren, müssen folgende Informationen angegeben werden:
Servername oder IP
Port
Passwort
Für die Installation des Lohnservice wird im Dokument „Installation Lohn Service“ erläutert.
3. Einstellung der zeitverzögerten Nachweis- und Abholpflicht
Mit der Einstellung der zeitverzögerten Nachweis- und Abholpflicht lässt sich im Programm hinterlegen, wann eine eAU nach Anlage bei der Krankenkasse angefragt wird. Empfohlen ist eine Verzögerung von 5 Tagen. Dieser Wert ist in den Mandantendaten als Grundeinstellung hinterlegt.
In den Mandantendaten unter dem Reiter Krankenkasse wird diese Einstellung vorgenommen. Diese kann jederzeit angepasst und eingestellt werden. Eine Abfrage der eAU nach dem 1. Tag kann, aufgrund gesetzlichen Vorgaben, nicht ausgewählt und erzeugt werden.
Eine Übersteuerung der Vorgaben aus den Mandantenstammdaten kann auf Mitarbeiterebene individuelle hinterlegt werden. Dies kann in über die Stammdaten im Reiter Krankenkassen unter eAU hinterlegt werden. Ist der Wert = Default hinterlegt, greift das Programm auf den, in den Mandantendaten hinterlegten Werte zurück.
4. eAU-Verfahren
eAU-Anzeige
Das eAU-Verfahren ist in die Bruttolohnerfassung in der Personalverwaltung implementiert und wird unter dem Reiter Fehlzeiten/Urlaub ausgewiesen. Die Nachverfolgung der erfolgten Anfragen und Rückmeldungen erfolgt entweder auf Mitarbeiterebene oder im GDI Browser unter dem Reiter eAU.
Ansicht im GDI-Browser:
Diese Ansicht ist erst ab der Version 1.0.1.11 des Lohnservices verfügbar.
In dieser Übersicht können die Rückmeldungen auf bestimmte Zeiträume gefiltert werden. Rückmeldungen oder ausstehende Rückmeldungen sind für einen schnellen Überblick entsprechend farblich markiert. Standardmäßig werden die eAU-Meldungen auf die der letzten 3 Monate begrenzt. Beachten Sie bei einem größeren Anzeigezeitraum die entsprechende Ladedauer.
Mit einem Klick auf das Icon kann der entsprechende Hinweistext ausgeklappt werden.
Mit einem Klick auf “Details” werden die Infos aus der Meldung nochmal zusammengefasst dargestellt. Alle Infos ab “Response” werden von der KK übermittelt. Hier kann es vorkommen, dass Daten zum Ansprechpartner etc. nicht korrekt hinterlegt sind. Hierauf haben wir keinen Einfluss, da es sich um Daten von der KK handelt und hat somit keine Auswirkungen.
Ansicht auf Mitarbeiterebene:
Hinzufügen
Löschen
Filterfunktion
Filterfunktion
Durch den integrieren Filter besteht die Möglichkeit, auch monatsübergreifend eAU’s aufzurufen und darzustellen.
Darstellung der eAU-Anfrage und -Rückmeldung
Anfragen und Rückmeldungen werden in einem Baum dargestellt. Die eAU Fehlzeit ergibt sich aus den Informationen:
Fehlzeit: Beginn – eAU Anfrage und voraussichtliches Ende – eAU Rückmeldung
Anfrage: Enthält das Beginn-Datum und den Stand der Rückmeldung
Rückmeldung: Spiegelt die von der Krankenkasse generierte Rückmeldung wider
Gesammte Informationen einer eAU-Anfrage und deren Rückmeldungen
Um alle versendeten und erhaltenen Daten zur eAU einzusehen, muss der Informationsbutton hinter der Anfrage oder Rückmeldung angeklickt werden.
5. eAU-Anfragen
Die eAU-Anfrage ist an keine Fehlzeit gekoppelt und kann unabhängig einer hinterlegten Fehlzeit erstellt und angefragt werden.
Voraussetzung für eine eAU-Anfrage ist, dass für den angefragten Zeitraum ein aktives Beschäftigungsverhältnis vorliegt.
Anfragen für Zeiträume vor dem Eintrittsdatum und nach dem Austrittsdatum können nicht erstellt werden.
Verpflichtend ist ein vorheriger Arztbesuch des Arbeitnehmers. Dies muss beim Erstellen der Meldung auch ausdrücklich mitgeteilt werden, indem die dafür vorgesehene Checkbox aktiviert wird.
Die Anfrage beinhaltet folgende Informationen:
Personalnummer
Name
Krankenkassenidentifikation des Arbeitnehmers
Beginn der AU
Versanddatum*
Betriebsnummer des Arbeitgebers
*Das Versanddatum wird automatisch ermittelt. Ausschlaggebend hierfür ist die Voreinstellung in den Mandantendaten oder die individuelle Einstellung in den Stammdaten des Arbeitnehmers.
eAU Erstanfrage
Um eine Erstanfrage zur Arbeitsunfähigkeit zu erstellen, wird das Plus in der eAU-Maske betätigt.
Anschließend öffnet sich ein Auswahlfeld, in dem die Erstanfrage ausgewählt wird.
