Auslagerungsassistent

Der Auslagerungs-Assistent ermöglicht Ihnen, die älteren Jahre aus der Haupt-Datenbank zu entfernen. Damit wird die Haupt-Datenbank kleiner und dadurch schneller. Des Weiteren wird der Datenbestand übersichtlicher und die Datensicherung ebenfalls schneller und kleiner sein.

Es sind nur die Jahre für die Auslagerung freigegeben, für die ein Monatsabschluss durchgeführt wurde.
Vor jeder Auslagerung sollten Sie eine Datensicherung über Menü „Datensicherung“ mit der Option „Alle Daten sichern“ ausführen!
Die Dienste „Zeit-Service“ und, falls gegeben, der „App-Server“ sollten manuell für die Zeit der Auslagerung angehalten werden. Nach der Auslagerung sind diese wieder zu aktivieren.

Wenn Sie eine Datensicherung im Programm ausführen, wird nur die Hauptdatenbank gesichert!

Möchten Sie ein ausgelagertes Jahr nochmal als Datensicherung aufbewahren, dann müssen Sie in das ausgelagerte Jahr wechseln. Aufruf Menüpunkt: Im/Export | Wechseln zu Auslagerung

Dort müssen Sie dann das Jahr auswählen und sich mit Ihrem Bediener anmelden.

Nach der Anmeldung können Sie wie gewohnt unter dem GDI-Ball den Menüpunkt „Datensicherung“ aufrufen und eine Datensicherung anfertigen.

Wurden Jahre aus der Haupt-Datenbank ausgelagert so haben die Daten nur noch Leserechte und Sie können die Daten über den Punkt „Wechseln zu Auslagerung“ nur noch ansehen. Die Ausgabe von Berichten ist ebenfalls möglich!
Ist ein Mitarbeiter ausgeschieden, für den auch ein Bediener angelegt war, wird dieser bei der Auslagerung aus dem aktuellen Bestand gelöscht.

Unter Menü „Import/Export“ finden Sie zwei neue Buttons „Auslagerungs-Assistent“ und „Wechseln zu Auslagerung“ (Sollten diese Buttons nicht angezeigt werden, dann muss das Standard-Menü neu zugewiesen werden).

Nur Bediener der Gruppe „ADMIN“ dürfen den Auslagerungs-Assistent benutzen. Sollten Sie nicht in der Gruppe „Admin“ sein bekommen Sie folgenden Hinweis:

Jeder (in der Auslagerung bekannter) Bediener darf sich im ausgelagerten Datenbestand anmelden.

Der Ausgelagerte Mandant ist „Schreibgeschützt“ und somit nur Leserechte vorhanden. Sie können einige Bediener von dem Zugriff ausschließen, indem Sie über die Menü/Rechte Verwaltung die beiden Menüpunkte mit Rechten und Verfügbarkeit ausstatten.

Grundsätzliche Funktionsweise des Auslagerungs-Assistenten:

Schritt 1: Information: Allgemeine Hinweise zu Auslagerung.

Schritt 2: Optionen: Wählen Sie die Jahre aus, die ausgelagert werden sollen.

Bei Jahresauswahl müssen Sie mit dem ersten Jahr beginnen und dürfen keine Lücken lassen.

Wurde kein Jahr zur Auslagerung ausgewählt erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Lösung: Treffen Sie eine Auswahl der Jahre zur Auslagerung.

Wurde nicht das älteste Jahr zur Auslagerung gewählt erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Lösung: Wählen Sie das älteste Jahr aus.

Weist Ihre Auswahl Lücken zwischen den Jahren auf, so erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Lösung: Prüfen Sie welche Lücken zu schließen sind und wählen Sie noch fehlende Jahre zur Auslagerung aus.

Stellen Sie über die Optionen ein, welche Datenbereiche ausgelagert werden sollen. Grundsätzlich werden die „Buchungen“ und „Fehler“ ausgelagert. Diese können nicht abgewählt werden. Bei den anderen Feldern haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, welche Bereiche mit ausgelagert werden sollen.

Schritt 3: Auslagerung: Starten Sie die Auslagerung.

Hier bekommen Sie nochmal die Auswahl der Jahre, die zur Auslagerung gebracht werden sollen, angezeigt. Durch drücken des Buttons “Start“ wird die Auslagerung gestartet.

Nun werden Sie aufgefordert eine Datensicherung vor der Auslagerung zu erstellen.

Bestätigen Sie die Meldung mit „OK“. Es öffnet sich die Maske „Datensicherung“ um eine Datensicherung durchzuführen.

Wird die Datensicherung vom Anwender abgebrochen oder war nicht erfolgreich, erscheint diese Meldung:

Der Abbruch wird im Protokoll festgehalten.

Die Auslagerung geht so vor:

Erstelle Auslagerungs-Ordner unter den Mandantenpfad. Format „01.Monat.Jahr-31.12.Jahr“. Beispiel: „01.05.2011-31.12.2011“ 05 weil PZE im Mai 2011 startete.
Erstelle Datenbank-Sicherung (Backup+Restore) im Ordner. 2.1 Lösche Daten > 31.12.2011. 2.2 Verkleinere die Datenbank (Backup+Restore).
Lösche Daten <= 31.12.2011 23:59:59

Diese Schritte werden pro Jahr wiederholt.

Am Ende wird auch die Haupt-Datenbank verkleinert (Backup+Restore).

Bei der nächsten Auslagerung stehen nur noch die Jahre zur Verfügung die noch nicht ausgelagert wurden.

War die Datenauslagerung erfolgreich, erhalten Sie folgende Meldung:

In dem Installationsverzeichnis Ihrer Zeiterfassung wird für jedes ausgelagerte Jahr ein eigener Ordner in dem Ordner „Mandanten“ erstellt.

Mögliche Fehlermeldungen bei der Datenauslagerung:

Wird Schritt 3 (Verarbeite Haupt-Datenbank) bei der Datenauslagerung durchgeführt und die Datenbank ist noch in Benutzung, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Dieser Text wird auch im Protokoll der Auslagerung ausgegeben:

--> Fehler beim Restore der Datenbank "D:\GDIZeit\Mandanten\Mustermann\GDI.GBK"!

Systemfehler: "FSMenu.AuslagerungsAssistent.AuslagerungDM.FibBackupRestore.FIBRestore:

Can't format message 13:99 -- message file D:\GDIZeit\firebird.msg not found.

Could not drop database D:\GDIZeit\Mandanten\Mustermann\GDI.GDB (database might be in use).

Unknown ISC error 336330835.

"

Datei "D:\GDIZeit\Mandanten\Mustermann\GDI.GBK" wurde gelöscht.

Warnung: Haupt-Datenbank "LITTY-PC/23053:D:\GDIZeit\Mandanten\Mustermann\GDI.GDB" kann nicht verkleinert werden.