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Mahnungen versenden und speichern

Mahnungen versenden und speichern

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März 06, 2025
3 min read

Mahnungen versenden und speichern  -  Mahnlauf zurücksetzen  -  Mahnhistorie

Alle Mahnungen, die aktiv geschaltet sind, werden mit der gewählten Versandart verschickt.

Die Versandarten können einzeln aktiviert werden oder der Versand erfolgt für alle Belege komplett.

Angaben für den Ausdruck

Hier sind die beiden Variablen zu füllen, die in den Mahntexten verwenden werden können. Die erste Variable wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbesetzt.

 

Versandarten

 

  • E-Mail-Versand
    Hinterlegen Sie die Einstellungen zum E-Mailversand der Mahnungen über Systemmenü | Einstellungen | PC-Einstellungen. 

  • Fax-Versand
    Wählen Sie hier den installierten Fax-Drucker (TOBIT, etc.) 

  • Brief-Versand
    Wählen Sie hier den Drucker für den Druck der Mahnungen – Achtung, wenn das Mahnformular Briefkopf und -fuß enthält, muss der Druck auf weißes Papier erfolgen. 

  • Druckdialog
    Hier kann bei Bedarf der Druckerdialog aktiviert werden (Schachtangabe, etc.)

Gibt es aktive Belege für den E-Mail- oder Fax-Versand, bei denen die Versanddaten fehlen, werden diese automatisch auf Briefversand umgesetzt.

Die gedruckten Belege werden in der Mahntabelle fett angezeigt.
Die Mahnstufe wird für diese Belege erhöht und die Speicherung der Mahnung aktiviert.
Ein erneuter Ausdruck ist nicht möglich.

Vor dem ersten Versand passen Sie bitte das Standardformular an. Dieses erreichen
Sie über den Designer.

Es öffnet sich eine Liste mit den verfügbaren Reports. Über Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich der Reportdesigner, Sie können nun das Mahnformular ändern.  

 

Speichern der Mahnungen

In den Systemeinstellungen können unterschiedliche Vorgaben für das Speichern der Mahnungen hinterlegt werden:

  • Speichern in einer externen Dokumentenverwaltung

  • Speichern in einem Festplatten-Verzeichnis (neu)

  • Speichern in der Anlagen-Datenbank der Fibu

  • Anlegen eines Vorganges in der GDI-BLine (neu)

 

=> Externe Dokumentenverwaltung

 

Speichern auf Festplatte

Pro Formular/Versandart wird ein Gesamt-PDF im Mandantenverzeichnis gespeichert. Der Name der Datei setzt sich zusammen aus Formular, Versandart, Datum und Uhrzeit.

  •  Wasserzeichen „Kopie!“ einfügen 
    die PDF-Ausdrucke werden als Kopie gekennzeichnet

  • Neuer Unterordner pro Mahndatum
    zur besseren Übersichtlichkeit werden Unterordner nach Datum erstellt

ACHTUNG – ist im Bereich der Externen Dokumentenverwaltung bereits ein Speicherverzeichnis für die Mahn-PDF eingetragen, wird dieses Verzeichnis verwendet.
Die Optionen „Unterordner pro Mahndatum“ gilt dann auch dort.

 

Speichern ins Anlagenverzeichnis

Wird hier das „Gewählt“-Kennzeichen gesetzt, wird ein PDF in die Archiv-Datenbank gespeichert.

Diese Datenbank wird pro Jahr im Mandantenverzeichnis / Unterordner „Archiv“ angelegt.

Dort gespeicherte Mahnungen werden im Kundenstamm und im Beleg unter „Anlagen“ angezeigt.

 

Anlegen eines Vorgangs in der GDI-BLine

Es wird ein Vorgang + PDF der Mahnung in die BLine übertragen.
Programm- und Mandantenpfad der BLine sind unter Eintrag „Warenwirtschaft“ weiter oben zu hinterlegen.

Beispiel-Pfadangaben für den korrekten Eintrag werden dort angezeigt.
Bediener- und Passworteintrag müssen nur erfolgen, wenn diese Angaben im BLine-Mandanten abweichend zum Fibu-Mandanten sind. 

Je nach Formatierung werden die Daten in den Vorgängen der BLine in Feld "Von/An" angezeigt.

Für die korrekte Übergabe wird die BLine_FktExec.dll mit der Mindestversion 3.5.2.1336 im BLine-Pprogrammverzeichnis benötigt.

 

Mahnlauf zurücksetzen

Der Button „Mahnlauf zurücksetzen“ in der Navigationszeile wird aktiv, wenn der Versand der Mahnungen erfolgt ist (Belegzeile fett gedruckt).

Die Rücksetzung ist nur für diese Belege möglich (bei Druck- oder Versandproblemen).

Beim Rücksetzen wird das Hochsetzen der Mahnstufe rückgängig gemacht. Die Mahnhistorie entspricht wieder dem vorherigen Stand.

ACHTUNG: Gespeicherte Mahn-PDF und erstellte Vorgänge in der BLine werden nicht gelöscht!

 

 

Mahnhistorie

Durch Doppelklick auf eine Belegzeile wird die Maske der OP-Daten angezeigt.
Durch Klick auf den Button „Mahnstufe/-Datum“ wurde bisher eine einfache Mahnhistorie angezeigt:

Wird ein Beleg mit dem aktuellen Mahnmodul gemahnt, wird die Historie automatisch umgesetzt:

Die bisherigen Mahnungen werden in einer eigenen Tabelle gespeichert.
In der Anzeige sind nicht nur Mahnstufe und Mahndatum zu sehen, sondern auch die gemahnten Beträge und der Empfänger.

In Spalte „V“ ist zu sehen, welche Mahnadresse verwendet wurde: 

  • K = Kundenstamm

  • B = Belegdaten

  • A = Ansprechpartner (entsprechende Ansprechperson hinterlegen!)

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