Es öffnet sich ein Fenster zur Erstellung der eAU-Anfrage, in dem das Beginn-Datum und die Bestätigung des Arztbesuches abgefragt wird.
Wurde vorab eine hinterlegte Fehlzeit ausgewählt, bezieht sich die Maske auf den Beginn der Fehlzeit.
Nach dem Bestätigen der abgefragten Information wird die eAU-Anfrage erzeugt und in dem Feld eAU-Verfahren angezeigt.
Für jedes Beginn-Datum kann nur eine Erstanfrage erstellt werden. Die mehrfache Anfrage zu einem Beginn-Datum wird vom Programm unterbunden und eine Hinweismeldung ausgegeben.
eAU-Anfrage bei Minijobbern
Beim Erstellen einer eAU-Anfrage für Minijobber, greift das Programm auf die hinterlegte gesetzliche Krankenkasse im Bereich Krankenversicherungsschutz zu. Die gesetzliche Krankenkasse eines Arbeitnehmers ist für die eAU-Rückmeldung verantwortlich, eventuelle AAG-Anträge werden an die Bundesknappschaft versendet.
eAU-Folgeanfrage
Bei einer fortdauernden Arbeitsunfähigkeit im Anschluss an das Ende einer Krankmeldung wird eine Folgeanfrage erstellt. Der Beginn der eAU-Folgeanfrage muss zwingend an das zuletzt zurückgemeldete Enddatum anschließen. Dies macht das Programm automatisch bei Erstellung.
Um eine Folgeanfrage zur Arbeitsunfähigkeit zu erstellen, wird das Plus in der eAU-Maske betätigt.
Anschließend öffnet sich ein Auswahlfeld, indem die Folgeanfrage ausgewählt wird.
Es öffnet sich ein Fenster zur Erstellung der eAU-Folgeanfrage, in dem die aktuellen eAU-Zeiten ausgewiesen werden. Die eAU-Zeit, für die eine Folgeanfrage erstellt werden soll, muss ausgewählt und bestätigt werden.
Wurde eine Fehlzeit ausgewählt und die Folgeanfrage erstellt, wird diese in der eAU Fehlzeit über der Erstanfrage dargestellt. Die eAU-Anfrage wird wieder in den „in Bearbeitung”-Modus (gelb) gesetzt.
Folgeanfrage bei fehlender Rückmeldung
Hat die Krankenkasse innerhalb von 5 Tagen nach Versand der Anfrage keine Antwort zurückgemeldet, kann für diesen Zeitraum keine Folgeanfrage gestellt werden.
Das Programm weist auf eine verfrühte Folgeanfrage hin und lässt diese nicht zu.
6. eAU-Rückmeldungen
Die eAU-Rückmeldungen werden in den dazugehörigen Baum historisch angezeigt. Jede Rückmeldung wird der zugehörige Anfrage zugeordnet und untergeordnet angezeigt.
Durch das Öffenen des Baums der jeweiligen eAU-Anfrage, werden diese angzeigt.
Das voraussichtliche Ende der Krankmeldung wird in der Headleiste angezeigt.
7. Besondere Meldegründe
Grund 1 – Ablehnung
Liegt keine Zuständigkeit der Krankenkasse vor, wird der Datensatz gegenüber dem Arbeitgeber mit dem Meldegrund 1 „unzuständige Krankenkasse“ zurückgemeldet. In diesem Fall muss im Programm die korrekte Krankenkasse hinterlegt und die Fehlzeit neu erfasst werden. Erst dann wird eine erneute eAU Anfrage erstellt. Das Programm verhindert bis zur Änderung eine Abrechnung, um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen.
Wird eine Ablehnung von der Kasse zurückgemeldet, erscheint ein Hinweis auf dem Startbildschirm, über den direkt auf den Arbeitnehmer zugegriffen werden kann.
Dieser Hinweis bleibt so lange bestehen, bis dies als gelesen bestätigt wurde.
Grund 4 - eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor
Die Übermittlung des Kennzeichens 4 durch die Krankenkasse stellt lediglich eine Zwischennachricht für den Arbeitgeber dar. Sofern den Krankenkassen nach Versand der Zwischennachricht innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen eine entsprechende Arbeitsunfähigkeit vom Vertragsarzt, vom Arzt oder ein stationärer Krankenhausaufenthalt vom Krankenhaus zugeht, prüfen die Krankenkassen erneut ihre Zuständigkeit.
Erhalten die Krankenkassen innerhalb des Zeitraums von 14 Tagen keine Meldungen der Arbeitsunfähigkeit, wird kein weiterer Datensatz an den Arbeitgeber übermittelt. Für den Arbeitgeber bedeutet daher die fehlende Übermittlung eines neuen Datensatzes durch die Krankenkasse, dass weiterhin kein Nachweis vorliegt. Sofern innerhalb von 14 Kalendertagen nach der Erstanfrage des Arbeitgebers kein Eingang eines Nachweises bei der Krankenkasse erfolgt, jedoch weiterhin eine Klärung des Sachverhaltes erforderlich erscheint, kann der Zeitraum durch den Arbeitgeber neu angefordert werden.
Bei Unstimmigkeiten bei der Übermittlung oder bei fehlender Übermittlung von Datensätzen durch die Krankenkasse, muss dies mit der zuständigen KK geklärt werden.