Erste Schritte

1. Mandantenanlage

Nach der Installation des Programmes ist ein Beispielmandant bereits angelegt. Dieser Beispielmandant ist nur für Testzwecke vorgesehen. Er ist nicht dazu geeignet, Ihre eigene Zeiterfassung damit abzubilden.

Zu diesem Zweck ist ein eigener Mandant anzulegen.

 Mit der Mandantenanlage wird gleichzeitig eine Personalnummer 1000 als Administrator angelegt. Wir empfehlen, in der Menü/Rechteverwaltung die Personalnummer 1000 dem Bediener "ADMIN" zuzuordnen.  Nachdem später die Personalnummern angelegt sind, können hier weitere Bediener angelegt und die entsprechenden Personalnummern zugeordnet werden.

 Nachdem Sie Ihren Mandanten angelegt haben, ist der Service zu installieren. Abhängig davon, ob Sie Hardwareterminals im Einsatz  haben oder nicht, ist die Vorgehensweise geringfügig unterschiedlich. Lesen Sie dazu das Kapitel "Zeiterfassungsservice".

2. Firmendaten

Bei den Firmendaten handelt es sich um übergeordnete Daten, die je nach Lizenzierung für weitere Produkte zur Verfügung stehen.

Somit sind sie außerhalb des Menüpunktes "Zeiterfassungsstamm" unter "Stammdaten - Firmenstamm" platziert.

 Die Firmendaten sind zum Teil bereits durch die Einträge in der Mandantenanlage ausgefüllt und müssen ergänzt werden.

Zusätzlich werden dort Filialen (falls vorhanden) und Abteilungen angelegt, denen die Mitarbeiter zugeordnet werden.

Die Firmendaten verfügen über einen Menüpunkt "Personal". Diese Daten sind zu großen Teilen identisch mit dem entsprechenden Menüpunkt in der Zeiterfassung. Abhängig davon, ob Sie die Personalstammdaten im Bereich "Firmendaten" oder im Bereich "Zeiterfassungsstamm" anlegen, sind jeweils zusätzliche Felder auszufüllen.

3. Zeitarten, Urlaubsmodelle, Zeitkonten, Tagesmodelle und Arbeitspläne

Bei der Neuanlage eines Mandanten sind für alle Bereiche die gängigen Modelle  voreingestellt.

Sie können diese Vorgaben verwenden, sie verändern oder aber zusätzliche Modelle anlegen. Diese Voreinstellungen bauen aufeinander auf und sind somit in einer Reihenfolge anzulegen.

 Zeitarten sind die verschiedenen Tätigkeiten,  die ein Mitarbeiter durchführen kann. Sie werden beim Buchen der Zeiten benötigt, um die Art der Tätigkeit zu erfassen.

 Urlaubsmodelle: Hier wird festgelegt, wie viele Urlaubstage ein Mitarbeiter im Jahr hat, wie sich der Urlaub ggf. steigert und wann er verfällt. Jedem Mitarbeiter mit festem Urlaubsanspruch wird ein Urlaubsmodell zugewiesen.

 Zeitkonten: Bei den Zeitkonten handelt es sich um Speicherplätze in denen die Zuschläge und Zeitguthaben gespeichert werden. Diese Speicherplätze werden in der Zuschlagsberechnung der Tagesmodelle und in der Intervallberechnung der Arbeitspläne benötigt. Jedem Zeitkonto kann eine Lohnart zugewiesen werden, die für die Übergabe an das Lohnprogramm benötigt wird.

 Tagesmodelle: In den Tagesmodellen werden die unterschiedlichen Arbeitstage beschrieben. Dabei kann ein Tagesmodell für mehrere Wochentage verwendet werden. Welches Tagesmodell an welchem Wochentag verwendet werden soll, wird in den Arbeitsplänen festgelegt

 Arbeitspläne: Die Arbeitspläne legen fest, an welchen Wochentagen welche Tagesmodelle verwendet werden sollen. Zudem wird hier auch die Verrechnung von Zeitkonten zu unterschiedlichen Intervallen (Tag, Woche, Monat, ...) parametriert.

4. Personalstammdaten

Die Personalstammdaten finden Sie unter "Stammdaten - Zeiterfassungsstamm- Personal"  sowie unter "Stammdaten - Firmenstamm - Personal". In beiden Menüpunkten werden die gleichen Datensätze angezeigt. Allerdings gibt es in beiden Menüpunkten einige Datenfelder, die im jeweils anderen nicht angezeigt werden. Es ist daher notwendig, beide Menüpunkte zu bearbeiten.

Personalstammdaten können direkt in der Zeiterfassung eingegeben oder aber, da sie häufig bereits im Lohnprogramm vorhanden sind, von dort importiert werden. Zum Import müssen sie im XML-Format vorliegen. Zu diesem Zweck können die Stammdaten aus GDI Lohn & Gehalt exportiert werden, oder aber es besteht eine Direktanbindung an das Lohn- und Gehaltsprogramm.

 Im Personalstamm werden alle Mitarbeiter angelegt.

5. Zuordnen der Bediener zu einer Gruppe in der Menü-/Rechteverwaltung

In der Voreinstellung ist zunächst nur der Bediener ADMIN mit Rechten zur Programmbedienung ausgestattet. Damit weitere Mitarbeiter das Programm bedienen können, müssen sie in der Menü-/Rechteverwaltung einer Gruppe zugeordnet werden. In der Regel ist mindestens eine weitere Gruppe mit eigenen Rechten anzulegen.

Wenn Sie das Webterminal einsetzen, ist jeder Mitarbeiter, der sich per Webterminal an- und abmelden soll, einer Gruppe zuzuordnen. Wir empfehlen, eine eigene Gruppe "Webterminal" anzulegen.

6. Eintragen der Lohnarten in den Zeitkonten oder Zeitarten

Damit eine Übergabe der Daten an das Lohnprogramm erfolgen kann, müssen den Zeitkonten oder Zeitarten - Lohnarten zugeordnet werden. Diese Zuordnung muss spätestens vor dem Export der  Daten für das Lohnprogramm erfolgen.

7. Erfassen der Anwesenheitszeiten

Die Anwesenheitszeiten können per Hardwareterminal, Webterminal oder manuell erfasst werden.

Für die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten bieten sich drei verschiedene Menüpunkte an:

Jahreswerte , Monatswerte und Schnellerfassung.

Jahreswerte

Für die Einzelerfassung oder auch die Erfassung einer Mitarbeitergruppe für einzelne Tage oder auch für einen ganzen Zeitraum. Dieser Menüpunkt gibt einen Gesamtüberblick über alle Mitarbeiter und für einen beliebigen Zeitraum und bietet alle Möglichkeiten der Detaileingabe wie Tätigkeiten, Fehlzeiten, Kostenstellen und Kostenträger.

Monatswerte

Eignet sich für die schnelle Erfassung von Anwesenheitszeiten pro Mitarbeiter für einen bestimmten Monat. Auszuwählen sind der Monat und die Personalnummer. Die Eingabe von Kostenstellen und Kostenträgern sowie die Angabe verschiedener Tätigkeiten oder Fehlzeiten ist in dieser Erfassung nicht vorgesehen.  

Schnellerfassung

In diesem Menüpunkt können Sie auf einfache Weise mit verschiedenen Hilfsmitteln Buchungen erfassen. Alle hier erfassten Buchungen werden anschließend in den Jahreswerten angezeigt.

9. Datenimport in GDI Lohn & Gehalt

Im Menüpunkt "Zusatz - Datenimport  - GDILOHN2.CSV"  in GDI Lohn & Gehalt ist die erzeugte Datei auszuwählen. Zunächst ist die Schaltfläche "Prüfen" zu betätigen. Erst wenn die ausgewählte Datei als korrekt erkannt wurde, ist die Schaltfläche "Import" aktiv und die Daten werden in das Lohnprogramm importiert.

Nach dem Import wird automatisch eine Nettolohnberechnung gestartet.

Die importierten Daten stehen als fertige Lohnpositionen in der Bruttolohnerfassung oder Stundenlohnerfassung. Dass es sich um importierte Lohnpositionen handelt ist daran zu erkennen, dass sie gelb markiert sind. Hat eine Bruttolohnerfassung noch weitere Lohnpositionen, die manuell eingegeben wurden, werden diese durch den Import nicht verändert.

10. Direktanbindung an das Lohn- & Gehaltsprogramm

Alternativ zum Datenexport und Datenimport in das Lohnprogramm ist eine Direktanbindung möglich. Damit ist sowohl die automatische Stammdatenpflege auf Basis der Eingaben im Lohnprogramm als auch die automatische Übernahme der Lohnpositionen und Fehlzeiten in das Lohnprogramm gewährleistet.

 Die Direktanbindung wird aus dem Lohn- und Gehaltsprogramm heraus gesteuert.