Die Antragsverwaltung dient dazu, dass Mitarbeiter selbständig Anträge für Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit stellen können.
Der Mitarbeiter kann einen Antrag über die folgenden Erfassungsmöglichkeiten stellen.
• Im GDI Zeit compact Webterminal: Menüpunkt „Anträge“.
• In der GDI Zeit compact App: Schaltfläche „Anträge“.
Die Vorgehensweise:
Der Mitarbeiter stellt einen Antrag (z.B. für Urlaub). Dieser wird mit Bestätigung des Buttons „Einreichen“ bei dem zuständigen Vorgesetzten (Administrator und/oder definierten Stellvertreter) beantragt.
Der Vorgesetzte wird über den Antrag in dem Webterminal oder App sowie per E-Mail informiert.
Der Vorgesetzte kann den Antrag genehmigen oder ablehnen.
Der Mitarbeiter sieht im Antragswesen, ob sein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde und wird per E-Mail informiert.
Ein Antrag kann vom Mitarbeiter jederzeit zurückgezogen werden.
Ansicht Anträge:
Jahr: Es werden alle Anträge ab dem ausgewählten Jahr angezeigt.
Antrag erstellen: Anlage eines neuen Antrages sowie gleichzeitiges Einreichen.
Antrag zurückziehen: Anträge (genehmigte, beantragte) die noch nicht angetreten wurden, können noch zurückgezogen werden und der jeweilige Anspruch wird zurückgerechnet.
Übersicht: Hier haben Sie den Überblick über die geplanten Fehlzeiten für das komplett ausgewählte Jahr. Die jeweiligen Fehlzeiten werden als blaue Markierung angezeigt.
Filter: Hier können verschiedene Statusfilter gesetzt werden.
Anträge: Hier können die Mitarbeiter ihre Anträge erstellen/beantragen oder zurückziehen.
Genehmigen: Der Gruppenleiter / Stellvertreter kann in dieser Übersicht die beantragten Anträge genehmigen oder ablehnen.
Bei dem Administrator oder dessen definierten Stellvertreter, wird die Kartei „Genehmigen“ zuerst angezeigt.
Des Weiteren ist für diesen Mitarbeiter im Menü links sichtbar, wie viele neue Anträge zur Bearbeitung vorliegen.
Urlaubssaldo:
Antrag erstellen:
Um einen neuen Antrag zu erstellen klicken Sie im Menü auf „Antrag erstellen“.
Nun öffnet sich folgendes Fenster:
Zeitart: Wählen Sie die gewünschte Zeitart mit Hilfe der Auswahlliste aus.
Zeitraum: Wählen Sie einen Zeitraum über den Kalender aus. Ein Antrag kann ab dem heutigen Tag in die Zukunft gestellt werden.
Erster Tag / Mitte / Letzter Tag: Geben Sie hier an, ob der Antrag für ganze Tage oder für Tages-/Schicht-Bereiche gelten soll.
Erster Tag: Am ersten Antragstag 1)
Mitte: Die Tage zwischen ersten und letzten Antragstag 1)
Letzter Tag: Am letzten Antragstag 1)
zu 1) Ganzer Tag: Antrag gilt für den ganzen Tag.
Halber Tag: Der Antrag gilt für den halben Tag, undefiniert, ob es sich um Schichtbeginn oder -ende handelt.
Halber Tag Schichtanfang: Der Antrag gilt für den halben Tag zum Schichtbeginn.
Halber Tag Schichtende: Der Antrag gilt für den halben Tag zum Schichtende.
Hier können Sie optional einen Text zu Ihrem Antrag erfassen. Diesen finden Sie in der Antragsliste und in der Antragsinfo wieder. Für Ihren Gruppenleiter/Stellvertreter ist dieser Text auch sichtbar und kann als Entscheidungshilfe dienen.
Ist Ihr Antrag korrekt, wird die Schaltfläche „Einreichen“ freigegeben. Nach Bestätigen des Buttons wird Ihr Antrag gestellt.
Es wird bei der Einreichung geprüft, ob noch genügend Urlaubstage vorhanden sind.
Passt die Prüfung nicht, erhalten Sie entsprechende Hinweis-/Fehlermeldung und Ihr Antrag wird nicht eingereicht.
Drücken Sie den Button „Abbrechen“ wird Ihr Antrag nicht gestellt und die Eingaben verworfen.
In der Ansicht „Anträge“ sehen Sie Ihren eingereichten Antrag:
In der Spalte „Bemerkung“ sehen Sie Ihre Texteingabe, die Sie zu dem gestellten Antrag eingegeben haben.
In der Spalte „Status“ können Sie den aktuellen Stand Ihres Antrages verfolgen. Mögliche Status:
Beantragt
Genehmigt
Abgelehnt
Zurückgezogen
Klicken Sie in der Spalte „Info“ auf das „?“, bekommen Sie die Info über den Genehmigungsstatus. In der Spalte Text wird der Ablehnungsgrund angezeigt, wenn ein Antrag abgelehnt wird.
Gruppenauswahl-Bereich:
Die Gruppenansicht zeigt alle Mitarbeiter mit den eventuell gebuchten Fehlzeiten für den Zeitraum, der in der Einzelansicht markiert ist.
Hier kann festgestellt werden, ob ein weiterer Mitarbeiter der Gruppe bereits eine Fehlzeit geplant oder eingetragen hat, um evtl. Überschneidungen zu vermeiden.
Ansicht Genehmigen:
Jahr: Es werden alle Anträge ab dem ausgewählten Jahr angezeigt.
Antrag genehmigen: Markieren Sie einen Antrag, um diesen zu genehmigen. Der Mitarbeiter erhält in seiner "Antragskarte" den Status "genehmigt", sowie eine E-Mail Benachrichtigung.
Antrag ablehnen: Markieren Sie einen Antrag, um diesen abzulehnen. Der Mitarbeiter erhält in seiner "Antragskarte" den Status "abgelehnt", sowie eine E-Mail Benachrichtigung.
Wird der Antrag abgelehnt, muss ein Ablehnungsgrund erfasst werden, der dann beim Antragsteller erscheint.
Übersicht: Hier haben Sie den Überblick über die geplanten Fehlzeiten für das komplett ausgewählte Jahr. Je nach Rechte oder Gruppenzuordnung werden in dieser Ansicht, Ihnen die Gruppen angezeigt, in denen Sie zugeordnet sind.
Filter: Hier können verschiedene Statusfilter gesetzt werden.
Übersicht:
Hier haben Sie den Überblick über die geplanten Fehlzeiten für das komplett ausgewählte Jahr.