Die Rechnungseingangsmaske

Hinweis : Vor dem Einsatz des Belegimportes sind im Menüpunkt Basisdaten (Wawi) > ZUGFeRD-Einstellungen die Mappings für Mengeneinheiten und Zahlungsarten zu definieren.

Die verschiedenen Bereiche der Rechnungseingangsmaske

Oben: Den oberen Maskenbereich nimmt auf voller Maskenbreite ein Grid ein, der die importierten E-Rechnungen anzeigt (Importbeleg-Grid). Importiert bedeutet in diesem Falle zunächst nur, dass eine E-Rechnung in die Datenbank der GDI Business-Line (Bline) importiert wurde und sich dadurch in zur Belegbearbeitung vorgelagerten Tabellen befindet. Der Import einer E-Rechnung kann über den Button “Importieren” (oberhalb des Grids) ausgelöst werden. Über diesen Button öffnet sich ein Datei-Auswahldialog, der Import per Drag & Drop von E-Rechnungen ist in Vorbereitung. Als weitere “Quelle” für E-Rechnungen dient das GDI-Belegpostfach. Sofern es vorhanden und der Zugang in den Systemdaten der Bline konfiguriert ist, erfolgt seitens der Bline alle 10 Minuten ein automatisierter Import.

Beim Importschritt finden verschiedene Prüfungen statt wie z.B. eine Validierung, ob es sich bei der gewählten E-Rechnung formal auch um eine gültige E-Rechnung handelt. Die E-Rechnung wird also mehr oder weniger in ihre Bestandteile zerlegt und die wichtigsten Informationen findet man anschließend im genannten Grid vor.

Oberhalb des Importbeleg-Grids findet man die Radio-Group “Belege anzeigen”: Hier lässt sich der Importbeleg-Grid filtern auf “unbearbeitete”, “übernommene”, “an Fibu übergebene”, “abgelehnte” und “fehlerhafte” E-Rechnungen:

• unbearbeitet: E-Rechnungen, welche importiert, aber noch nicht weiterverarbeitet wurden

• übernommen: importierte E-Rechnungen, die bereits in ERE-Belege überführt wurden

• an FIBU übergeben: importierte E-Rechnungen, die zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden, z.B. Mietrechnungen, die warenwirtschaftlich nicht von Belang sind und deshalb nicht in der Bline als ERE eingebucht werden sollen

• abgelehnt: importierte E-Rechnungen, die durch den Bediener bei erkannten Fehlern (formal oder inhaltlich) von der weiteren Verarbeitung ausgeschlossen wurden

• fehlerhaft: E-Rechnungen, bei denen der Importvorgang auf Fehler gelaufen ist, z.B. weil es sich nicht um ein korrektes E-Rechnungsformat handelte

Karteikarten unterhalb des Importbeleg-Grids

Aus diesen Karteikarten werden Detailinformationen zum im Importbeleg-Grid markierten E-Rechnungsbeleg angezeigt:

• Karteikarte “Daten”: Informationen zum Versender der E-Rechnung (Lieferant) und im Falle eines Streckengeschäftes auch zum Warenempfänger. Hier wird also der (in der Bline vorhandene) Lieferant zugewiesen. Das Programm zeigt dann an, inwieweit sich die Daten aus der E-Rechnung von den im Lieferantenstamm befindlichen Daten unterscheiden und lässt eine Nachbearbeitung zu. Grundregel bei der Nachbearbeitung ist, dass Daten aus der E-Rechnung unveränderlich sind, diese aber um fehlende Daten aus dem Lieferantenstamm vervollständigt werden können.

• Karteikarte “Positionen”: Informationen zu den Positionen der E-Rechnung. Zentrale Aufgabe ist es hier, diesen Positionen entweder direkt die passenden (eigenen) Artikel der Bline zuzuordnen oder - falls es zur E-Rechnung einen vorgelagerten Beleg, z.B. einen Lieferschein gibt - dessen Positionen zuzuordnen. Hauptaufgabe an dieser Stelle ist es also, die Positionen zu kontrollieren und zu vervollständigen, so dass eine Übernahme der E-Rechnung als Beleg ERE in die Bline möglich wird. Ohne Vorbeleg wird die ERE dann unmittelbar aus dem Importbeleg erzeugt, mit Vorbeleg wird die Anlage der ERE im Sinne einer Belegübernahme innerhalb der Bline durchgeführt.

