Allgemeine Informationen

Infoseite des Bundesministerium des Inneren und für Heimat:

Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung

Ab dem 01.01.2025 kommt die E-Rechnung Import Pflicht. Dabei ist es notwendig, dass die GDI Business Line die E-Rechnung also elektronische Formate importieren kann.

Dieses Format ist ein XML-Format welches der EU-Norm 16931 entsprechen.

ZUGFeRD:
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutsches Format für elektronische Rechnungen, das von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. ZUGFeRD basiert auf einem hybriden Format, das sowohl eine PDF/A-3 Datei als visuelles Dokument als auch eine XML-Datei zur maschinellen Verarbeitung enthält. Der große Vorteil von ZUGFeRD ist, dass es ermöglicht, sowohl lesbare als auch maschinenverarbeitbare Informationen in einer Datei zu kombinieren, was die Verarbeitung von Rechnungen effizienter und weniger fehleranfällig macht.

X-Rechnung:
Die X-Rechnung ist ein weiteres elektronisches Rechnungsformat, das von der Europäischen Union vorgeschrieben und in Deutschland verwendet wird. Es handelt sich um ein XML-basiertes Datenmodell, das speziell für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde. Anders als ZUGFeRD enthält die X-Rechnung kein PDF, sondern konzentriert sich vollständig auf die strukturierten Daten im XML-Format. Dies macht sie besonders geeignet für die automatische Verarbeitung in den IT-Systemen der öffentlichen Verwaltung.

Zusammengefasst: ZUGFeRD und X-Rechnung sind beides Formate für elektronische Rechnungen, wobei ZUGFeRD ein hybrides Format ist (PDF und XML) und X-Rechnung ein rein XML-basiertes Format, das für die automatische Verarbeitung optimiert ist. Bei der E-Rechnung ist es wichtig, dass das gewählte Format den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die Automatisierung unterstützt, besonders im öffentlichen Sektor.

Vorteile für Aussteller der E-Rechnung

• Vereinfachte Rechnungsstellung 

• Verkürzte Durchlaufzeiten  

• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung 

• Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto 

• Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen

• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Vorteile für Rechnungsempfänger

• Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes
  Einlesen der Rechnungsdaten 

• Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit 

• Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung 

• Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung 

• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung