GPS-Positionserfassung + Geofencing - Rechtliche Hinweise zur Ortung von Mitarbeitern
- Space Sync for Confluence
Bei der Ortung von Mitarbeitern während der Arbeitszeit fallen personenbezogene Daten an, die es zu schützen gilt. Daher müssen zur Einführung einer Zeiterfassungslösung mit Ortungsfunktion bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, um einerseits datenschutzrechtliche Anforderungen zu erfüllen und andererseits auf entsprechende Akzeptanz bei Mitarbeitern oder dem Betriebsrat zu treffen. Entscheidend ist hierbei wann und wie entsprechende Geo-Daten aufgezeichnet werden.
Bei der GPS-Positionserfassung …
werden nur zum Zeitpunkt der Zeit-Buchung auch geographische Informationen erfasst. Ein Mitarbeiter der beispielsweise vier Buchungen an einem Tag vornimmt, erfasst damit auch entsprechend vier Standorte.
Beim GPS-Tracking …
werden dauerhaft in regelmäßigen Abständen (z.B. alle 30 Sekunden) Geo-Daten aufgezeichnet.
Geofencing …
kombiniert eine der ersten beiden Erfassungsvarianten mit dem Abgleich eines vorher festgelegten geographischen Rahmen (Geofence).
Manche Lösungen prüfen dauerhaft, ob der Mitarbeiter sich innerhalb dieses Rahmens befindet und lösen automatisch beim Eintreten bzw. Verlassen des Rahmens eine Buchung aus.
GDI Zeit verzichtet auf ein dauerhaftes Tracking und erfasst nur bei der Buchung durch den Mitarbeiter entsprechende Geodaten. Diese werden mit dem vorgegebenen geographischen Rahmen abgeglichen und anschließend entsprechend markiert („innerhalb“ / „außerhalb“). Der entsprechende Sachbearbeiter kann nun bei etwaigen Abweichungen reagieren.
Gesetzliche Lage
Grundsätzlich sind Standort-Aufzeichnungen unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (§ 32g BDSG) erlaubt. Vor allem muss ein guter Grund für Daten-Aufzeichnung vorliegen, der Betriebsrat muss informiert sein und eine Einwilligung des Mitarbeiters muss vorliegen.
Ortungsfunktionen dürfen in der Zeiterfassung prinzipiell nicht standardmäßig integriert sein. Sie müssen nach Klärung der Rechtslage mit Ihrem Datenschutzbeauftragten gesondert aktiviert werden. Eine dauerhafte Überwachung insbesondere außerhalb der Arbeitszeiten ist nicht zulässig.
Ihre Vorteile:
Beim Einsatz von Außendienstmitarbeitern, im Handwerk oder in der Baubranche liefert die Zeiterfassung mit GPS-Daten und insbesondere mit Geofencing einen echten Mehrwert.
Denn durch die geographische Eingrenzung wird die Arbeitszeit einem festgelegten Arbeitsort zugewiesen, was die Rechnungsstellung vereinfacht und auch gegenüber Kunden einen echten Anwesenheitsnachweis darstellt.