• Karteikarte “Anlagen”: Die Anlagen zum Importbeleg. Es lassen sich drei Anlagen-Arten unterscheiden: Zum einen die jeweilige E-Rechnungsdatei selbst, also die ZUGFeRD-PDF oder die XRechnungs-XML. Dazu die Anlagen, die mit der E-Rechnung in Form eingebetteter Anlagen mitimportiert wurden. Das können Anlagen der ZUGFeRD-PDF oder die in einer XRechnung-XML eingebetteten Anlagen sein, wie z.B. Stundenzettel oder sonstige Nachweise. Zum dritten werden im Zuge des Imports Anlagen gebildet, wie z.B. das Protokoll der Validierung oder bei einer XRechnung eine Aufbereitung der XML als HTML-Datei. Auf der rechten Maskenseite lässt sich ein Bereich (ähnlich wie das Desktop-Cockpit des Bline-Hauptfensters) “einklappen”. Je nach Typ der im Anlagengrid markierten Anlage wird hier per Doppelklick eine Vorschau auf diese Anlage gegeben. Insbesondere kann also hier durch den Bediener in “menschenlesbarer” Form eingesehen werden, was sich in der E-Rechnung befindet. Wird eine importierte E-Rechnung in eine ERE der Bline überführt, so werden sämtliche Anlage an diese ERE übertragen, sie sind somit in der Belegbearbeitung zu finden und mit im Belegarchiv archiviert.

Buttons Übernehmen und Ablehnen und An FIBU übergeben

• Button “Übernehmen”: Sofern alle notwendigen Daten gegeben sind und keine gravierenden Fehler erkannt wurden kann über diesen Button aus dem E-Rechnungsbeleg ein ERE-Beleg erzeugt werden. Die E-Rechnung wird im Importbeleg-Grid als “übernommen” gekennzeichnet und verschwindet dadurch aus der Standardansicht der “unbearbeiteten” E-Rechnungen. Im Importbeleg-Datensatz wird die BelegID des erzeugten ERE-Beleges festgehalten, wodurch jederzeit aus der Ansicht der “übernommenen” Belege die zugehörige ERE aufgerufen werden kann.

• Button “Ablehnen”: Bei erkannten Fehlern (formal oder inhaltlich) lässt sich über diesen Button eine E-Rechnung in den Bereich der “abgelehnten” E-Rechnungen verschieben. Vorgesehen ist eine Möglichkeit an dieser Stelle den Versender der E-Rechnung über die Ablehnung zu informieren z.B. per Generierung einer E-Mail mit entsprechender Begründung der Ablehnung oder Anforderung einer korrigierten E-Rechnung o.ä. Eine als “abgelehnt” markierte E-Rechnung lässt sich bei Bedarf wieder in den Bereich “unbearbeitet” zurückholen. Hierfür gibt es den Button “Wiederaufnehmen” in der Ansicht der “abgelehnten” Importbelege.

• Button “An FIBU übergeben”: Werden E-Rechnungen importiert, welche die Warenwirtschaft nicht betreffen wie z.B. Mietrechnungen, Telefonrechnungen etc. können diese über diesen Button in das Importverzeichnis für E-Rechnungen der Finanzbuchhaltung verschoben werden. Im Importbeleg-Grid können solche Belege dann per Filterung auf “an Fibu übergeben” einsehbar. Hinweise: Der Button ist erst aktiv, nachdem der Pfad zum “E-Rechnungs-Importverzeichnis der Fibu” in den Systemdaten hinterlegt wurde (im Textmodus lautet Systemdateneinstellung “ZUGFeRD.FIBU.Dir=”. Diese Pfadangabe muss einen abschließenden “\” enthalten. Beim Kopieren wird an den Dateinamen der E-Rechnungs-Datei eine Prüfziffer angehängt.

Möglichkeiten der Kontrolle und Nachbearbeitung bei den Stammdaten

Die Kontrolle und Nachbearbeitung der Stammdaten (Belegkopf-Informationen) findet auf der Kartei “Daten” statt. Hierzu werden in tabellarischer Form Inhalte der E-Rechnung (links) den Werten der in der Bline vorliegenden Stammdaten (rechts) gegebenüber gestellt. Vorausgesetzt ist, dass zunächst ein Lieferant der E-Rechnung zugewiesen wurde (aktuell manuell per Auswahl-Button, künftig auch per Suchalgorithmen). Dabei sgnalisiert auf Seite der Importdaten das kleine Briefumschlag-Symbol die Herkunft der Einträge als “aus den Importdaten stammend”:

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Stammdaten-Kontrolle und Nachbearbeitung

• Werden Abweichungen zwischen Importdaten und Stammdaten festgestellt, so sind die Felder gelb hinterlegt

• Über kleine Buttons zwischen dem linken Bereich Importdaten und dem rechten Bereich Stammdaten lassen sich Zuordnungen verändern:

  • Pfeil nach links: ein in den Importdaten fehlender Wert kann hierdurch mit dem Wert aus dem Stamm aufgefüllt werden

  • Pfeil nach rechts: ein Wert aus den Importdaten kann in die Stammdaten-Seite übernommen werden. Hierdurch wird direkt der Lieferantenstamm verändert/aktualisiert

  • Stift/Bearbeiten-Button: Es öffnet sich ein Button zur manuellen Werteingabe. Hierdurch wird zunächste der eingegebene Wert in die Importdaten übernommen, dadurch erscheint anschließend auch der “Pfeil nach rechts”, um diesen auch in den Lieferantenstamm zu übernehmen (falls gewünscht)

• Bei Aktionen, die die Importdaten um Werte ergänzen, erscheint auch ein kleiner Rückgängig-Button, über den sich die vorgenommene Aktion wieder zurücksetzen und somit der Originalwert des Importbeleges wiederherstellen lässt:

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Rückgängig-Funktion, nachdem per “Pfeil nach links” Name2 aus dem Lieferantenstamm in den Importbeleg übernommen wurde. Das “Haus-Symbol” auf der linken Seite signalisiert zudem die Herkunft des ergänzten Wertes

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Handeingabe eines Wertes per Stift/Bearbeiten-Button

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Ist ein Wert aus einer manuellen Eingabe entstanden wird durch das “Hand-Symbol” verdeutlicht

Diese Art der Nachbearbeitung gibt es sowohl für in der E-Rechnung enthaltene Daten zum Rechnungsempfänger als auch für Daten zum Warenempfänger (bei Streckengeschäft). Sofern in der E-Rechnung keine abweichende Lieferadresse vorliegt, ist der Bereich des Warenempfängers nicht bearbeitbar.

Wichtig bei der Übernahme der E-Rechnung in eine ERE: Für die Anlage der ERE werden die Werte verwendet, welche auf der linken Seite unter Importdaten stehen. Dabei werden leere Felder mit Werten aus dem Stamm des gewählten Lieferanten aufgefüllt. Dies ist z.B. im Falle des Feldes “Land” von Vorteil, denn in einer E-Rechnungs-XML gibt es nur das ISOA2Land, zudem es wiederum kein geeignetes Mapping nach Land gibt. In obigem Beispiel wird somit im Belegkopf des Zielbeleges das Land “D” stehen, auch wenn es nicht per “Pfeil nach links” verschoben wurde.

Zu beachten ist auch, dass bei einem übernommenen Beleg auf der Kartei “Daten” links wie zuvor die (originalen) Importdaten angezeigt werden, rechts aber nicht mehr die Werte des Lieferantenstammes, sondern die Werte, die in den ERE-Beleg geschrieben wurden.

Positionsbearbeitung

Ist der Daten-Bereich bearbeitet kann man auf die Kartei “Positionen” wechseln, um die mit der E-Rechnung importierten Positionswerte zu vervollständigen. In erster Linie geht es darum, den Positionen die jeweilige interne Artikelnummer zu zuordnen. Hier wiederum sind zwei Grundszenarien zu unterscheiden:

a) zu dem E-Rechnungsbeleg existiert kein Vorbeleg (Bestellung, Lieferschein) in der Bline. Hier findet eine manuelle Artikelzuordnung statt.

b) es existiert ein Vorbeleg zur E-Rechnung in der Bline, der im Zuge der ERE-Erstellung wie bei einer Belegübernahme innerhalb der Bline verarbeitet werden muss. Hier erfolgt die Artikelzuordnung aufgrund der Zuordnung per passenden Position aus dem Vorbeleg.

Funktionsweise der manuellen Artikelzuordnung

Für die manuelle Artikelzuordnung klickt man auf den Auswahl-Button im Feld Artikelnr der Import-Beleg-Position (in diesem Feld wird die in der E-Rechnung stehende Artikelnr angezeigt, d.h. die Artikelnr aus dem Warenwirtschaftssystem des E-Rechnungserstellers. In unserem Beispsiel stammt die eingelesene E-Rechnung aus unserer eigenen Bline, es ist also eigentlich untypisch, dass hier eine uns bekannte Artikelnr steht ) :

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Manuelle Artikelnr-Zuordnung

Es öffnet sich der Artikelauswahl-Dialog der Bline zur Suche nach dem internen Artikel. Nach dessen Auswahl wird eine zweite Positionszeile angezeigt:

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Erfolgte Manuelle Artikelnr-Zuordnung

Funktionsweise der (positionsweisen) Vorbeleg-Zuordnung

Existiert ein Vorbeleg zur importierten E-Rechnung im System sollte statt der manuellen Artikelzuordnung die Zuordnung aufgrund des Vorbelegs erfolgen. Hierzu werden auf der Kartei zur Bearbeitung der Import-Positionen im rechten Maskenbereich Referenzbelege und deren Positionen angezeigt. Es handelt sich um Belege des auf der Kartei “Daten” zugeordneten Lieferanten. Eine ausgewählte Position wird über den kleinen “Pfeil nach links”-Button der Import-Position zugewiesen:

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Zuordnen einer Referenz-Position

Nach Bestätigen einer Sicherheitsabfrage wird diese Position mit der Importposition verknüpft:

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Das Ergebnis sieht im Prinzip so aus wie bei der manuellen Artikelzuordnung, blendet man die Referenz-Info-Spalte ein (oberhalb des Grids befindet sich ein kleiner Button zu Bearbeitung der Grid-Spalten), so kann man die Verknüpfung zur Referenz-Position sehen:

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Anzeige der Referenz-Info

Aufhebung einer Zuordnung

Eine getroffene Zuordnung (manuelle Artikelzuordnung oder Referenz-Position-Zuordnung) kann durch Klick auf das x (siehe roter Pfeil) aufgehoben werden:

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Übernahme der E-Rechnung in eine ERE

Werden bei der Zuordnung Unterschiede zwischen Import-Position und Werten aus den eigenen Daten erkannt, werden die betreffenden Felder farblich hervorgehoben. In unserem Falle weicht der Preis aus der E-Rechnung vom KalkEK des Artikels bzw. vom EPreis der Referenz-Position ab. Dennoch kann jetzt die E-Rechnung per Klick auf den Übernehmen-Button

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erzeugt werden. Verwendet man das kleine Drop-Down-Menü im Übernehmen-Button, kann man sich die erzeugte ERE direkt nach der Übernahme anzeigen lassen. In der Position des erzeugten ERE-Belegs wird die Artikelnr aus der E-Rechnung im Feld FremdartNr festgehalten, so dass diese Information für spätere E-Rechnungsimporte desselben Lieferanten zur Verfügung steht und die Zuordnung automatisiert stattfinden kann (in Vorbereitung).

Statt der Übernahme besteht die Möglichkeit die E-Rechnung abzulehnen, also nicht zu akzeptieren: Über den Knopf “Ablehnen” wird die E-Rechnung als solche markiert (in Vorbereitung: Erstellung einer E-Mail an den Versender der E-Rechnung).

Notizen

In der E-Rechnung enthaltene Notizen auf Dokumenten-Ebene (Belegkopf) werden in das Info-Feld des ERE-Beleges übernommen.